Soll eine eMail an mehrere Leute separat gehen, kann man entweder den ganzen Text manuell in mehrere Nachrichten kopieren. Bei Gmail geht das auch viel einfacher.
Gmail sendet eine Nachricht und löscht den zugehörigen Entwurf danach sofort automatisch. Wer dieselbe Nachricht mehrmals senden will, sucht eine Option „Erneut senden“ vergeblich.
Am einfachsten lassen sich Entwürfe in Gmail mit einem kostenlosen Script klonen. Dazu die Seite www.labnol.org/duplicate öffnen. Dann mit dem eigenen Google-Konto anmelden. Dadurch kann das Script die Gmail-Entwürfe auslesen und Kopien davon erstellen.
Nun in der Liste den jeweiligen Entwurf auswählen, der dupliziert werden soll. Danach die gewünschte Anzahl Kopien konfigurieren und mit Klick auf Create Drafts bestätigen. Beim Klonen wird der gesamte Inhalt der Nachricht kopiert, darunter auch Anlagen und Inline-Bilder.
Nicht selten hat man soeben eine eMail gesendet und dann erst fällt einem auf, dass noch etwas Wichtiges fehlt oder man einen Satz doch anders ausdrücken wollte. Dumm, wenn die Nachricht dann schon gesendet ist. In der Gmail-App für iOS lässt sich das Senden einer eMail bei Bedarf auch rückgängig machen.
Damit das funktioniert, muss die Funktion zuerst für das Google Mail-Konto insgesamt aktiviert werden. Dazu am Computer einen Browser öffnen und darin die Website von Gmail laden. Jetzt oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und dann im Menü auf die Einstellungen klicken. Hier zum Bereich Senden rückgängig machen scrollen und die entsprechende Funktion aktivieren. Anschließend die Änderung speichern.
Wird später am iPhone oder iPad eine eMail über die Gmail-App gesendet, erscheint unten eine Hinweis-Zeile, die das Senden bestätigt. Am Ende der Zeile findet sich hier ein Button namens Rückgängig, mit dem sich die Nachricht zurückholen lässt, bevor sie den Empfänger erreicht. Aber Achtung: Dazu hat der Nutzer nur 5 Sekunden Zeit.
Unter Kollegen und in der Firma muss man immer wieder Kontakt-Daten von Personen an andere weitergeben. Damit man nicht alle Daten manuell abschreiben muss, lassen sich Outlook-Kontakte mit wenigen Klicks per eMail verschicken.
Das Problem: Hat der Empfänger kein Outlook, kann er die versendete Kontakt-Datei nicht öffnen. Besser, man versendet Kontakt-Daten in Form einer Web-Visitenkarte. Denn solche Dateien lassen sich an (fast) jedem System öffnen – sogar unterwegs am Handy.
Um einen Kontakt mit Outlook 2013 oder 2016 als Visitenkarte zu versenden, schaltet man im Outlook-Fenster zunächst zur Ansicht Kontakte. Dann mit der rechten Maustaste auf die betreffende Person klicken und im Menü die Funktion Kontakt weiterleiten, Als Visitenkarte auswählen. Dann noch den Empfänger und eine Nachricht eintippen, fertig.
Über die Such-Funktion lassen sich im eMail-Programm Microsoft Outlook Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell finden. Wer immer wieder nach denselben Begriffen sucht, muss sie nicht jedes Mal erneut manuell eintippen.
Denn Outlook merkt sich, wonach gesucht wird, und stellt vorherige Such-Begriffe in einem besonderen Menü zur Nutzung bereit. Die folgenden Schritte helfen weiter:
Zuerst oben über der Liste der eMails mit der Maus in das Such-Feld klicken.
Jetzt erscheint im Menü ein neuer Kontext-Tab namens Such-Tools: Suchen.
Ein Klick darauf blendet die zugehörigen Funktionen ein.
Hier findet sich auch ein Button namens Zuletzt verwendete Such-Vorgänge.
In der Liste, die beim Anklicken erscheint, genügt ein Klick auf einen Eintrag, und schon wird die entsprechende Suche erneut gestartet.
Wer Nachrichten in Outlook 2013 oder 2016 leichter wiederfinden will, kann sie mit farbigen Kategorien versehen. Besonders praktisch: Diese Kategorien können auch mit einem eigenen Namen bezeichnet werden.
Um eine Kategorie für eine eMail festzulegen, wird die Nachricht zuerst markiert. Jetzt oben auf Start, Kategorisieren klicken. Dann die gewünschte Kategorie aus der Liste auswählen. Bei der ersten Nutzung einer Kategorie kann auch gleich ein passender Name hinterlegt werden.
In der Liste der eMails erscheint bei der gerade gekennzeichneten Nachricht ein farbiges Rechteck. Im Lese-Bereich erscheint zudem auch der Name der Kategorie(n).
Tipp: Über die Liste der Kategorien kann der eingetragene Name für eine Kategorie auch nachträglich noch jederzeit geändert werden.
Schräg, bunt und zappelig: Dafür sind animierte GIFs schon lange bekannt. Nun lassen sie sich auch in iMessage-Chats nutzen – thematisch passend zur Unterhaltung, versteht sich.
Um animierte GIFs über die Nachrichten-App von iOS zu versenden, wird die App zuerst geöffnet. Dann eine beliebige Unterhaltung aufrufen oder eine neue beginnen. Jetzt unten links neben dem Textfeld auf den Pfeil-Button klicken. Per Klick auf das Pinsel-A-Symbol erscheint eine Galerie.
Nun unten links in der Ecke auf das Icon mit den vier Punkten und dann auf das Symbol mit der Lupe tippen. Nun erscheint eine Suche, hier einfach einen Begriff eintippen, etwa Danke oder grinsen. Per Tipp auf eines der angezeigten Resultate wird das zugehörige animierte GIF-Bild direkt in die Nachricht übernommen.
Die meisten haben heute mehr als nur einen eMail-Account. Das Problem: Will man die Übersicht über alle eMails haben, die bei den verschiedenen Postfächern eingegangen sind, wird das schwierig, besonders unterwegs. Einfacher geht das mit der kostenlosen Gmail-App.
Die ist auf vielen Android-Handys und -Tablets schon automatisch an Bord. Weniger bekannt: In der Gmail-App lassen sich nicht nur eMails von Google Mail verwalten. Auch die Einbindung anderer Anbieter ist kein Problem – vorausgesetzt, man hat die IMAP- und SMTP-Daten zur Hand.
Dazu zuerst die Gmail-App öffnen, dann oben links auf das Menü tippen und neben dem eigenen Namen auf den Pfeil nach unten tippen. Von hier aus lässt sich ein neues Konto hinzufügen – einfach IMAP auswählen und dann den weiteren Schritten folgen.
Über die Sprach-Assistentin Cortana lässt sich jedes Windows 10-Gerät, ob Desktop-Computer oder Smartphone, bequem steuern. Dabei versteht sich Cortana nicht nur auf einfache Befehle oder such-Anfragen ins Internet, sondern noch auf vieles mehr.
Hier eine Auswahl der wichtigsten Befehle, mit denen sich Cortana in Windows 10 steuern lässt:
Wecker – Wecke mich um 6:00 Uhr. Wecke mich in 8 Stunden.
