Teilnehmer eines Termins abzustimmen ist wie das Hüten eines Flohzirkus. Kaum haben Sie den einen Teilnehmer angeschrieben und seine Verfügbarkeit erfahren, da kann der nächste genau zu dem Termin nicht. Je höher die Zahl der Teilnehmer, desto höher der Aufwand. Eine Möglichkeit dafür ist Doodle, der Online-Terminplaner. Wenig bekannt ist, dass Microsoft für Office 365 einen eigenen Dienst anbietet: FindTime.
Wenn Sie mit einer Vielzahl von Menschen zusammenarbeiten und diese koordinieren, dann müssen Sie sicherlich auch regelmäßig Fragen stellen und deren Antworten koordinieren. Der Termin fürs Sommerfest, die Qualität des Kantinenessens, das klassische Frage- und Antwortspiel. Natürlich können Sie das alles manuell machen. Die Antworten manuell in Excel einzupflegen ist aber unnötiger Aufwand: Outlook kann Sie hier unterstützen!
Der Kalender in Outlook ist schnell Ihre zentrale Anlaufstelle, wenn Sie sich organisieren wollen. Je mehr Termine sie haben, desto schwerer fällt Ihnen oft der Überblick, wer zugesagt, abgesagt oder noch gar nicht reagiert hat. Die Rückmeldungen kommen als Terminantwort in Form einer E-Mail. Diese landet im Posteingang und ist schnell gelesen und dann gelöscht. Um einen Überblick zu bekommen, können Sie aber auch nachträglich noch die Antworten direkt im Termin sehen.
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Die E-Mail, die die Rückmeldung zu einem Termin enthält, ist am Ende nichts anderes als ein Zusatzbonus. Tatsächlich ist letztere direkt im Termin gespeichert. Sie können jederzeit darauf zugreifen.
Öffnen Sie den Termin in Outlook durch einen Doppelklick, dann klicken sie auf Anzeigen > Status. Outlook öffnet nun die Übersicht der Teilnehmer, Ihre Rolle (erforderlicher oder optionaler Teilnehmer) und die Rückmeldung, die jeder Teilnehmer gegeben hat.
Ist die Rückmeldung Keine, dann macht es Sinn, noch einmal nachzufragen. In diesem Fall hat der Teilnehmer gar nicht reagiert. Da liegt es nahe, dass die Termineinladung an ihm vorbei gegangen ist.
Termine in Outlook zu verwalten, ist eine gute Idee. Sie haben alle Informationen im Zugriff, können auf Ihre Kontakte zugreifen, die Reaktionen auf die Einladungen sehen und vieles mehr. Auch die Rückmeldungen, die von den Eingeladenen kommen, laufen dann im selben Programm auf. Letzteres aber kann zur Qual werden, wenn Sie eine große Menge an Teilnehmer einladen. Eigentlich ist Ihnen egal, ob der Einzelne zusagt oder nicht: Trotzdem überfluten die Zu- und Absagen Ihren Posteingang. Das muss nicht sein!
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Die Rückmeldung ist eine im Standard aktivierte Funktion von Outlook, die Sie aber ausschalten können. Dazu öffnen Sie den Termin, dann klicken Sie auf Antwortoptionen und entfernen Sie den Haken neben Bitte um Antwort.
Der Termin wird dem Empfänger nun ganz normal zugestellt, auch die Antwortschaltflächen (Zusagen/Vielleicht/Absagen) werden angezeigt. Die Reaktion darauf erzeugt also keine Antwortmail und entlastet Ihren Posteingang.
Facebook macht es mit dem letzten Update jetzt noch leichter, sich in Gruppen zu verabreden. Eine simple Neuerung, die längst überfällig war.
In Outlook lassen sich unterschiedliche Ansichten auf Wunsch auch miteinander kombinieren. Besonders gut klappt dies beispielsweise mit dem Kalender und den Aufgaben. Beide Ansichten können parallel auf dem Monitor erscheinen.
Hier die nötigen Schritte, um in Outlook 2016 den Aufgaben-Bereich und den Kalender gleichzeitig einzublenden:
Dadurch blendet Outlook nicht nur eine Liste aller eingetragenen Termine ein, sondern zusätzlich auch eine Übersicht mit den fälligen Aufgaben.
Im Kalender lassen sich online von der Gmail-Oberfläche aus Termine und andere Daten eintragen. Das klappt auch unterwegs vom iPhone aus. Denn iOS kann eine direkte Verbindung zum Google-Kalender herstellen.
Hier die nötigen Schritte, um den Google-Kalender am iPhone zu nutzen:
So erscheinen zwar die Termine aus dem eigenen Kalender, Einträge aus gemeinsam mit anderen genutzten Kalendern fehlen aber. Damit auch diese am iPhone sichtbar werden, auf https://calendar.google.com/calendar/syncselect gehen und dort die gewünschten Kalender mit einem Haken versehen.
Der Google Kalender bietet eine tolle Funktion für alle, denen es schwerfällt, sich an bestimmte Ziele zu halten. Wer sich beispielsweise vornimmt mindestens einmal pro Woche Sport zu machen, kann sich von Google die Termine automatisch eintragen lassen. Alles was dafür benötigt wird, ist die Google Kalender App auf dem Smartphone und natürlich ein Google Konto.
