Oft ist es wichtig, dass das gesamte Team über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden gehalten wird. Sollen einige Dateien per eMail an die Kollegen verschickt werden, muss deswegen aber nicht jeder Empfänger alle Anlagen erhalten. Dies lässt sich über einen Umweg erzielen.
Microsoft Outlook bietet keine direkte Funktion an, über die die Anlagen einer Nachricht für CC-/BCC-Empfänger abgetrennt werden könnten. Das liegt aber nicht an Office, sondern ist eine Einschränkung durch das Protokoll zum Versenden von eMails (SMTP). Folgende Möglichkeiten gibt es jetzt:
Senden einer zweiten Kopie ohne Anhänge Nachdem Sie Ihre ursprüngliche Nachricht mit Anlagen gesendet haben, gehen Sie in Ihren Ordner Gesendete Objekte und leiten Sie die Nachricht an die weiteren Empfänger weiter. Sie können nun die Anhänge entfernen und auch eine kleine Notiz schreiben, dass Sie sie ohne Anhänge weitergeleitet haben.
Links zu den Anlagen senden Idealer und einfacher wäre es, die Anhänge an einem (sicheren) Ort zu platzieren, zu dem der/die Haupt-Empfänger ebenfalls Zugang hat (haben). Dies kann eine Netzwerkfreigabe oder auch eine der vielen heute verfügbaren File-Sharing-Websites wie OneDrive oder Dropbox sein.
Sie würden dann nur noch die Links zu diesen Dokumenten und Dateien in Ihrer E-Mail angeben. Die Personen, die es lesen müssen, können es bei Bedarf herunterladen.
Wenn Sie ein langes Dokument in Word lesen und wichtige Teile markieren, können Sie schnell und einfach den gesamten markierten Text finden, auswählen und kopieren, um ihn dann in ein anderes Word-Dokument einzufügen.
Um Text in einem Word-Dokument hervorzuheben, markieren Sie den gewünschten Text, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit dem Markierstift im Abschnitt Schrift auf der Registerkarte Start.
Sie können alle markierten Texte auf einmal auswählen, indem Sie das Such- und Ersetzungswerkzeug in Word verwenden. Drücken Sie dazu [Strg+[H]. Klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Registerkarte Suchen. Klicken Sie dann auf Mehr. Klicken Sie anschließend auf Format und wählen Sie dann Hervorheben aus. Um den gesamten markierten Text im Dokument zu finden und auszuwählen, klicken Sie auf Suchen in und stellen Sie Hauptdokument ein. Word sagt Ihnen, wie viele markierte Elemente es gefunden hat. Drücken Sie [Esc] oder klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds, um es zu schließen. Alle Ihre markierten Textblöcke sind nun ausgewählt. Drücken Sie [Strg]+[C], um den ausgewählten Text zu kopieren.
Kopierten Text woanders einfügen
Wir werden unseren Text in ein neues Word-Dokument einfügen. Gehen Sie zu Datei, Neu, Leeres Dokument, um ein neues Dokument zu erstellen. Drücken Sie dann [Strg]+[V], um den kopierten Text einzufügen. Jeder einzelne Textblock wird in eine neue Zeile eingefügt.
Sie müssen den kopierten Text nicht in ein anderes Word-Dokument einfügen. Sie können den Text in jedes andere Programm einfügen, das Text akzeptiert, einschließlich anderer Textverarbeitungsprogramme.
Microsoft Office Picture Manager war in Office 2010 und frühere Versionen integriert. Sie können damit Ihre Bilder anzeigen, bearbeiten und verwalten. Wenn Sie Picture Manager mögen und das Programm zur Verwaltung von Bildern völlig ausreicht, können Sie es auf Ihrem Computer installieren, ohne Ihre aktuelle Version von Office zu deinstallieren.
Hier die nötigen Schritte, um den Picture Manager erneut zu installieren:
Laden Sie zunächst das Installationsprogramm von SharePoint Designer 2010 herunter und starten Sie es.
Lesen Sie die Microsoft Software-Lizenzbedingungen und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Ich akzeptiere die Bedingungen dieser Vereinbarung.
Klicken Sie auf dem Bildschirm Die gewünschte Installation auswählen auf Anpassen.
Klicken Sie für jedes der unter Microsoft Office auf der Registerkarte Installationsoptionen aufgeführten Module auf die Schaltfläche und wählen Sie Nicht verfügbar aus.
Um Microsoft Office Picture Manager für die Installation auszuwählen, klicken Sie auf das Pluszeichen links neben dem Modul Office-Tools, um es zu erweitern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche neben Microsoft Office Picture Manager und wählen Sie Vom Arbeitsplatz ausführen aus.
Klicken Sie schließlich auf Jetzt installieren. Sobald die Installation abgeschlossen ist, schließen Sie das Installationsprogramm.
Danach finden Sie den Microsoft Office Picture Manager unter Zuletzt hinzugefügt im Startmenü von Windows 10. Der Microsoft Office Picture Manager ist auch im Startmenü innerhalb der Microsoft Office-Gruppe verfügbar. Jetzt können Sie mit dem Microsoft Office Picture Manager Ihre Fotos organisieren, bearbeiten und anzeigen.
Mit jeder neuen Office-Version arbeitet Microsoft an verbesserten Funktionen für Word, Excel und Co. Nutzer eines Office-365-Abos erhalten diese neuen Features als Erste. Doch was eigentlich genau neu ist, geht manchmal bei der Fülle der Funktionen unter. Zum Glück bieten die Office-Programme eine Übersicht der Änderungen.
Wer beispielsweise ermitteln will, was in Word neu ist, geht wie folgt vor:
Zunächst Word starten, etwa über das Start-Menü.
Jetzt oben in der Menüleiste auf Hilfe klicken.
Hier findet sich ein Button namens Neuerungen.
Beim Klick erscheint ein Info-Fenster und zeigt, woran Microsoft zuletzt gearbeitet hat.
Erhält man eine Word-Datei auf Englisch oder in einer anderen Sprache, muss man nicht den Text kopieren und über Google Translate übersetzen. Eine viel bessere Übersetzung liefert ein kostenloser Online-Dienst. Weiterer Vorteil: Das Layout bleibt erhalten.
Hier die nötigen Schritte, um ganze Word-Dokumente in einem Rutsch zu übersetzen:
In Unternehmen ändern sich manche Dokumente, etwa Richtlinien oder auch Rechnungen, mehr als einmal. Wird neben der digitalen Version auch eine Ausgabe in Papierform gebraucht, lässt sich Papier sparen, wenn man erst nachsieht, ob die Datei überhaupt neu gedruckt werden muss.
Denn bei jedem Ausdrucken merkt sich Microsoft Word, wann ein Dokument zuletzt an den Drucker gesendet wurde. Diese Information wird mit weiteren Daten in den Eigenschaften der jeweiligen Word-Datei archiviert. Sie lässt sich auch jederzeit nachschlagen.
Druck-Zeitpunkt herausfinden
Wann ein Word-Dokument das letzte Mal ausgedruckt wurde, kann mit wenigen Schritten ausgelesen werden:
Zunächst wird das Dokument per Doppelklick geöffnet.
Jetzt oben links auf Datei und dann auf Informationen klicken.
Nun einen Blick in die rechte Spalte werfen. In der Nähe des Autor-Namens findet sich hier auch die Angabe Zuletzt gedruckt.
Tipp: Sind in dieser Zeile kein Datum und keine Uhrzeit angegeben, wurde das Dokument wahrscheinlich noch nie zu Papier gebracht.
Mit Excel lassen sich nicht nur Tabellen und deren Daten verarbeiten. Muss etwas Bestimmtes besonders hervorgehoben werden, geht das mit wenigen Schritten direkt in der Excel-Datei. Wir zeigen, wie.
Zum Hervorheben von Daten kann man beispielsweise den Hintergrund einer Zelle farblich verändern. Oft reicht das aber nicht aus – etwa dann, wenn man den Zusammenhang zwischen verschiedenen Daten kennzeichnen möchte.
Zeichen-Funktion aktivieren
In diesem Fall hilft die integrierte Zeichen-Funktion weiter. Sie lässt sich in Excel für Windows wie folgt nutzen:
Zunächst wird die Excel-Tabelle geöffnet.
Dann auf das Blatt wechseln, auf dem etwas markiert werden soll.
Jetzt oben im Menü zum Tab Zeichnen wechseln.
Danach das Stift-Werkzeug auswählen, schon lässt sich direkt auf die Tabelle zeichnen.
Formatiert man Word-Dokumente auf eigene Faust, sieht das nicht immer so toll aus – ein Gespür für gutes Design hat eben nicht jeder. Das macht auch nichts. Denn mit den integrierten Design-Vorlagen lässt sich jedes Dokument optimal layouten.
Mit den Designs von Microsoft Office können Word-Dateien insgesamt mit wenigen Schritten formatiert werden. Das sorgt für ein modernes Aussehen. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Als Erstes wird das betreffende Dokument geöffnet.
Jetzt im Menü auf Entwurf, Designs klicken.
Nun mit der Maus auf ein Design zeigen, um in einer Vorschau anzuzeigen, wie es im Dokument aussehen wird.
Farben des Designs ändern
Auch die Farben können mit wenigen Schritten angepasst werden. Dazu ebenfalls im Menü auf den Tab Entwurf klicken und dann nach Klick auf Farben die gewünschte Farb-Kombination auswählen. An gleicher Stelle können bei Bedarf auch andere Schriften festgelegt werden, wenn diese besser zum gewünschten Design passen.
