Der Kalender ist für viele Menschen unverzichtbares Hilfsmittel. Je mehr Termine Sie haben, desto mehr Hilfe brauchen Sie, um diese auch wirklich einhalten zu können. Ein Zettelkasten ist keine Alternative, und so ist einmal mehr eine Softwarelösung wie Microsoft Outlook eine große Hilfe. Die können aber noch mehr, als nur von Ihnen gefüttert zu werden. Beispielsweise aktuelle Sportereignisse, die Sie interessieren, automatisch anzeigen.
Die Taktung, der wir uns heutzutage unterwerfen, ist Wahnsinn. Termin reiht sich an Termin, es bleibt kaum Zeit, einmal Luft zu holen. Das wird noch gefördert dadurch, dass Termine nicht unbedingt immer an den gleichen Orten stattfinden, sondern Sie auch noch Wegezeiten einkalkulieren müssen. Von einem Raum zum anderen, oder sogar an einen anderen Ort. Planen Sie Puffer ein!
Wenn Sie in einer Office 365-Umgebung arbeiten, dann nutzen Sie viele der Collaboration-Funktionen. Dazu gehört unter anderem die Freigabe von Kalendern beziehungsweise das Anlegen neuer Kalender, die dann von den Mitgliedern der Organisation abonniert werden können. Das funktioniert wunderbar in Outlook, leider aber nicht auf dem iPhone. Ein kleiner Trick hilft hier.
Teilnehmer eines Termins abzustimmen ist wie das Hüten eines Flohzirkus. Kaum haben Sie den einen Teilnehmer angeschrieben und seine Verfügbarkeit erfahren, da kann der nächste genau zu dem Termin nicht. Je höher die Zahl der Teilnehmer, desto höher der Aufwand. Eine Möglichkeit dafür ist Doodle, der Online-Terminplaner. Wenig bekannt ist, dass Microsoft für Office 365 einen eigenen Dienst anbietet: FindTime.
Termine sind nicht immer glatt und einfach und finden nur an einem Tag oder ganztägig statt. Sie bekommen Übernachtungsbesuch, der am Abend des ersten Tages kommt und am Morgen des Folgetages wieder fährt. Ein solcher Termin geht über zwei Tage, aber eben nur zu bestimmten Stunden. Wenn Sie diesen im Web-Client von Outlook eingeben wollen, dann fehlt Ihnen auf den ersten Blick die Möglichkeit, das Datum des letzten Tages einzugeben. Allerdings nur auf den ersten Blick!
E-Mails sind nicht nur Kommunikationsmittel, sondern haben manchmal auch eine taktische Komponente. Kommt eine E-Mail zu früh beim Empfänger an, dann kann aus ihr eine Diskussion entstehen. Die verkompliziert den Termin vielleicht eher. Da macht es Sinn, die Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt zu versenden. Allerdings müssen Sie dann auch daran denken. Es sei denn, Sie nutzen den verzögerten Versand von Outlook.
Mit dem Abwesenheits-Modus im Google-Kalender werden die Personen benachrichtigt, wenn Sie nicht verfügbar sind, um auf Anfragen zu antworten oder Meetings anzunehmen. Hier ist ein Blick darauf, wie man diesen Modus einsetzt.
Melden Sie sich dazu in Ihrem Google-Kalender an und klicken Sie auf die Stunden oder Tage, an denen Sie im Urlaub oder anderweitig nicht verfügbar sind. Wählen Sie dann die Schaltfläche Abwesend aus, und geben Sie eine Meldung ein. Danach auf Speichern und in der Rückfrage erneut auf Speichern klicken. Alle Anfragen für Besprechungen werden während der angegebenen Zeit automatisch abgelehnt.
Mit Google-Kalender können Sie auch Arbeitszeiten festlegen, die Ihnen helfen, die Freizeit von der Arbeitszeit getrennt zu halten. Nach der Einrichtung lehnt Google-Kalender automatisch alle Besprechungsanfragen ab, die außerhalb der von Ihnen festgelegten Zeiten liegen. Die Person erhält eine Benachrichtigung, dass Sie nicht verfügbar sind. Sie können die Arbeitszeiten für alle Tage auf einmal festlegen; zudem lassen sich Arbeitszeiten auch für jeden Tag einzeln konfigurieren. Dies ist perfekt für Menschen, die Arbeitszeiten haben, die nicht dem typischen Bürotag von 9 bis 17 Uhr entsprechen. Der Kalender versucht auch, die Arbeitszeiten auf der Grundlage Ihrer vorherigen Planungsmuster vorherzusagen – aber Sie können dies manuell ändern.
Um Ihre Arbeitszeiten festzulegen, gehen Sie in Google Kalender auf Einstellungen, Arbeitszeiten. Dort können Sie einstellen, wann Sie verfügbar sein werden und Einladungen zu Besprechungen annehmen können.
Wer in einem Büro arbeitet, muss auch eMails senden und empfangen. Oft kommt dabei Outlook zum Einsatz, das zu Microsoft Office gehört. Zeit sparen lässt sich, wenn man als Outlook-Nutzer Abkürzungen für die Tastatur kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
