Termine planen: Ein Graus, je mehr Teilnehmer ihr unter einen Hut bekommen müsst. Es gibt verschiedene Anbieter von Tools, die hier helfen können. Mit Calendly ist ein bewährter Player hinzugekommen, der durch seinen Komfort und KI-gestützte Features zu überzeugen weiß.
Wer kann wann? Die ewige Terminjagd
Das Problem bei der Terminfindung: So beschäftigt, wie wir heutzutage sind, so verteilt sind die freien Flecken in den Kalender. Mehrere Menschen zu einem gemeinsamen Termin zusammenzubekommen, ist da eine komplexere Version von Tetris. Eine besondere Herausforderung ist es, wenn ihr eine Reihe von Terminen anbieten wollt, die dann geblockt werden, wenn jemand diesen Termin reserviert hat. Beispielsweise, wenn Kundenberatungen durchgeführt werden sollen. Sobald da ein Terminslot belegt ist, geht er aus der Verfügbarkeit für andere Interessenten raus.
Calendly hat sich seit seiner Einführung zu einem der führenden Terminplanungstools entwickelt und wurde 2026 noch einmal deutlich ausgebaut. Das Tool unterstützt mittlerweile über 20 Millionen Nutzer weltweit und hat seine Funktionen massiv erweitert.
Anmelden bei Calendly – Neue Optionen
Die Anmeldung bei Calendly funktioniert entweder über ein Google-, Microsoft- oder seit 2025 auch über ein Apple-Konto. Neu hinzugekommen ist die Single-Sign-On (SSO) Integration für Unternehmen:
- Klickt auf die entsprechende Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm.
- Meldet euch mit eurem gewünschten Konto an.
- Erteilt die Berechtigungen für den Kalender, diese sind dafür da, dass die eingerichteten Termine direkt synchronisiert werden können.
- Wenn ihr mit mehreren Personen für Termine zur Verfügung stehen wollt, dann klickt auf Invite Teammates. Das erlaubt es euch, für einen Timeslot gleich mehrere Termine anzubieten.
- Neu: Die KI-Assistentin „Scheduling Assistant“ hilft beim Setup und schlägt optimale Zeitfenster basierend auf euren Gewohnheiten vor.
Anbieten von Terminen – Erweiterte Features
Um einen neuen Termin oder eine Serie anzubieten, klickt auf New Event Type. Hier müsst ihr nun verschiedene Informationen eingeben, wobei Calendly 2026 deutlich mehr Optionen bietet:
- Wählt als Erstes den Typ des Termins aus. Hier geht es um die Organisation: Wollt ihr ein Einzelgespräch führen, ein Gruppengespräch mit mehreren Teilnehmern, sollen mehrere Menschen mit mehreren Menschen jeweils wechselnd sprechen? Neu sind auch „Hybrid Events“ für gemischte Online-/Offline-Termine.
- Gebt dann die Informationen wie Titel, Ort, Informationen rund um den Termin ein und gebt dem Termin einen Namen. Letzterer wird in den Link mit aufgenommen, der verschickt wird.
- Dann könnt ihr festlegen, welche und wie viele Terminslots ihr anbieten wollt. Das geht so weit, dass ihr einen ganz detaillierten Kalender anlegen könnt. Parallel dazu wird allerdings auch euer Kalender mit in die Planung aufgenommen. Habt ihr bereits einen Termin zu einem der angebotenen Terminbereiche, dann wird dieser bevorzugt und gar nicht erst den neuen Teilnehmern angeboten.
- Die neue „Buffer Time“ Funktion sorgt automatisch für Pausen zwischen Terminen – kein Stress mehr durch Back-to-Back Meetings.
Was ist neu in 2026?
Calendly hat seine Plattform massiv erweitert. Die wichtigsten Neuerungen:
KI-Integration: Der neue „Smart Scheduling“ Algorithmus lernt aus euren Terminmustern und schlägt optimale Zeiten vor. Meetings werden automatisch basierend auf Teilnehmer-Zeitzonen und Präferenzen geplant.
Erweiterte Automatisierung: Workflows können jetzt komplett automatisiert werden. Von der Terminbestätigung über Reminder bis hin zu Follow-up E-Mails – alles läuft automatisch.
Integration in Microsoft Teams und Slack: Termine können direkt aus den Chat-Tools heraus gebucht werden, ohne Calendly zu verlassen.
Mobile App Verbesserungen: Die 2025 komplett überarbeitete App bietet jetzt Offline-Synchronisation und Push-Benachrichtigungen in Echtzeit.
Analytics Dashboard: Detaillierte Statistiken zeigen euch, wann eure produktivsten Terminzeiten sind und welche Meeting-Typen am häufigsten gebucht werden.
Preismodelle und Alternativen
Calendly bietet verschiedene Tarife: Von kostenlos (bis 1 Ereignistyp) über Standard (10 Euro/Monat) bis hin zu Enterprise-Lösungen. Für deutsche Nutzer interessant: Seit 2025 werden alle Daten in EU-Rechenzentren gespeichert (DSGVO-konform).
Alternativen wie Microsoft Bookings, Acuity Scheduling oder das deutsche Tool Termin.do bieten ähnliche Funktionen, erreichen aber nicht ganz Calendlys Benutzerfreundlichkeit.
Fazit: Termine planen ohne Kopfschmerzen
Im letzten Schritt verschickt ihr dann den Kalender mit Terminangeboten. Die Empfänger kommen dann immer auf die Liste der noch verfügbaren Slots und können sich den passenden auswählen. Terminbestätigungen, Anpassungen, Absagen – alles läuft komplett über Calendly, damit habt ihr überhaupt keinen Aufwand.
Die 2026er Version von Calendly ist definitiv ausgereift genug, um auch anspruchsvolle Business-Anforderungen zu erfüllen. Wer regelmäßig Termine koordiniert, spart hier wirklich Zeit und Nerven.
Zuletzt aktualisiert am 17.02.2026
