Dokumentvorlagen kennen Sie sicher aus den Office-Programmen Word und Excel. In einer Vorlage lässt sich ein gemeinsames Design für viele gleichartige Dokumente definieren. Eher unbekannt sind dagegen die Outlook-Mailvorlagen.
Eine Mail-Vorlage ist besonders dann nützlich, wenn Sie immer wieder ähnliche Mails verschicken müssen. Und so gehen Sie vor, um eine Mailvorlage einzurichten, beispielsweise für eine Rechnungs-Mail:
Starten Sie Outlook (im Beispiel wird Outlook 2013 verwendet).
Als Nächstes öffnen Sie das Fenster zum Schreiben einer neuen E-Mail.
Geben Sie nun den Text und etwaige Bilder so ein, wie Sie sie jedes Mal brauchen.
Ist die Vorlage fertig, senden Sie sie nicht weg, sondern klicken stattdessen auf „Datei, Speichern unter…“.
Im Feld „Dateityp“ unten im Fenster stellen Sie „Outlook-Vorlage (*.oft)“ ein. Speichern Sie die Vorlage jetzt zum Beispiel auf dem Desktop.
Immer wenn Sie eine Mail mit dieser Vorlage versenden wollen, genügt fortan ein Doppelklick auf die Vorlagen-Datei. Sie müssen nur noch den Text anpassen, eventuelle Anlagen einfügen und die Nachricht senden. So sparen Sie sich viel Zeit.
Sie haben Ihren Mail-Provider kürzlich auf Outlook.com geändert, dem Webmail-Dienst von Microsoft (früher Hotmail)? Jetzt können Sie mit wenigen Klicks die Mails von Ihrem bisherigen Provider zu Outlook.com kopieren – inklusive der vorhandenen Ordner.
Dazu muss das Mail-Konto bei Ihrem alten Provider IMAP-fähig sein. In Gmail lässt sich die entsprechende Option etwa in den Einstellungen aktivieren. Anschließend gehen Sie wie folgt vor:
Starten Sie Internet Explorer, und laden Sie die Seite outlook.com.
Falls nötig, melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto samt dem passenden Kennwort an.
Ist die Anmeldung in zwei Schritten aktiviert, geben Sie jetzt den entsprechenden Entsperrcode ein.
Sobald der Outlook.com-Posteingang sichtbar ist, folgt oben rechts ein Klick auf das Zahnrad-Symbol. Im Menü rufen Sie dann die „Optionen“ auf.
Auf der linken Seite folgt ein Klick auf „E-Mail-Konten importieren“.
Je nach Provider klicken Sie jetzt entweder auf „Google“, „Yahoo“ oder ansonsten auf „Weiterer E-Mail-Provider“.
Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein, und bestätigen Sie den Import danach.
Jetzt heißt es nur noch warten, bis die E-Mails und sonstigen Daten importiert wurden. Oben rechts in der Kopfleiste sehen Sie, wie weit der Import fortgeschritten ist. Sie können den Browser währenddessen übrigens ruhig schließen.
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Wie bei Gmail von Google auch können Sie mit verschiedenen Methoden auf Ihr Postfach bei Microsofts Webmailer Outlook.com zugreifen – über das Web, per POP und auch per IMAP. Die folgenden Einstellungen sind nötig, um per IMAP auf Outlook.com zuzugreifen:
Posteingangsserver:
imap-mail.outlook.com, Port 993, SSL-Verschlüsselung
Postausgangsserver:
smtp-mail.outlook.com, Port 587, TLS-Verschlüsselung
So konfigurieren Sie den Zugriff im OSX-Mailprogramm Apple Mail:
Starten Sie Mail, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Mail, Einstellungen …“.
Schalten Sie zum Bereich „Accounts“, und klicken Sie unten links auf „+“.
Nun Ihren Namen, die Outlook.com-Mailadresse und das Kennwort eingeben. (Falls Sie die Anmeldung in zwei Schritten aktiviert haben, erstellen Sie dafür unter account.live.com ein App-Kennwort.)
Nach Klick auf „Fortfahren“ erscheint möglicherweise ein Warnhinweis, dass „pop3.live.com“ nicht antwortet. Klicken Sie einfach erneut auf „Fortfahren“.
Nun stellen Sie als Accounttyp „IMAP“ ein. Bei „Server für eintreffende E-Mails“ ändern Sie die Adresse auf „imap-mail.outlook.com“. Bestätigen Sie per Klick auf „Fortfahren“.
Erneut erscheint ein Warnhinweis, der Server antworte nicht. Klicken Sie nochmals auf „Fortfahren“.
Aktivieren Sie jetzt das Kontrollkästchen „SSL verwenden“, und bestätigen Sie per Klick auf „Fortfahren“.
Als „Server für ausgehende E-Mails“ hinterlegen Sie „smtp-mail.outlook.com“. Fügen Sie unten das passende Kennwort (oder App-Kennwort) ein. Klicken Sie drei Mal auf „Fortfahren“ (um den Warnhinweis zu überspringen und SSL zu bestätigen).
Nach Abschluss des Assistenten hinterlegen Sie auf dem Einstellungs-Tab „Erweitert“ bei „Port“ den Wert „993“.
Auf dem Tab „Accountinformationen“ öffnen Sie die Klappliste „SMTP-Server“ und klicken darin auf „SMTP-Serverliste bearbeiten“. Markieren Sie dann „Eigenen Port“, und tragen Sie „587“ ein.
Wenn Sie eine große Bilddatei als E-Mail-Anlage mit Outlook 2013 senden müssen, können Sie es vor dem Senden verkleinern lassen. Das spart nicht nur Platz im Postfach des Empfängers, sondern auch Zeit beim Senden der Nachricht. (mehr …)
