Word und Excel sind Programme mit mächtigen Funktionen. Wer immer wieder dieselben Aufgaben und Befehlsfolgen in einem der Programme ausführen muss, etwa aufwändige Formatierungen in Word oder das Anwenden komplexer Formeln in Excel, kann dafür ein so genanntes Makro anlegen. Makros führen auf Knopfdruck aus, was vorher einmal festgelegt wurde. Das können Tastatureingaben sowie Mausklicks sein – oder auch komplexe Abläufe.

Eigene Makros zu erstellen, ist verhältnismäßig einfach. Für die Aufzeichnung wird das Office-Programm in einen besonderen Modus versetzt. Auf einen gezielten Mausklick hin beginnt der Makro-Recorder mit seiner Arbeit und zeichnet alle Tastatureingaben und Befehlsfolgen auf. Wichtig: Lassen Sie sich Zeit beim Aufzeichnen des Makros. Der Recorder registriert nicht, welche Zeitspanne zwischen den Eingaben vergeht. Fehler hingegen werden mit aufgezeichnet und lassen sich nur mit einiger Mühe wieder aus dem Makro entfernen.

Um mit der Aufzeichnung zu beginnen, aus dem Menü „Extras“ den Befehl „Makro | Aufzeichnen“ wählen. Jedes Makro erhält einen Namen, der gleich zu Anfang festzulegen ist – und am besten verständlich beschreibt welche Aufgabe das Makro erfüllt. Es ist sinnvoll, außerdem eine kurze Beschreibung einzugeben. Wichtig: Makros werden wahlweise in Dokumenten oder Vorlagen gespeichert. Wählen Sie im Feld „Makro speichern“ den Eintrag „Alle Dokumente“, wenn das Makro immer zur Verfügung stehen soll, unabhängig davon, welches Dokument gerade bearbeitet wird. Über „Makro zuweisen“ lässt sich zudem festlegen, ob das Makro auch per Symbol oder Tastenkürzel abrufbar sein soll.

Danach beginnt die eigentliche Aufzeichnung des Makros. Word und Excel blenden ein kleines Zusatzfenster ein, über das der Makro-Recorder gesteuert werden kann. In Word verändert sich der Mauscursor: Es erscheint ein kleines Kassettensymbol. Ab jetzt werden alle Tastatureingaben fein säuberlich protokolliert. Über das kleine Zusatzfenster lässt sich die Aufzeichnung pausieren oder beenden. Wenn die Aufzeichnung beendet ist, steht das Makro im Menü „Extras | Makro | Makros“ zur Verfügung.