Wer sein Auto fürs Geschäft nutzt, muss nachweisen, wie viele Kilometer wann gefahren wurden. Aber auch für Privatleute ist es hilfreich zu wissen, wann Sie wie viel Geld fürs Tanken und für Wartungsarbeiten ausgegeben haben. Das alles leistet ein Fahrtenbuch.
Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um tabellarische Daten, deswegen eignet sich Microsoft Excel besonders gut für diesen Zweck. Einfacher wird’s, wenn Sie eine fertig vorbereitete Vorlage nutzen.
Eine kostenlose Excel-Vorlage zum Erstellen Ihres Fahrtenbuchs finden Sie direkt auf der Office-Webseite von Microsoft. Laden Sie die Datei zunächst herunter, wofür Sie dem Microsoft-Servicevertrag zustimmen müssen. Nach dem Download legen Sie per Doppelklick auf die Vorlagen-Datei *.xltx ein neues Fahrtenbuch an. Jetzt einfach Ihre Daten in die vorbereiteten Tabellen eintragen. Die Diagramme und Statistiken werden dann automatisch auf den neusten Stand gebracht.
Wer Microsoft Office kennt, fühlt sich im kostenlosen WPS Office gleich zuhause. Manchmal merkt man erst nach dem Erstellen einer Tabelle, dass sie besser aussehen würde, wenn man Zeilen und Spalten vertauschen würde. Wie geht das in WPS Spreadsheets?
WPS Office ist kostenlos für Windows und Linux erhältlich (www.wps.com). Um die Zeilen und Spalten einer Tabelle in WPS Office zu vertauschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Öffnen Sie die entsprechende Tabellendatei, zum Beispiel eine Excel-Arbeitsmappe, in WPS-Spreadsheets.
Markieren Sie jetzt den Tabellenbereich, dessen Zeilen und Spalten Sie vertauschen wollen, und klicken dann im Menüband auf „Kopieren“.
Am unteren Bildschirmrand legen Sie nun ein neues Blatt an.
Schalten Sie im Anschluss zu diesem neu erstellten Blatt um, und setzen Sie den Fokus in die Zelle A1 oben links.
Oben im Menüband öffnen Sie zum Schluss die Klappliste neben dem Wort „Einfügen“, und wählen dann „Transponieren“.
Der kopierte Tabellenbereich wird jetzt mit vertauschten Zeilen und Spalten eingefügt. Falls gewünscht, können Sie das alte Tabellenblatt danach löschen.
Verglichen mit Excel können Tabellen in Word normalerweise nicht viel. Die meisten Funktionen fehlen, genau wie die Formel-Leiste, mit der Sie Inhalte von Zellen ausrechnen können. Mit diesem Tipp nutzen Sie die volle Funktionspalette von Excel auch in Word.
Um mit Office 2013 eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen, laden Sie als Erstes das gewünschte Word-Dokument. Klicken Sie dann mit der Maus an die Stelle, an der Sie die Excel-Tabelle einfügen wollen. Oben im Menüband schalten Sie anschließend zum Tab „Einfügen“, um dann im Bereich „Text“ auf „Objekt“ zu klicken.
Daraufhin erscheint eine lange Liste mit Objekttypen, die sich einfügen lassen. Markieren Sie hier „Microsoft Excel-Arbeitsblatt“, und bestätigen Sie per Klick auf „OK“. Sie sehen dann eine Excel-Tabelle mit allen dazugehörigen Menüs im Menüband, die sich wie gewohnt bearbeiten lässt. Nach Abschluss der Bearbeitung genügt ein Klick außerhalb der Tabelle, um wieder zu Word zurückzuschalten.
In einer Tabelle gibt es oft doppelte Einträge, die Sie loswerden wollen. Um solche Dubletten zu finden, könnten Sie die Daten sortieren und dann manuell durchlesen. Schneller und einfacher geht’s, wenn Sie doppelte Datensätze von Excel finden und löschen lassen.
Um in einer Tabelle doppelte Einträge leichter zu entfernen, gehen Sie in Excel 2007, 2010 oder 2013 wie folgt vor:
Starten Sie Microsoft Excel, und öffnen Sie die betreffende Tabelle.
Nun markieren Sie mit der Maus den Bereich, in dem nach doppelten Datensätzen gesucht werden soll.
Als Nächstes schalten Sie oben im Menüband zum Tab „Daten“.
Im Abschnitt „Datentools“ sehen Sie die Funktion „Duplikate entfernen“, die Sie per Klick aufrufen.
Jetzt setzen Sie bei allen Spalten einen Haken, die auf Gleichheit geprüft werden sollen. Wollen Sie etwa Vor- und Nachnamen prüfen, wählen Sie diese Spalten aus.
Nach einem Klick auf „OK“ werden die Dubletten erkannt und aus Ihrer Excel-Tabelle entfernt.
Manche Excel-Tabellen sind sehr klein geschrieben, damit alle Daten auf einmal auf den Bildschirm passen. Zur besseren Lesbarkeit können Sie solche Tabellen vergrößern. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.
Variante 1: Zoom nutzen
Bei der ersten Variante erhöhen Sie den Zoomfaktor und machen die Daten auf diese Weise besser lesbar. In Excel 2013 ändern Sie die Vergrößerungsstufe unten rechts im Fenster, indem Sie den Schieber weiter nach rechts setzen. Alternativ drücken Sie [Strg] und drehen am Mausrad.
Variante 2: Schriftgröße erhöhen
Soll die Tabelle nicht nur größer angezeigt werden, sondern auch so groß ausgedruckt werden, müssen Sie die Schriftgröße der Einträge erhöhen. Am einfachsten geht das, indem Sie die Tabelle zunächst per Druck auf [Strg] + [A] markieren und dann schrittweise mit [Strg] + [9] vergrößern, bis die gewünschte Größe erreicht ist. Anschließend passen Sie noch die Breite der einzelnen Spalten an, damit die Inhalte nicht abgeschnitten werden.
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