Rechnungen und andere wichtige Dokumente werden in einem Büro häufig per eMail an andere Leute gesendet. Anstelle eine neue Nachricht zu erstellen und dann die Datei manuell anzuhängen, lässt sich die Word-Datei auch mit einem einzigen Klick anfügen.
Word-Dokumente können mit einem Klick als eMail versendet werden. Der dazu nötige Button wird dazu oben in die Leiste für den schnellen Zugriff eingebaut. Das geht so:
Oben links im Menü über den Beschriftungen der Tabs auf den Pfeil nach unten klicken.
In der Liste den Eintrag Dokument senden mit einem Haken versehen.
Ab sofort kann das aktuelle Word-Dokument durch Klick auf das Umschlag-Symbol direkt an eine neue eMail angehängt werden.
Über die Cloud lassen sich größere Dokumente einfacher an Empfänger senden als per eMail-Anlage. Das Problem: Stellt man solche Dateien in den eigenen Cloud-Speicher, belegen sie dort nur unnötig Platz.
Praktischer ist da ein Internet-Dienst, über den sich die Dateien hochladen und dann per Link an andere verschicken lassen – ohne Registrierung. Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist WeTransfer, erreichbar unter www.wetransfer.com.
Über WeTransfer lassen sich Dateien mit bis zu 10 Gigabyte Größe problemlos versenden. Einzige Voraussetzung: Die AGB müssen akzeptiert werden, und man muss die eMail-Adresse des Empfängers kennen. Und natürlich kann der Upload besonders großer Dateien einige Zeit in Anspruch nehmen.
Bei vielen eMail-Anbietern ist die Größe von Anlagen, die man an Nachrichten anhängen kann, begrenzt. Beispielsweise darf eine Anlage beim kostenlosen Web.de nicht größer als 20 MB sein. Wie man große eMail-Anlagen dennoch auf die Reise bringen kann, steht in diesem Tipp.
Dateien verkleinern:
Werden große Dateien als *.zip-Archiv komprimiert, schrumpft die Dateigröße. Dazu öffnet man in Windows den Explorer, navigiert zum betreffenden Ordner und markiert die Elemente, die gesendet werden sollen, bei gedrückter [Strg]-Taste. Dann mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü die Funktion Senden an, ZIP-komprimierter Ordner auswählen. Beim Finder am Mac geht es ähnlich: Hier werden die Elemente mit der [Cmd]-Taste ausgewählt und per Rechtsklick, Komprimieren geschrumpft.
Per Cloud versenden:
Besonders viel Platz lässt sich sparen, wenn die eMail nicht mit Anlage, sondern nur mit einem Link auf die Datei(en) versendet wird. Die eigentlichen Daten liegen dabei bei einem Cloud-Anbieter, z. B. Dropbox, iCloud (Maildrop) oder Google Drive.
Zum Nachweisen einer Unterhaltung per SMS kann man das Datum heranziehen, an dem eine SMS-Nachricht eingegangen ist oder versendet wurde. Apple hilft uns in iOS 7 weiter. Denn hier lässt sich der exakte Zeitpunkt ermitteln, wann eine SMS gesendet oder empfangen wurde. (mehr …)
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte, sagt man. Das gilt auch für Bildschirmfotos, mit denen Sie anderen eine Fehlermeldung oder ein Fenster viel einfacher zeigen können, als es mit Worten zu beschreiben. In Windows 8.1 lassen sich Screenshots besonders einfach weitergeben. (mehr …)
Um Freunden Links zu interessanten Webseiten zu schicken, ist einiger Aufwand nötig. Zuerst muss in die Adresszeile geklickt, dann die Adresse in die Zwischenblage kopiert, eine neue Mail geöffnet und schließlich die kopierte Adresse ins Mailfenster eingefügt werden. Es geht auch einfacher. Mit einem Trick lassen sich Links sofort per Mail verschicken.
Beim Firefox gibt’s für den Link-Versand den Menübefehl “Datei | Link senden”. Beim Internet Explorer geht’s ähnlich einfach: Hier auf die Schaltfläche “Seite” klicken und im Untermenü den Befehl “Link über E-Mail senden” aufrufen. Beide Browser öffnen daraufhin das Standardmailprogramm, fügen den Titel der Webseite ins Betreff-Feld und die Adresse in den Mailtext ein.
Office-Makros sind eine feine Sache, um Word und Excel neue Funktionen beizubringen oder wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Wer Makros an Freunde und Bekannte weitergeben möchte, muss allerdings immer das komplette Dokument verschicken. Mit einem Trick lassen sich Makros unabhängig vom Dokument versenden.
Um Makros zu exportieren und ohne Dokument zu versenden, zuerst mit dem Befehl „Extras | Makro | Makros“ die Makroliste öffnen. Bei Word 2007 muss zuerst die Entwicklersymbolleiste eingeblendet werden („Office-Symbol | Word-Optionen | Häufig verwendet | Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“) und auf „Entwicklertools“ sowie „Makros“ geklickt werden.
Dann das gewünschte Makro markieren und auf „Bearbeiten“ klicken, um den Visual-Basic-Editor zu öffnen. Mit dem Befehl „Datei | Datei exportieren“ wird das reine Makro exportiert. Im Feld „Dateityp“ am besten „Alle Dateien“ auswählen und das Makro als Textdatei mit der Kennung „.txt“ speichern.
Die Textdatei mit dem Makro lässt sich jetzt per E-Mail verschicken. Der Empfänger muss die Textdatei mit dem Makro nur noch mit dem Befehl „Datei | Datei importieren“ ins eigene Visual-Basic-Fenster einfügen. Praktischer Nebeneffekt: Würde ein Word-Dokument mit eingebettetem Makro verschickt, würden die meisten Mailprogramme aus Sicherheitsgründen den Anhang blockieren.
Für geübte Handynutzer geht das SMS-Schreiben trotz fummeliger Handytastatur schnell von der Hand. Mit der PC-Tastatur geht’s trotzdem bequemer. Mit einem Add-On lassen sich SMS-Kurznachrichten sogar direkt aus Outlook schreiben – vorausgesetzt, das Handy ist per Kabel oder Bluetooth mit dem Rechner verbunden.
Nach der Installation des Add-Ons erscheint in der Outlook-Symbolleiste eine neue Symbolleiste. Über die Schaltfläche „Optionen“ wird zunächst das angeschlossene Telefon ausgewählt. Anschließend kann über die Schaltfläche „Neue SMS-Nachricht“ die Kurznachricht bequem am PC verfasst und übers Handy verschickt werden. Sogar das zeitgesteuerte Senden – etwa am Neujahrstag pünktlich um 0:00 Uhr – ist möglich. Die integrierte Rechtschreibprüfung und Korrekturhilfen sorgen dafür, dass die SMS-Botschaften möglichst fehlerfrei auf die Reise gehen.
