Die Installation einer App oder die Nutzung eines Services sind schnell erledigt. Was ihr aber im Hintergrund mal eben durch einen Klick bestätigt und oft nicht wirklich wahrnehmt: Ihr vergebt damit Berechtigungen. Auf Sensoren wie die Kamera oder das GPS, aber auch auf Daten wir Eure Kontakte, Termine oder andere. Berechtigungen, die oft nicht mal nötig sind. Darum kontrolliert diese regelmäßig!
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Einen Termin mit einem Kollegen festmachen oder herausfinden, wann der am besten erreichbar ist? Keine einfache Aufgabe. Es sei denn, die Anwesenheitszeiten sind gepflegt. Holt das schnell nach!
Der Kalender gibt in vielen Fällen Auskunft darüber, ob ihr im Büro seid oder nicht. Allerdings setzt das voraus, dass ihr Termine eingetragen habt und diese auch korrekt sind. Dabei sind einige Dinge wichtig:
Die Verfügbarkeit (auch „Arbeitszeiten“ genannt) ist etwas anderes als der Kalender und die Termine darin: In den meisten Unternehmen gibt es so etwas wie Gleitzeit: Mitarbeiter können in einem festgelegten Zeitbereich anfangen, zu arbeiten. Der frühe Vogel ist dann schon um 07:00 Uhr am Arbeitsplatz, die Nachteule erst um 09:00 Uhr. Die Konsequenz davon ist aber auch, dass der Feierabend zu unterschiedlichen Zeiten beginnt. Das seht ihr in Teams am Kontaktfoto des Kollegen, die Einstellung in Teams selbst sucht ihr aber vergeblich.
Warum? Weil die Anwesenheitszeiten in Outlook eingestellt werden und Teams auf diese Einstellung in Outlook zugreift:
Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf Termine an sich. Nur der markierte Bereich in Outlook, der die normalen Arbeitszeiten anzeigt, wird verändert. Natürlich könnt ihr (und jeder andere, der euch einlädt) Termine auch außerhalb dieser Zeiten einstellen!
Termine planen: Ein Graus, je mehr Teilnehmer ihr unter einen Hut bekommen müsst. es gibt verschiedene Anbieter von Tools, die hier helfen können. Mit Calendly ist ein weiterer hinzugekommen, der durch seinen Komfort zu überzeugen weiß.
Termine abzustimmen, ist immer eine Herausforderung. Viele Anwender verwenden externe Dienste wie Doodle, dabei kann auch Microsoft Office dabei helfen. Sogar mit deutlich mehr Komfort als externe Tools!
Termine an riesige Teilnehmerkreise: Da explodiert schnell Eure Inbox, wenn alle Zu- oder Absagen. Das könnt Ihr verhindern. Und trotzdem noch nachvollziehen, wie welcher Teilnehmer reagiert hat.
Ihr organisiert eine Besprechung, und plötzlich tauchen alle möglichen anderen Teilnehmer auf, die Ihr nicht eingeladen habt. Das könnt Ihr unterbinden!
Gemeinsame Termine in Outlook zu vereinbaren ist leicht, vor allem bei freigegebenen Kalendern. Wenn man sie übereinander legt!
Termine in Outlook zu verwalten hat eine Menge an Vorteilen: Sie müssen nicht lange telefonieren, sondern können in den Kalendern Ihrer Kollegen sehen, wann diese Zeit haben. Auch wenn sich der Termin verschieben sollte, dann haben Sie schnell alle Teilnehmer informiert und einen neuen eingestellt. Microsoft legt allerdings fest, zu welchen Stunden am Tag Sie arbeiten. Damit sehen Sie teilweise frühe und späte Termine gar nicht erst. Das lässt sich lösen!
