Termine planen: Ein Graus, je mehr Teilnehmer ihr unter einen Hut bekommen müsst. es gibt verschiedene Anbieter von Tools, die hier helfen können. Mit Calendly ist ein weiterer hinzugekommen, der durch seinen Komfort zu überzeugen weiß.
Wer kann wann?
Das Problem bei der Terminfindung: So beschäftigt, wie wir heutzutage sind, so verteilt sind die freien Flecken in den Kalender. Mehrere Menschen zu einem gemeinsamen Termin zusammenzubekommen, ist da eine komplexere Version von Tetris. Eine besondere Herausforderung ist es, wenn ihr eine Reihe von Terminen anbieten wollt, die dann geblockt werden, wenn jemand diesen Termin reserviert hat. Beispielsweise, wenn Kundenberatungen durchgeführt werden sollen. Sobald da ein Terminslot belegt ist, geht er aus der Verfügbarkeit für andere Interessenten raus.
Anmelden bei Calendly
Die Anmeldung bei Calendly funktioniert entweder über ein Google- oder über ein Microsoft-Konto:
- Klickt auf die entsprechende Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm.
- Meldet Euch mit eurem gewünschten Konto an.
- Erteilt die Berechtigungen für den Kalender, diese sind dafür da, dass die eingerichteten Termine direkt synchronisiert werden können.
- Wenn ihr mit mehreren Personen für Termine zur Verfügung stehen wollt, dann klickt auf Invite Teammates. Das erlaubt es Euch, für einen Timeslot gleich mehrere Termine anzubieten.
Anbieten von Terminen
Um einen neuen Termin oder eine Serie anzubieten, klickt auf New Event Type. Hier müsst Ihr nun eine Menge Informationen eingeben:
- Wählt als Erstes den Typ des Termins aus. Hier geht es um die Organisation: Wollt ihr ein Einzelgespräch führen, ein Gruppengespräch mit mehreren Teilnehmern, sollen mehrere Menschen mit mehreren Menschen jeweils wechselnd sprechen?
- Gebt dann die Informationen wie Titel, Ort, Informationen rund um den Termin ein und gebt dem Termin einen Namen. Letzterer wird in den Link mit aufgenommen, der verschickt wird.
- Dann könnt Ihr festlegen, welche und wie viele Terminslots Ihr anbieten wollt. Das geht so weit, dass Ihr einen ganz detaillierten Kalender anlegen könnt. Parallel dazu wird allerdings auch Euer Kalender mit in die Planung aufgenommen. Habt Ihr bereits einen Termin zu einem der angebotenen Terminbereiche, dann wird dieser bevorzugt und gar nicht erst den neuen Teilnehmern angeboten.
Im letzten Schritt verschickt Ihr dann den Kalender mit Terminangeboten. Die Empfänger kommen dann immer auf die Liste der noch verfügbaren Slots und können sich den passenden auswählen. Terminbestätigungen, Anpassungen etc. laufen dann komplett über Calendly, damit habt ihr überhaupt keinen Aufwand.
