Jeder hat seine eigene Art, das Postfach zu sortieren: einige verwenden Ordner wie „privat“, „beruflich“ und „Familie“, andere lassen einfach alle gelesenen Mails im Posteingang liegen, und wieder andere verwenden eine ausgeklügelte Hierarchie, die sich im Laufe der Zeit als effektiv herausgestellt hat. Hat eine Nachricht mehrere Themen oder Empfänger, möchten Sie sie eventuell gleich in 2 Ordnern archivieren.
Wer das Mail-Programm Outlook 2010 nutzt, kann E-Mails leicht in mehrere Verzeichnisse kopieren. Dafür gibt es drei Wege:
Verschieben Sie die Nachricht per Maus in den ersten Ziel-Ordner. Klicken Sie dann im Menüband auf „Start, Verschieben…“. Im Aufklappmenü verwenden Sie die Option „In Ordner kopieren…“, wählen den zweiten Ziel-Ordner und bestätigen das Kopieren per Klick auf „OK“.
Sie können eine Nachricht auch in einen anderen Ordner kopieren, indem Sie den Mauszeiger auf die Mail richten, dann die rechte Maustaste gedrückt halten und jetzt die Mail in der linken Spalte auf den Ziel-Ordner ziehen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, bietet Ihnen ein kleines Menü an, die E-Mail hierher zu kopieren – fertig!
Der dritte Weg besteht im Verwenden von Tastenkürzeln. Markieren Sie zunächst die Nachricht, die Sie kopieren möchten. Wie an vielen anderen Stellen auch funktionieren hier die Standard-Kombinationen [Strg]+[C] zum Kopieren in die Zwischenablage, sowie [Strg]+[V] zum Einfügen, nachdem Sie in den Ziel-Ordner gewechselt sind. Tipp: Bei dieser Variante muss die Mail nicht notwendigerweise innerhalb von Outlook eingefügt werden – auch das Ablegen im Windows-Explorer klappt wunderbar!
Einen Text in Microsoft Word andersfarbig zu formatieren ist keine große Sache. Text, der als Dekoration dient, sieht allerdings einfarbig nicht besonders einfallsreich aus. Aufpeppen lässt er sich, wenn Sie statt einer Einzelfarbe einen Farbverlauf zum Einfärben des Textes verwenden. Mit Word 2010 klappt das ganz flott.
Um einen Text in Word 2010 mit einem Farbverlauf auszustatten, zunächst Word starten. Nun entweder den gewünschten Text in ein neues Dokument tippen, oder eine bestehende Datei öffnen. Anschließend den einzufärbenden Abschnitt mit der Maus markieren. Im Office-Menüband jetzt zum Tab „Start“ schalten. In der Gruppe „Schriftart“ auf den kleinen Pfeil des „Schriftfarbe“-Knopfs klicken, so dass ein Menü aufklappt. Danach folgen Klicks auf „Farbverlauf“, dann ganz unten auf „Weitere Farbverläufe…“.
Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie die Farbeinstellung oben statt „Einfarbig“ auf „Farbverlauf“ umschalten. Nun haben Sie die Wahl: Entweder Sie suchen sich eine voreingestellte Farbkombination aus. Oder Sie definieren Ihren eigenen Verlauf. Klicken Sie dazu jeweils auf die Marker in der Farbskala und stellen danach die gewünschte Farbe ein. Per Klicks auf die Schaltflächen und passen Sie die Anzahl der verschiedenen Farben an. Zum Schluss klicken Sie auf „Schließen“, und der markierte Text wird mit Ihrem neuen Verlauf formatiert.
Office-Dateien liegen häufig immer in denselben Ordnern – alle Briefe in einem Verzeichnis, alle Abrechnungs-Tabellen in einem anderen, und so weiter. Wenn Sie in Microsoft Office immer die gleichen Ordner nutzen, um Dokumente zu öffnen und zu speichern, pinnen Sie diese Ordner doch im Datei-Menü fest.
Starten Sie dazu ein Office-Programm, wie zum Beispiel Word. Öffnen Sie dann ein Dokument aus dem Ordner, den Sie festpinnen wollen. Anschließend klicken Sie auf „Datei, Zuletzt verwendet“. In der Mitte erscheinen alle Dokumente, die Sie kürzlich geöffnet haben. Die rechte Spalte ist mit „Zuletzt besuchte Orte“ überschrieben. Zuoberst finden Sie dort den betreffenden Ordner. Klicken Sie rechts hinter diesem Ordner auf den Pin. Damit bleibt dieser Ordner immer oben in der Liste.
Wollen Sie jetzt eine Datei aus dem Ordner öffnen, klicken Sie in Word auf „Datei, Zuletzt verwendet“. In der rechten Spalte klicken Sie auf Ihren angepinnten Ordner, und Sie können die gewünschte Datei darin öffnen.
Sie schreiben ein Dokument mit mehreren Abschnitten oder Kapiteln und möchten, dass ein Absatz erst oben auf der nächsten Seite beginnt? Sie müssen nicht mehrfach auf die [Eingabetaste] drücken, um den Text manuell bis auf die nächste Seite zu verschieben.
Fügen Sie stattdessen lieber einen Seitenumbruch ein. Microsoft Word speichert diese spezielle Marke im Dokument und schiebt alles, was darunter steht, automatisch auf eine neue Seite. Selbst wenn Sie später den davor stehenden Text ergänzen und sich so der Seitenumbruch nach unten verschiebt – der damit markierte Absatz beginnt immer oben auf einer neuen Seite.
Um einen Seitenumbruch in ein Dokument einzufügen, zunächst Word starten und das entsprechende Dokument öffnen. Suchen Sie jetzt den Absatz, der immer auf einer neuen Seite erscheinen soll. Setzen Sie die Einfügemarke (Cursor) direkt vor das erste Wort im Absatz, indem Sie dort klicken. In Word 97 bis 2003 klicken Sie jetzt oben auf „Einfügen, Manueller Umbruch…“, markieren die Option „Seitenumbruch“ und bestätigen das mit „OK“. In Word 2007 und höher verwenden Sie stattdessen im Menüband auf dem Tab „Seitenlayout“ in der Gruppe „Seite einrichten“ das Ausklappfeld „Umbrüche“, und darin die Schaltfläche „Seite“ (siehe Bild). In allen Word-Versionen funktioniert auch die Tastenkombination [Strg]+[Eingabetaste], die gleichzeitig zu drücken ist.
Die Schriftfarbe von Text in Word lässt sich direkt über die Symbolleiste beziehungsweise das Menüband ändern. Dafür ist das Symbol mit dem „A“ und dem Farbfeld darunter zuständig. Ist der Text unterstrichen, wird die eingestellte Farbe auch für die Unterstreichungs-Linie verwendet. Was aber, wenn Sie den Text in einer anderen Farbe als der Schriftfarbe unterstreichen wollen?
Markieren Sie dazu die unterstrichene Passage. Klicken Sie im Menüband von Word 2007 und höher auf den Tab „Start“. Der zweite Bereich von links trägt den Titel „Schriftart“. Klicken Sie rechts unten in diesem Bereich auf den kleinen Pfeil, der in die Ecke zeigt. Dadurch wird das Dialogfeld „Schriftart“ geöffnet. Für Freunde von Tastenkürzeln: Der Dialog lässt sich auch über [Strg]+[D] erreichen.
Unterhalb der Einstellung für die Schriftgröße finden Sie ein Ausklappfeld, indem Sie die gewünschte Farbe einstellen. Die Farbe gilt nur für die Unterstreichung, nicht für den Text selbst. Ist das Ausklappfeld ausgegraut, stellen Sie links daneben zuerst die Art der Unterstreichung auf eine einfache Linie. Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, wird die Unterstreichungs-Linie entsprechend eingefärbt.
Wenn Sie ein Word-Dokument verfassen und sich dabei vertippen, zeigt Word sofort eine rote Schlängellinie unter dem Fehler an. Allerdings beherrscht Word längst nicht alle Fachausdrücke. Auch bei Texten in mehreren Sprachen hat die Microsoft-Textverarbeitung Probleme, das jeweils richtige Wörterbuch zu laden. Wer selbst Korrektur liest, kann auf die Schlängelhilfe gut verzichten.
Die Rechtschreibprüfung lässt sich entweder für einzelne Dokumente oder für alle neu angelegten Word-Dateien abschalten. In Word 2010 geht das so:
Starten Sie Microsoft Office Word 2010.
Klicken Sie oben links auf den blauen „Datei“-Knopf.
Wählen Sie in der linken Spalte den Eintrag „Optionen“.
Jetzt links zur Rubrik „Dokumentprüfung“ schalten.
Ganz unten auf der rechten Seite, wählen Sie aus, ob Sie die Rechtschreibprüfung für alle neuen Dokumente oder nur für die aktuelle Datei abschalten wollen. Stellen Sie dies bei „Ausnahmen für:“ ein.
Darunter jetzt die Haken zum Abschalten der Rechtschreib- und/oder Grammatikprüfung setzen.
Die Änderungen schließlich per Klick auf „OK“ abspeichern. Sie gelten sofort – die roten und grünen Linien sind verschwunden.
Längst speichern wir Dateien nicht mehr nur auf der eigenen Festplatte oder einem USB-Stick, sondern eben auch in der Wolke, auf Computern im Internet. Microsofts Büroprogramm Office 2010 unterstützt das Bearbeiten von Dokumenten in der Cloud von Haus aus. Ein Vorteil dabei ist: Dokumente können auch unterwegs weiter bearbeitet werden, selbst wenn die Internet-Verbindung zwischendurch unterbrochen ist.
Dass beim Speichern alles klappt, dafür sorgt der eingebaute Zwischenspeicher. Wenn Sie ein Office-Dokument bearbeiten, das auf einem Server gespeichert ist, legt Office erst Mal eine lokale Kopie an. Wenn Sie später auf den Speichern-Knopf klicken, aber nicht mit dem Internet verbunden sind, speichert Office das, was Sie in der Zwischenzeit geändert haben, auf Ihrer Festplatte, und wartet mit der Synchronisierung zum Server so lange, bis die Verbindung wieder steht.
Welche Dateien aktuell auf das Hochladen warten, wird im Upload Center angezeigt. Dazu auf „Start, Alle Programme, Microsoft Office, Microsoft Office 2010-Tools, Office 2010 Upload Center“ klicken. Das kann zum Beispiel so aussehen:
Sie haben eine Word- oder Excel-Datei zugeschickt bekommen, die mit Office 2007 oder neuer erstellt wurde (also als DOCX oder XLSX) und würden die verwendeten Grafiken gern als Dateien archivieren? Nichts leichter als das – denn das neue Office-Dateiformat ist eigentlich nur eine ZIP-Datei.
Daher lässt sich ein DOCX-Dokument auch in einem normalen Entpack-Programm öffnen, zum Beispiel im beliebten 7-Zip. Hier die nötigen Schritte:
Mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken, das die Grafiken enthält.
Aus dem Kontextmenü den Eintrag „7-Zip, Öffnen“ anklicken.
Jetzt den Ordner „word/media“ öffnen.
Hier findet sich jedes verwendete Bild als Datei wieder. Die gewünschten Bilder lassen sich nach Markieren einfach mit der rechten Maustaste an ein Ziel auf der Festplatte kopieren, beispielsweise auf den Desktop.
und 
passen Sie die Anzahl der verschiedenen Farben an. Zum Schluss klicken Sie auf „Schließen“, und der markierte Text wird mit Ihrem neuen Verlauf formatiert.
