Wenn Sie an einem umfangreichen Dokument arbeiten, dann interessieren nicht alle Teile alle Mitarbeitenden. Jedes Mal das komplette Dokument zu verschicken wäre nicht sinnvoll. Mit einem kleinen Trick können Sie die Office-Apps in Verbindung mit der Windows-PDF-Unterstützung dazu bringen, nur genau die Seiten in die PDF-Datei zu exportieren, die Sie darin benötigen.
Der Acrobat Reader ist das Standardprogramm für das Anzeigen von PDF-Dateien. Von denen bekommen Sie täglich meist eine erkleckliche Zahl: Rechnungen, Newsletter, Angebote, Dokumente, das PDF-Format ist verbreitet wie kaum ein anderes. Der Acrobat Reader sortiert allerdings alle Dokumente in Reitern nebeneinander ein. Wenn Sie zwei Dokumente miteinander vergleichen müssen, dann wird das schwierig. Wir zeigen Ihnen, wie das einfacher geht!
Auf Papier liest es sich einfach besser als am Monitor. Besonders bei Themen, mit denen man noch nicht so vertraut ist und die deswegen die volle Aufmerksamkeit erfordern, trifft das zu. Umfangreiche Dokumente müssen deswegen aber nicht jede Menge Papier verbrauchen. Man kann nämlich auch mehrere Seiten auf ein Blatt drucken.
Fakt ist: Wird eine DIN A4-Seite im A5-Format gedruckt, erscheint sie nicht halb so groß, sondern hat immerhin noch 71 % der ursprünglichen Größe. Oft genügt das zum bequemen Lesen noch völlig.
Mit den folgenden Schritten lassen sich PDF-Dokumente verkleinert ausdrucken, sodass jeweils zwei Seiten auf ein Blatt passen:
Wie das Resultat ungefähr aussieht, kann schon vor dem Drucken auf der rechten Seite des Dialogfelds in der Vorschau begutachtet werden.
Je mehr Informationen eine Tabelle in Microsoft Excel enthält, desto mehr Zeilen und/oder Spalten hat sie meist auch. Dumm nur, wenn eine solche Tabelle dann auf Papier gedruckt werden soll. In welcher Reihenfolge soll sie der Drucker denn ausgeben – zuerst von oben nach unten, oder erst alle Spalten?
Diese Einstellungen für das Kacheln von riesigen Excel-Tabellen auf Papier lassen sich direkt innerhalb der Excel-Oberfläche vornehmen. Dazu verfügt das Programm über Optionen zum Einrichten der Druckseite.
In welcher Reihenfolge Microsoft Excel Tabellen an den Drucker sendet, lässt sich per Klick auf Seitenlayout, Drucktitel festlegen. Hier stehen zwei Optionen zur Verfügung: entweder Seiten nach unten, dann nach rechts oder Seiten nach rechts, dann nach unten. Wie die jeweilige Tabelle auf dem Papier dann umgebrochen wird, lässt sich bereits vor dem Ausdrucken einsehen – einfach auf Seitenansicht klicken.
Damit jeder auf den ersten Blick weiß, welche Daten in einer ausgedruckten Tabelle enthalten sind, sollte sie über eine Überschrift verfügen. In OpenOffice Calc können solche Überschriften etwa in die Kopfzeile der Seite gesetzt werden. Wir zeigen, wie das geht.
Die Funktion ist leider etwas versteckt – denn im Gegensatz zu Word-Dokumenten kann die Kopfzeile von Calc-Tabellen leider nicht einfach per Doppelklick geöffnet werden. Die Kopfzeile lässt sich mit den folgenden Schritten bearbeiten:
Beim Eintippen von Notizen, die sich auf andere Notizen beziehen, ist es einfacher, wenn man die entsprechenden Seiten im OneNote-Notizbuch direkt anklicken kann. Solche internen Verknüpfungen lassen sich direkt beim Eintippen der Notizen anlegen.
Um auf eine andere Seite im gleichen OneNote-Notizbuch zu verweisen, muss man beim Schreiben einer Notiz in OneNote nur zwei öffnende eckige Klammern eingeben, dann den Namen der Zielseite für die Verknüpfung. Schließlich wird der Link durch zwei schließende eckige Klammern vervollständigt: [[Ziel der Verknüpfung]]
Sodann erkennt OneNote, dass ein Link eingegeben werden soll, und erstellt die Zielseite gegebenenfalls. Wichtig: Damit diese automatische Link-Erkennung funktioniert, wird sie unter Datei, Optionen, Erweitert, Linkerstellung durch … [[ ]] … aktivieren eingeschaltet.
Soll am Mac mit Word eine Datei gedruckt oder als PDF gespeichert werden, ist auf dem Papier ein weißer Rand zu sehen. Bei Grafiken oder anderen Inhalten, die bis zum Rand der Seite reichen, wäre ein randloser Druck besser.
Die Einstellungen der Seite können am Mac zwar angepasst werden. Gespeichert werden sie aber nur bis zum nächsten Öffnen der Datei. Die Ränder werden angepasst, indem das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet wird. Dann auf Datei, Seite einrichten… klicken. Bei Papier-Format dann den Eintrag Eigene auswählen und auf + klicken.
Jetzt 210 mal 297 mm für DIN A4 einstellen – dabei die Ränder an allen Seiten auf 0 setzen. Das bedeutet nicht, dass der Inhalt bis zum Rand reichen muss. Denn die tatsächlichen Ränder lassen sich weiterhin über das Word-Menü Layout festlegen. Diese Einstellung verhindert aber, dass die Inhalte am Rand abgeschnitten werden. Zum Schluss wird das Format z. B. als A4-randlos gespeichert.
In erster Linie kommt OneNote für digitale Notizen zum Einsatz und soll Papier sparen. Wenn man aber doch eine Papier-Version bestimmter Daten braucht, lassen sich diese mit OneNote schnell ausdrucken.
Pläne, Notizen und weitere Dokumente können wie bei anderen Programmen auch mit OneNote zu Papier gebracht werden. Einzelne oder mehrere Seiten lassen sich über das Menü drucken: Zuerst auf Datei, dann auf Drucken klicken.
Tipp: Wie die gedruckte Seite aussehen wird, kann schon vor dem Ausdruck angezeigt werden. Dazu auf Datei, Drucken, Seiten-Ansicht klicken. Hier können auch die Einstellungen für das Format des Papiers und die Ausrichtung vorgenommen werden.
