Jedes thematische Team in Microsoft Teams hat eine eigene Dateiablage. Optimal, um die zugehörigen Dateien zentral vorzuhalten und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Was aber, wenn ihr die offline haben wollt?
Ihr seid sensibilisiert durch die verschiedenen Veröffentlichungen über Ransomware und Phishing. Meldungen über Zugriffsversuche auf Eure Passwörter machen Euch also zu Recht unruhig. Nicht jede solcher Meldungen ist aber tatsächlich Hinweis auf ein echtes Sicherheitsproblem!
Videokonferenzen mit Microsoft Teams haben mittlerweile viele Vor-Ort-Termine abgelöst. Ohne räumliche Nähe, im eigenen, gewohnten Umfeld können Sie damit unkompliziert mit vielen Teilnehmern arbeiten und diskutieren. Der Unterschied zu einer normalen Videokonferenz ist, dass Sie in Teams auch Dokumente hinterlegen, teilen und lokal synchronisieren können. Dumm nur, wenn das nicht so recht funktioniert. Dabei ist die Lösung meist ganz einfach!
Kollaboration – die Zusammenarbeit mit Anderen in virtuellen Umgebungen – ist ein wichtiger Punkt im modernen Arbeitsleben. SharePoint, OneDrive, Google Docs und DropBox bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf Dateien zu gewähren, so dass andere Menschen damit arbeiten können. Beim Teilen der Dateien ist aber Vorsicht geboten!
Viele Unternehmen gehen von der lokalen Speicherung von Dateien auf Festplatten oder separaten Server-Systemen ab und verwenden eine Cloud-Lösung wie Microsofts SharePoint. So schön die Speicherung in der Cloud ist, so gering Ihre Kontrolle in Krisensituationen. Was, wenn Sie Daten auf dem SharePoint gelöscht haben? Wir zeigen Ihnen, wie Sie schnell wieder an Ihre Daten kommen!
Die Verwendung der Cloud als Speicher hat viele Vorteile. Dokumente können direkt anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne eine gleiche Festplatte nutzen zu müssen. Die Dateien sind zentral auf dem Cloudspeicher (ob nun OneDrive oder Sharepoint) abgelegt. Allerdings kann hier das Problem auftreten, dass Sie eine Datei zu speichern vergessen oder einen falschen Stand gespeichert haben. Die Mechanismen bei einer lokalen Kopie auf dem PC greifen hier nicht. Mit wenigen Schritten können Sie aber auch in der Cloud auf Sicherungsstände zugreifen.
Die Cloud ist in aller Munde: Manchmal als Heilsbringer, oft als Sicherheitsrisiko. Fest steht aber, dass Sie kaum eine Möglichkeit haben, Dateien immer zur Verfügung zu haben und die Cloud nicht zu nutzen. Mittlerweile hat auch die automatische Speicherung von Dokumenten bei den Office-Programmen Einzug gehalten. Das Aktivieren ist kinderleicht.
Ist ein Word-Dokument in der OneDrive- oder SharePoint-Cloud gespeichert, können Kollegen mit entsprechenden Berechtigungen die Datei gleichzeitig mit dem Eigentümer bearbeiten. In Word 2016 ist die Zusammenarbeit sehr einfach.
Sobald ein Dokument von mehreren Nutzern geöffnet ist, erscheinen in der oberen rechten Ecke des Fensters Miniatur-Bilder oder die Initialen der Bearbeiter. Mit der Funktion Freigeben an gleicher Stelle kann ein Link zur Datei jetzt an weitere Personen gesendet werden.
Wo genau die anderen das Dokument gerade bearbeiten, macht Word übrigens durch farbige Fahnen kenntlich. Auch die Auswahl für Text erscheint, wenn der andere Bearbeiter Office 2016 für Office 365-Abonnenten oder die Word Online-App nutzt.
