Mit Formatvorlagen habt ihr schnell ein einheitliches Aussehen für lange Dokumente – egal ob in Word 2019, 2021 oder Microsoft 365. Wer sich noch mehr Formatierungs-Arbeit sparen will, definiert zusätzlich, welches Format automatisch auf den nächsten Absatz folgen soll. Das ist ein echter Game-Changer für die Produktivität.
Die Folge-Format-Funktion ist besonders praktisch bei standardisierten Dokumentstrukturen: Auf jede Überschrift soll automatisch normaler Fließtext folgen, nach jedem Kasten-Titel der entsprechende Kasten-Inhalt, oder nach Aufzählungs-Punkten wieder Standard-Text. Statt jedes Mal manuell die Formatvorlage zu wechseln, erledigt Word das automatisch.
So richtet ihr Folge-Formate ein
Dazu bearbeitet ihr die gewünschte Formatvorlage: Im Menüband unter „Start“ klickt ihr mit der rechten Maustaste auf die betreffende Formatvorlage und wählt „Ändern“ aus dem Kontextmenü. In den neueren Word-Versionen findet ihr diese Option auch über das kleine Dropdown-Pfeil-Symbol neben der Formatvorlage.
Im Dialogfeld „Formatvorlage ändern“ findet ihr oben eine Klappliste mit der Bezeichnung „Formatvorlage für folgenden Absatz“. Hier wählt ihr einfach die gewünschte Vorlage aus, die automatisch nach dem Drücken der Eingabetaste aktiviert werden soll. Nach einem Klick auf „OK“ merkt sich Word diese Einstellung dauerhaft.
Praktische Anwendungsbeispiele
Die Folge-Format-Funktion zeigt ihre Stärken besonders bei wiederkehrenden Dokumentstrukturen:
Überschriften-Hierarchie: Nach „Überschrift 1“ folgt automatisch „Standard“, nach „Überschrift 2“ ebenfalls „Standard“ oder ein spezielles „Einleitungs“-Format.
Listen und Aufzählungen: Nach dem letzten Listenpunkt springt Word automatisch zurück zum normalen Fließtext-Format.
Spezielle Textblöcke: Kasten-Überschriften wechseln automatisch zu Kasten-Inhalt, Zitat-Einleitungen zu Zitat-Text.
Tabellen-Beschriftungen: Nach einer Tabellen-Überschrift folgt automatisch das Format für die Tabellen-Beschreibung.
Tipps für den optimalen Workflow
Plant eure Formatvorlagen-Struktur im Voraus: Überlegt euch, welche Text-Kombinationen in euren Dokumenten häufig auftreten und richtet entsprechende Folge-Formate ein. Das spart später enorm viel Zeit.
Bei komplexen Dokumenten wie wissenschaftlichen Arbeiten, Handbüchern oder Berichten könnt ihr so ganze Format-Ketten aufbauen. Word springt dann automatisch von Format zu Format, ohne dass ihr ständig die Formatvorlagen-Palette bemühen müsst.
Funktioniert auch in modernen Word-Versionen
Diese praktische Funktion gibt es bereits seit vielen Word-Versionen und funktioniert auch in den aktuellen Ausgaben von Microsoft 365, Word 2021 und Word 2019 einwandfrei. Microsoft hat die Benutzeroberfläche zwar leicht angepasst, aber das Prinzip bleibt gleich.
In der Web-Version von Word (Word Online) steht die Folge-Format-Funktion allerdings nur eingeschränkt zur Verfügung. Für professionelle Dokumentgestaltung empfiehlt sich daher weiterhin die Desktop-Version.
Zeitspar-Potenzial richtig nutzen
Gerade bei längeren Dokumenten oder wenn ihr regelmäßig ähnlich strukturierte Texte erstellt, zahlt sich die einmalige Einrichtung von Folge-Formaten schnell aus. Statt hundertfach manuell zwischen Formatvorlagen zu wechseln, tippt ihr einfach drauflos – Word kümmert sich um die korrekte Formatierung.
Professionelle Texter und Redakteure schwören auf diese Funktion, weil sie den Schreibfluss nicht unterbricht. Ihr konzentriert euch aufs Schreiben, nicht aufs Formatieren.
Das Folge-Format lässt sich übrigens jederzeit wieder ändern oder deaktivieren, indem ihr in der entsprechenden Formatvorlage die Einstellung „Formatvorlage für folgenden Absatz“ auf „Gleiche Formatvorlage“ zurückstellt.
Zuletzt aktualisiert am 15.04.2026
