Kopiert man einen Text aus dem Internet in eine Word-Datei, sieht das oft unmöglich aus. Schuld daran ist die Formatierung von der Webseite, die mit in das Dokument übernommen wird. Mit einem Trick lässt sich genau das verhindern. So bleibt die Word-Datei aufgeräumt.
Der Trick besteht darin, die Daten nach dem Kopieren nicht einfach über [Strg]+[V] (Windows) oder [Cmd]+[V] (Mac) oder per Klick auf das große Einfügen-Symbol in der Menü-Leiste einzufügen.
Stattdessen klickt man auf den kleinen Pfeil rechts bzw. unter dem Einfügen-Symbol. Damit wird ein Menü sichtbar. Hier nun die Funktion Formatierung anpassen auswählen. Und schon landet zwar der kopierte Text-Inhalt im Dokument. Die unpassenden Formate, die aus der Webseite stammen, werden aber weggelassen.
Gibt man in einer neuen eMail eine Internet-Adresse ein und drückt danach die Leer- oder Eingabe-Taste, wird die URL automatisch als Link zum Anklicken formatiert. Jedenfalls in der Theorie. Denn manchmal klappt das nicht.
In diesem Fall kann es nämlich gut sein, dass man die Funktion für automatische Website-Links mal irgendwann abgestellt hat. Dann versucht Outlook nicht mehr, Links von selbst zu erkennen und zu erstellen. In den Einstellungen lässt sich das aber schnell beheben.
Dazu in Outlook auf Datei, Optionen, eMail, Editor-Optionen, AutoKorrektur-Optionen klicken. Hier auf dem Tab AutoFormat während der Eingabe einen Haken beim Eintrag Internet- und Netzwerk-Pfade durch Links setzen. Dann wiederholt auf OK klicken, fertig!
Manchmal will man eine bestimmte Zelle mit auffälligem Text füllen. Eine Möglichkeit, das zu tun, besteht darin, den Text einfach mal diagonal, also schräg von einer Ecke in die andere, laufen zu lassen. Mit Excel ist das schnell so formatiert.
Am Beispiel von Excel 2016 für Mac zeigen wir, wie man vorgeht:
Als Erstes wird der Text in die gewünschte Tabellen-Zelle eingegeben.
Die Zelle dann markieren.
Jetzt oben im Menü auf Format, Zellen … klicken.
Alternativ kann auch [cmd]+[1] gedrückt werden.
Dann zum Tab Ausrichtung wechseln.
Hier kann nun der gewünschte Winkel für den Text in der Zelle festgelegt werden – zum Beispiel schräg nach oben oder nach unten.
Text und Bilder lassen sich in einem Word-Dokument natürlich nicht nur per Maus, sondern auch mit der Tastatur kopieren und einfügen. Was viele nicht wissen: Das gleiche gilt auch für den Format-Pinsel, der eine bestimmte Formatierung von A nach B kopiert.
Dazu wird als Erstes der Text ausgewählt, dessen Format man kopieren will.
Jetzt die Tasten [Strg]+[Umschalt]+[C] drücken.
Nun die Passage markieren, die genauso aussehen soll.
Mit [Strg]+[Umschalt]+[V] wird (nur) die Formatierung eingefügt.
So spart man sich zum Kopieren einer bestimmten Formatierung den Griff zur Maus.
Wer seinen Einkaufs-Zettel nicht mehr auf Papier schreiben will, kann ihn auch einfach digital anlegen – zum Beispiel mit der kostenlosen Evernote-App. Dann kann man die Checkliste am PC oder Mac schreiben und hat sie automatisch auch unterwegs dabei.
So fügt man ankreuzbare Kästchen in eine Evernote-Notiz ein:
Am iPad, in Windows und am Mac wirft man einen Blick in die Format-Symbolleiste. Hier genügt ein Klick oder Fingertipp auf das Checkbox-Symbol, um ein Feld für Haken einzufügen.
Am iPhone startet man zunächst die Evernote-App und tippt dann auf das A-Symbol unten rechts. Damit erscheinen die Formatierungs-Optionen. Jetzt auf das Checkbox-Symbol tippen.
In Android wischt man die Leiste über der Tastatur, sodass Formatierungs-Optionen sichtbar werden. Dann auf das Checkbox-Icon tippen.
Nach dem Einfügen einer Tabelle in ein Word-Dokument ist es oft schwierig, daraus normalen Fließtext zu machen. Anstelle diese Arbeit manuell zu erledigen, klappt das mit einer Word-Funktion viel schneller.
Dazu wird als Erstes die betreffende Tabelle eingefügt – oder man öffnet ein existierendes Word-Dokument mit Tabellen. Jetzt die gesamte Tabelle auswählen (markieren). Dann oben im Menüband auf „Tabellentools: Layout“ klicken.
Im Abschnitt „Daten“ findet sich hier die gesuchte Funktion „In Text konvertieren“. Im erscheinenden Fenster wird eingestellt, wie die Tabelle in Text umgewandelt werden soll – etwa anhand von Absatzmarken, Tabstopps oder Kommata.
Jetzt noch unten auf „OK“ klicken, und Word kümmert sich vollautomatisch um die Konvertierung der ganzen Tabelle in Textform. Das sieht hinterher natürlich nicht mehr aus wie eine Tabelle, aber das ist meist auch nicht das Ziel.
Wer Excel kennt, nutzt für den schnellen Überblick bestimmt gern die sogenannte „bedingte Formatierung“. Dabei ändert eine Tabellenzelle die Schrift- oder Hintergrund automatisch, je nachdem, ob der Inhalt bestimmten Kriterien genügt. So könnten etwa Zahlen unter Null automatisch rot angezeigt werden.
Um in einer Google-Tabelle Zellen je nach Inhalt einzufärben, öffnet man die betreffende Tabelle als Erstes. Anschließend die gewünschten Zellen oder den Zellbereich mit gedrückter Maustaste markieren.
Dann wird oben auf „Format, Bedingte Formatierung…“ geklickt. Über die Randleiste lassen sich jetzt verschiedene Bedingungen festlegen, um danach das jeweils anzuzeigende Format zu konfigurieren. Zum Schluss auf „Fertig“ klicken – das war’s schon!
In der Online-Textverarbeitung Google Docs kann, genau wie in Word auch, die Schriftart für ganz normalen Text geändert werden. Hier steht, wie’s geht.
Als Erstes wird dazu ein Wort oder Ausdruck in der gewünschten Schriftart, Größe und Farbe gesetzt. Dann oben in der Symbolleiste die Klappliste mit den Stilen öffnen und hier „Text, »Normaler Text« entsprechend aktualisieren“ anklicken.
Um die geänderten Einstellungen für alle Dokumente anzuwenden, öffnet man dann die Optionen und wählt hier „Als persönliche Standardstile speichern“, um dieses neue Stylesheet in jedem neuen Dokument zu verwenden.
