Einen Termin mit einem Kollegen festmachen oder herausfinden, wann der am besten erreichbar ist? Keine einfache Aufgabe. Es sei denn, die Anwesenheitszeiten sind gepflegt. Holt das schnell nach!
Anwesenheit und Kalender richtig verwalten
Der Kalender gibt in vielen Fällen Auskunft darüber, ob ihr im Büro seid oder nicht. Allerdings setzt das voraus, dass ihr Termine eingetragen habt und diese auch korrekt sind. Mit Microsoft Teams und Outlook 2024 ist das Zusammenspiel zwischen Kalendern und Verfügbarkeitsstatus noch wichtiger geworden:
- Legt die Kalenderberechtigungen so fest, dass die Personen, die eure Termine sehen sollen, auch darauf zugreifen können. Dabei reicht es meist, die An- und Abwesenheitszeiten freizugeben. Die Details der Termine gebt nur für Personen frei, die diese wirklich sehen sollen.
- Stellt sicher, dass ihr Termine (oder zumindest die belegten Zeiten) in allen Kalendern gepflegt habt. Oft werden für Projekte separate Kalender angelegt, die nicht mit eurem persönlichen verknüpft sind. Das führt schnell zu Verwirrungen und Terminen, die neu geplant werden müssen.
- Nutzt die automatische Synchronisation zwischen Microsoft 365-Anwendungen: Teams, Outlook und Viva Insights arbeiten seit 2025 noch nahtloser zusammen und teilen Verfügbarkeitsdaten in Echtzeit.
Verfügbarkeit in Teams optimal einstellen
Die Verfügbarkeit (auch „Arbeitszeiten“ genannt) ist etwas anderes als der Kalender und die Termine darin: In den meisten Unternehmen gibt es so etwas wie Gleitzeit: Mitarbeiter können in einem festgelegten Zeitbereich anfangen zu arbeiten. Der frühe Vogel ist dann schon um 07:00 Uhr am Arbeitsplatz, die Nachteule erst um 09:00 Uhr. Die Konsequenz davon ist aber auch, dass der Feierabend zu unterschiedlichen Zeiten beginnt. Das seht ihr in Teams am Kontaktfoto des Kollegen, die Einstellung in Teams selbst sucht ihr aber vergeblich.
Warum? Weil die Anwesenheitszeiten in Outlook eingestellt werden und Teams auf diese Einstellung in Outlook zugreift. So konfiguriert ihr eure Arbeitszeiten richtig:
- Klickt in Outlook auf Datei > Optionen.
- Klickt dann im seitlichen Menü auf den Reiter Kalender.
- Unter Arbeitszeit könnt ihr festlegen, wann die Arbeitszeit beginnt und wann sie endet.
- Wenn ihr nicht jeden Tag arbeitet, dann könnt ihr unter Arbeitswoche auch noch eure normalen Arbeitstage festlegen.
Neue Features für hybrides Arbeiten
Seit Ende 2025 bietet Microsoft zusätzliche Funktionen für hybride Arbeitsmodelle. Ihr könnt jetzt nicht nur eure Grundarbeitszeiten definieren, sondern auch:
- Standort-Integration: Teams zeigt automatisch an, ob ihr im Büro, im Homeoffice oder unterwegs seid – basierend auf euren Kalenderterminen oder manuellen Updates.
- Fokuszeiten: Definiert Zeiten für konzentriertes Arbeiten. Teams blockiert dann automatisch Benachrichtigungen und zeigt euren Status als „Fokuszeit“ an.
- Intelligente Terminvorschläge: Das System lernt eure Gewohnheiten und schlägt automatisch die besten Zeiten für Meetings vor – auch teamübergreifend.
Tipps für bessere Zusammenarbeit
Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf Termine an sich. Nur der markierte Bereich in Outlook, der die normalen Arbeitszeiten anzeigt, wird verändert. Natürlich könnt ihr (und jeder andere, der euch einlädt) Termine auch außerhalb dieser Zeiten einstellen!
Für eine noch bessere Koordination im Team solltet ihr zusätzlich diese Punkte beachten:
- Status-Updates nutzen: Setzt euren Teams-Status bewusst ein. „Beschäftigt“, „Nicht stören“ oder benutzerdefinierte Nachrichten helfen Kollegen, eure Verfügbarkeit richtig einzuschätzen.
- Pausen einplanen: Tragt auch Mittagspausen und kurze Erholungspausen in den Kalender ein. Das verhindert, dass Kollegen euch in ungünstigen Momenten kontaktieren.
- Zeitzone beachten: Bei internationalen Teams ist die korrekte Zeitzoneneinstellung essentiell. Outlook und Teams synchronisieren diese automatisch, prüft aber regelmäßig die Einstellungen.
- Mobile Synchronisation: Aktiviert die Synchronisation mit euren mobilen Kalendern (iOS, Android), damit auch unterwegs alle Informationen aktuell bleiben.
Mit den richtigen Einstellungen wird die Terminkoordination zum Kinderspiel. Investiert ein paar Minuten in die Konfiguration – euer Team wird es euch danken.
Zuletzt aktualisiert am 16.02.2026
