Texte zu lesen kann inhaltlich schwer sein. Abhängig vom Thema, das ihr beschreibt. Allerdings auch aufgrund der verwendeten Stilmittel und der Wahl der Formatierung. Barrierefreiheit, im echten Leben schon lange ein feststehender Begriff, ist in der IT mittlerweile unverzichtbar geworden. Google bewertet Webseiten schon seit Jahren unter anderem danach, wie sie für Besucher mit Seheinschränkungen zugänglich sind. Für eure Texte in Word könnt ihr euch mit wenig Aufwand direkt im Programm eine professionelle Bewertung abholen!
Barrierefreiheitsprüfung in Microsoft Word nutzen
Tatsächlich heißt die Funktion Barrierefreiheitsprüfung und findet sich in Microsoft Word 365 und Word 2024 unter Überprüfen > Barrierefreiheitsprüfung. Dabei geht es natürlich nicht darum, dass keine Steine im virtuellen Weg liegen, sondern um die optimale Darstellung der Inhalte für alle Leser – einschließlich Menschen mit Sehbehinderungen, kognitiven Einschränkungen oder anderen Beeinträchtigungen.
Idealerweise aktiviert ihr die Prüfung gleich beim Schreiben des Textes. In den neueren Word-Versionen läuft die Barrierefreiheitsprüfung sogar automatisch im Hintergrund mit und zeigt euch potenzielle Probleme in Echtzeit an.
Was überprüft Word genau?
Die moderne Barrierefreiheitsprüfung in Word ist deutlich umfangreicher geworden und orientiert sich an den internationalen WCAG-Richtlinien (Web Content Accessibility Guidelines). Sie erkennt mittlerweile eine Vielzahl von Problemen:
Visuelle Probleme:
– Zu geringe Farbkontraste zwischen Text und Hintergrund
– Problematische Schriftgrößen (unter 12 Punkt)
– Ungünstige Farbkombinationen für Farbenblinde
– Überflüssige Leerzeichen und uneinheitliche Formatierungen
Strukturelle Mängel:
– Fehlende oder falsche Überschriftenstrukturen
– Tabellen ohne Kopfzeilen
– Listen, die nicht als solche formatiert sind
– Fehlende Alternativtexte für Bilder und Grafiken
Inhaltliche Barrieren:
– Zu komplexe Satzstrukturen
– Unverständliche Abkürzungen ohne Erklärung
– Mehrdeutige Linktexte wie „hier klicken“
– Fehlende Beschreibungen für Diagramme
So arbeitet ihr mit der Barrierefreiheitsprüfung
Es gibt mehrere Wege, die Funktion zu nutzen. Entweder markiert ihr den zu prüfenden Text und klickt dann auf das Symbol Barrierefreiheitsprüfung, oder ihr lasst das gesamte Dokument analysieren. In Word 365 könnt ihr die kontinuierliche Überprüfung in den Optionen unter Datei > Optionen > Erleichterte Bedienung aktivieren.
Neben dem Text seht ihr nun die Dinge, die Word als Beeinträchtigung der Lesbarkeit ansieht. Das können beispielsweise wenig kontrastreiche Formatierungen und Schriftfarben sein, wiederholende Leerzeichen, die den Text unnötig unruhig gestalten, und vieles mehr.
Neue KI-gestützte Verbesserungen
Seit 2024 nutzt Microsoft auch künstliche Intelligenz, um die Barrierefreiheitsprüfung zu verbessern. Die KI erkennt komplexere Probleme wie:
- Automatische Generierung von Alt-Texten für Bilder
- Vorschläge für einfachere Formulierungen
- Erkennung von problematischen Satzstrukturen
- Intelligente Farbkontrast-Optimierung
Praktische Tipps für barrierefreie Texte
Struktur schaffen:
Verwendet konsequent die Word-Formatvorlagen für Überschriften. Das hilft nicht nur Screenreadern, sondern macht eure Texte auch für alle anderen Leser übersichtlicher.
Farben clever einsetzen:
Verlasst euch nie allein auf Farben zur Informationsvermittlung. Kombiniert farbliche Hervorhebungen immer mit anderen Mitteln wie Fettschrift oder Symbolen.
Bilder beschreiben:
Jedes Bild braucht einen aussagekräftigen Alt-Text. Word schlägt mittlerweile automatisch Beschreibungen vor, aber überprüft diese immer auf Korrektheit.
Einfach schreiben:
Kurze, klare Sätze sind für alle verständlicher. Die Prüfung erkennt übermäßig komplexe Konstruktionen und schlägt Vereinfachungen vor.
Integration in den Arbeitsablauf
Die Barrierefreiheitsprüfung sollte ein fester Bestandteil eures Schreibprozesses werden. Besonders in Unternehmen, Behörden oder Bildungseinrichtungen ist das mittlerweile nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern oft gesetzlich vorgeschrieben.
Word bietet auch Team-Features: Administratoren können Barrierefreiheits-Richtlinien für die gesamte Organisation festlegen. So wird sichergestellt, dass alle Dokumente den gleichen Standards entsprechen.
Korrigiert die gefundenen Stellen, bis keine Anmerkungen mehr vorhanden sind. Eure Leser werden es euch danken – und ihr werdet feststellen, dass barrierefreie Texte für alle besser lesbar und verständlicher sind!
Zuletzt aktualisiert am 03.03.2026
