11.12.2016 | Windows
Wer viel Text schreibt, freut sich immer über Wege, wie das schneller klappt.
Profis nutzen dafür ein Hilfsmittel: Software zum Diktieren.
Als Windows-Nutzer gibt es die Möglichkeit, das Programm Dragon NaturallySpeaking von Nuance einzusetzen. Damit lässt sich das Programm mit der eigenen Stimme trainieren. Das führt zu einer genaueren Erkennung des Diktierten.
Und falls sich doch einmal Fehler einschleichen, können diese über spezielle Sprach-Befehle direkt korrigiert werden. So muss man auch dafür nicht zur Tastatur greifen.
Am Mac geht es sogar noch einfacher: Nachdem hier die Diktat-Funktion in den System-Einstellungen aktiviert wurde, genügt das zweimalige Drücken der [fn]-Taste, um in jedem beliebigen Programm diktieren zu können.
06.12.2016 | Office
Zur Strukturierung von großen Word-Dokumenten gibt es Überschriften und weitere Absatz-Formate. In einigen Fällen kann es auch sinnvoll sein, vor Haupt-Überschriften, etwa für Kapitel, eine neue Seite anzufangen. Auch das kann Word automatisch erledigen.
Damit in einem Word-Dokument vor Absätzen oder Überschriften mit einer bestimmten Formatierung immer eine neue Seite begonnen wird, muss die zugehörige Format-Vorlage geändert werden. Dazu zunächst bei der entsprechenden Format-Vorlage auf Ändern klicken und dann die Absatz-Formatierung aufrufen.
Hier zum Tab Zeilen- und Seiten-Umbrüche umschalten, um dann die Option Seiten-Umbruch oberhalb zu markieren. Die Änderung wird nun noch mit OK bestätigt. Wird dann ein Absatz mit dieser Format-Vorlage ausgezeichnet, lässt Word diesen Absatz im Dokument automatisch auf einer neuen Seite beginnen.
30.11.2016 | Office
In Word lassen sich nicht nur normale Texte verfassen, sondern auch ganze Bücher oder eBooks. In diesem Fall werden die Seiten oft auf der Vorder- und der Rückseite bedruckt. Dazu gibt es in Word eine besondere, zweiseitige Ansicht.
Mit dieser Ansicht hat man statt einer einzelnen Seite immer eine Doppel-Seite im Blick. Um in einem Word-Dokument zwei Seiten gleichzeitig auf dem Monitor zu sehen, geht man wie folgt vor:
- Zuerst wird das gewünschte Word-Dokument geöffnet.
- Dann oben im Menü zum Tab Ansicht umschalten.
- Dort findet sich ein Button, der mit Mehrere Seiten beschriftet ist.
- Ein Klick darauf passt den Zoom so an, dass zwei Seiten nebeneinander auf dem Bildschirm angezeigt werden können.
29.11.2016 | Office
Gerade in großen Word-Dateien ist es mitunter schwer, die Übersicht zu behalten. Wenn keine Überschrift-Formate zum Einsatz kommen, über die man durch das Dokument navigieren könnte, muss man sich anders behelfen. Zum Beispiel mit Miniatur-Ansichten.
Eine optische Übersicht über die einzelnen Seiten in einem Dokument lässt sich jederzeit einblenden. So geht man dazu vor:
- Zuerst das betreffende Dokument in Word öffnen.
- Jetzt unten links in der Ecke des Fensters auf die Angabe „Seite 1 von X“ klicken.
- Falls nötig, oben noch die Ansicht Seiten auswählen.
- Daraufhin erscheint für jede vorhandene Seite des Dokuments eine kleine Vorschau.
- Ein Klick auf eines der Bilder genügt, um direkt zu der zugehörigen Seite zu springen.
29.11.2016 | Office
Dynamische Inhalte lassen sich in einem Word-Dokument einfügen, indem Felder zum Einsatz kommen. So können Datums-Angaben oder Seiten-Zahlen automatisch aktualisiert werden. Das Problem: Felder sieht man nicht auf den ersten Blick.
Damit Felder in einem Word-Dokument besser erkennbar sind, kann die graue Schattierung, die beim Anklicken eines Felds erscheint, wahlweise auch dauerhaft sichtbar gemacht werden. So ist dann sofort sichtbar, ob ein Text aus einem Feld stammt oder ob es sich um einen statischen Text handelt, der nicht dynamisch aktualisiert wird.
Die Sichtbarkeit von Feldern lässt sich in der Windows-Version von Word 2016 verbessern, indem auf Datei, Optionen, Erweitert geklickt wird. Auf der rechten Seite dann die Überschrift Dokument-Inhalt anzeigen suchen und dort die Option für die Feld-Schattierung ändern auf Immer. Wirksam wird die Änderung, sobald sie mit OK bestätigt wird.
29.11.2016 | Office
Text in einem Word-Dokument muss nicht statisch sein. Über Felder lassen sich Inhalte auch dynamisch ermitteln. Das können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Anzahl der Seiten in einem Dokument sein, die oben oder unten auf dem Papier stehen sollen. Wird ein Dokument gedruckt, sollten vorher die Felder auf den neuesten Stand gebracht werden.
Dazu gibt es in Word eine eigene Option. Sie sorgt dafür, dass das Programm vor dem Drucken alle enthaltenen Felder aktualisiert. So wird sie aktiviert:
In der Windows-Version klickt man auf Datei, Optionen, Anzeige und setzt dann unter der Überschrift Druck-Optionen einen Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren. Die Änderung wird dann durch Klick auf OK übernommen.
Am Mac drückt man in Word entweder [Cmd]+[Komma] oder klickt auf Word, Einstellungen. Im Bereich Drucken dann bei Druck-Optionen die Einstellung Felder aktualisieren mit einem Haken versehen.
12.10.2016 | Office
Die meisten verwenden die Text-Verarbeitung Microsoft Word zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen oder auch Briefen. Allerdings steckt in diesem Programm viel mehr als nur die Funktion zum Erfassen, Speichern und Ausdrucken von Text-Seiten. Publikationen lassen sich in Word unter anderem durch Illustrationen auflockern.
Oft genügt schon ein einziges Sonder-Zeichen, etwa eine Musik-Note oder auch ein Paragrafen-Zeichen. Diese Symbole sind in jedem Word-Dokument nur wenige Maus-Klicks entfernt. Hier die nötigen Schritte, mit denen sich Sonder-Zeichen in ein Dokument einfügen lassen:
- Zunächst die Text-Marke an die Stelle setzen, an der das Symbol erscheinen soll.
- Jetzt folgt ein Klick auf Einfügen, Symbol.
In dem erscheinenden Dialogfeld kann nun das gewünschte Zeichen herausgesucht und durch Klick auf den Einfügen-Button in das Text-Dokument übernommen werden.
In Word und seiner Liste der Symbole sind längst nicht alle Zeichen enthalten, die es im Unicode-Standard gibt. Durch eine Recherche im Internet unter dem Stichwort Unicode-Tabelle lassen sich schnell umfangreiche Listen mit Illustrationen in Zeichen-Form finden und deren zugehöriger Code übernehmen.
01.09.2016 | macOS
Kurze Texte lassen sich schneller erfassen – man spart also Zeit. Wer einen langen Text erhalten hat, kann ihn von macOS zusammenfassen lassen. Die praktische Funktion ist in jedem Mac enthalten.
Zuerst muss die Zusammenfassen-Funktion einmalig aktiviert werden. Dazu auf Apple, System-Einstellungen, Tastatur, Tasten-Kürzel, Dienste klicken. In der Liste den Eintrag Zusammenfassen suchen und mit einem Haken versehen.
Jetzt den gewünschten Text markieren, der zusammengefasst werden soll. Dann mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Menü die Funktion Dienste, Zusammenfassen aufrufen.
Über den Schieber lässt sich jetzt bestimmen, wie kurz das Ergebnis ausfallen soll – je weiter links, desto kürzer der Text.
