In jedem Word-Dokument sind dank der verwendeten Vorlage Überschriften, Text-Stile und einige weitere Designs bereits vorab integriert. Die wichtigsten Stile werden dabei oben im Menü direkt auf dem Tab „Start“ angeboten. Mehr Formate lassen sich ebenfalls in der Vorschau ansehen.
In Word für Windows zeigt man dazu auf das rechte Ende der Vorschau-Leiste für Formatvorlagen und klickt dort auf den Pfeil nach unten. Dadurch wird die Leiste zu einem Bereich aufgeklappt, in dem weitere Formate zum Übernehmen durch Anklicken bereitstehen.
Bei Word am Mac geht es ähnlich. Hier wird nur nicht auf die rechte Seite des Bereichs gezeigt, sondern der Pfeil erscheint mittig unter der Leiste.
Wer immer wieder in verschiedenen Ordnern bestimmte Dateien braucht, muss nicht jedes Mal manuell eine Vorlage in den Ordner hinein kopieren. Das geht auch einfacher.
Mit einem Trick genügt künftig ein Rechts-Klick und Auswahl von Neu, um eine Datei des betreffenden Typs zu erstellen. Diese Funktion wird wie folgt eingerichtet:
Zuerst eine leere Datei des gewünschten Typs anlegen.
Diese dann kopieren.
Jetzt im Explorer zum Ordner C:\Windows\ShellNew navigieren.
Dort wird die kopierte Datei nun eingefügt.
Ab sofort wird sie im Neu-Menü des Explorers angeboten. Es erscheint, wenn auf eine freie Stelle eines beliebigen Ordners geklickt und dann auf Neu gezeigt wird.
Mit der kostenlosen App HandBrake lassen sich am Mac Videos leicht in andere Formate umwandeln. Das Problem: Bei jedem Start des Programms müssen die Einstellungen erneut festgelegt werden. Es sei denn, man speichert sie als Vorlage.
Vorlagen werden in HandBrake Presets genannt. Sie enthalten sämtliche Einstellungen für die Konvertierung. Ein neues Preset lässt sich mit den folgenden Schritten erstellen:
Jetzt alle gewünschten Einstellungen für die Umwandlung der Videos setzen.
Passt alles, wird oben im Menü auf Presets, New Preset… Alternativ dazu kann man auch auf [Cmd]+[N] drücken.
Dann noch einen Namen für die Vorlage eintippen.
Wird das Programm später geschlossen und dann wieder geöffnet, muss nur noch auf Presets und dann auf den Namen der Vorlage geklickt werden. Die zugehörigen Einstellungen werden dann automatisch geladen.
Muss man immer wieder ähnliche Dokumente erstellen, etwa Rechnungen oder Anschreiben, braucht man nicht wiederholt die gleichen Texte zu schreiben und zu formatieren. Diese Mühe kann man sich auch sparen, indem Office-Vorlagen genutzt werden.
Die Vorbereitung eines Dokuments als Vorlage ist leicht: Zuerst eine geeignete Datei auswählen, dann alle persönlichen Informationen des Empfängers entfernen und entweder leer lassen oder mit Platzhaltern versehen.
Jetzt wird die Datei in einem besonderen Verzeichnis gespeichert, dem so genannten Vorlagen-Ordner. Dazu in Word auf Datei, Als Vorlage sichern … (Mac) oder auf Datei, Speichern unter … (Windows) klicken und dann den Datei-Typ Word-Vorlage auswählen.
Ab sofort steht die Vorlage beim Erstellen neuer Dokumente zur Auswahl bereit.
Notizen an jedem Ort und auf mehreren Geräten synchronisiert nutzen – das ist zum Beispiel mit OneNote möglich. Vorteil: Dieser Dienst ist in Windows 10 schon integriert. Neue Notizen lassen sich aber nicht nur als Blanko-Seiten erstellen. Denn ähnlich wie in Word und Excel verfügt auch OneNote über Vorlagen, die sich per Klick einfügen lassen.
Praktisch ist das zum Beispiel, wenn man immer wieder ähnliche Notizen einfügen möchte, etwa Notizen zu Vorlesungen, die man an der Uni besucht. Hier die nötigen Schritte:
Zunächst OneNote starten, etwa über das Start-Menü.
Jetzt oben im Menü auf den Einfügen-Tab wechseln.
Hier findet sich im Bereich Seiten der Button Seiten-Vorlagen.
Ein Klick darauf bewirkt, dass eine Leiste mit Rubriken erscheint.
Darin die gewünschte Rubrik aufklappen, etwa Studium.
Jetzt noch die Vorlage anklicken, die genutzt werden soll.
In macOS Sierra lässt sich der Dokumente-Ordner auf Wunsch auch in der iCloud speichern. So ist er für alle Macs zugreifbar. Das Problem: Word 2016 kommt nicht mit einem Vorlagen-Ordner in der iCloud klar.
In diesem Fall zeigt Word beim Start seltsame Fehler über Normal.dotm, den Zugriff und die Speicherung dieser Datei an. Diese lassen sich eventuell wie folgt beheben:
Zunächst den Ordner für eigene Office-Vorlagen aus dem Ordner Dokumente an einen anderen lokalen Speicherort verschieben.
Jetzt Word starten und die Fehler ignorieren.
Nun oben auf Word, Einstellungen, Datei-Speicherorte klicken.
Hier den Pfad zum soeben verschobenen Ordner hinterlegen.
Jetzt wird Word noch beendet und dann neu geöffnet.
Schicke Designs für eMails, die gibt es nicht nur in Outlook. Auch Yahoo! Mail hat fertige Vorlagen. Das sind Layouts, ähnlich wie ein Brief-Papier. Damit lassen sich eMails verschönern.
Für diese Vorlagen stehen verschiedene Motive parat. So hat der Empfänger eine kleine Freude. Zunächst einen Browser öffnen. Dazu auf das passende Symbol unten am Monitor klicken. Nun die Adresse www.mail.yahoo.com eingeben. Dann mit eMail und Kennwort anmelden.
Jetzt eine neue eMail schreiben. Oben links ist der Button dafür zu sehen. Daneben sieht man ein Stift-Symbol. Dann mit der Eingabe des Textes anfangen. Unten erscheint nun ein kleines Blumen-Symbol. Darauf klicken und die gewünschte Vorlage auswählen. Sie wird dann sofort in die eMail übernommen.
Im Internet finden sich ja Hunderte Vorlagen für Tiere, Pflanzen, Autos und vieles mehr. Kaum einer kommt aber auf die Idee, daraus ein auf die Vorlieben des eigenen Kindes zugeschnittenes Malbuch zu machen. Dabei ist das ganz einfach.
Zunächst bei Google oder Bing nach „malvorlage dino“ suchen. Dabei natürlich das richtige Motiv angeben.
Nun die Voll-Ansicht der Treffer durchklicken und das Bild jeweils kopieren.
Dann in ein leeres Word-Dokument einfügen. Neue Seiten erzeugt man dahinter mit [Strg]+[Enter].
Zum Schluss druckt man das Word-Dokument aus, und fertig ist das Malbuch!
