Die verbreiteten Textverarbeitungen unterstützen das Erstellen eigener Vorlagen zur Wiederverwendung häufig genutzter Dokumente an. Google hat diese für Docs gestrichen. Keine Sorge: Wir haben die Lösung!
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Es gibt immer Dokumente, die ihr von der Art her nicht nur einmal verwendet. Die konkreten Inhalte mögen sich unterscheiden, die Form aber nicht. Ob ganze Dokumente oder Blöcke an Informationen, Google Docs bietet euch einige Möglichkeiten!
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Eigene Dokumentvorlagen sind eine seht hilfreiche Ergänzung zu den bereits in den Office-Programmen mitgelieferten. Sie können Sie auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen und sparen bei wiederholt verwendeten Dokumenten eine Menge Zeit. Wenn Sie allerdings nicht alleine arbeiten, sondern mit mehreren Anwendern gleiche Vorlagen nutzen, dann kann die Verteilung zur Herausforderung werden. Dabei ist es gar nicht so schwer, Vorlagen in Office zentral bereitzustellen!
Recht unbekannt, aber bei E-Mails, die Sie in wenig veränderter Form immer wieder verschicken, sehr hilfreich: Auch Outlook bietet das Anlegen von Vorlagen an. Diese Funktion ist allerdings ein wenig versteckter. Wir zeigen Ihnen, wie Sie hier eine Menge Zeit sparen können.
Wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten, dann werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit die Möglichkeit der digitalen Vorlagen nutzen. Damit können Sie so etwas wie ein digitales Briefpapier für alle Office-Programme erzeugen, das Sie dann immer wieder verwenden können. Sie müssen dann nur noch die spezifischen Inhalte eintragen, der allgemeine Rahmen (wie beispielsweise ein Briefbogen) sind dann schon vorhanden. Wo aber finden Sie diese Vorlagen?
Die E-Mail hat in vielen Bereichen Ihres Lebens die Rolle des Briefes angenommen. War sie früher noch eher der informelle Kommunikationsweg neben Fax und Papier-Brief, so ist diese Rolle schon lange zu den Messengerdiensten gewandert. Die E-Mail hat damit die Rolle der eher formellen Kommunikation übernommen. Grund genug, sich Gedanken über formelles Briefpapier zu machen.
Wenn Sie eine E-Mail bekommen, dann ist es oft die selbe E-Mail, die Sie als schnelle Antwort verschicken wollen. Diese immer wieder neu zu schreiben und abzuschicken, ist viel zu viel Aufwand. Auch eine Textdatei vorzuhalten, die die Standard-Antworten enthält, macht wenig Sinn. Outlook 365 bietet im Standard die Möglichkeit, auf Standard-Vorlagen zuzugreifen und eigene anzulegen.
Über den Datei-Manager Nautilus lassen sich durch einen simplen Rechtsklick in einen beliebigen Ordner neue, leere Dateien anlegen. Fehlt die Option, kann sie mit wenigen Schritten wiederhergestellt werden.
Vor Ubuntu 17.10 enthielt Nautilus eine Option, mit der sich direkt über das Kontextmenü ein neues leeres Dokument im aktuellen Ordner anlegen ließ. Im Profil-Ordner des Benutzers findet sich ein Verzeichnis für Vorlagen (Templates). Dieser Ordner ist zunächst leer. Wer in diesem Ordner Dateien ablegt, kann sie über das Nautilus-Kontextmenü nutzen.
Auf die folgende Weise lässt sich diese Funktion auch in Ubuntu 17.10 und neuer integrieren:
Falls der Name des Ordners nicht lokalisiert wurde, muss statt Vorlagen das Wort Templates eingetippt werden. Durch das obige Kommando wird eine neue Datei namens Leeres Dokument zum Ordner für Vorlagen hinzugefügt – und steht fortan über das Kontextmenü in Nautilus parat.
