Im Prozessmanagement geht es nicht mehr nur um Effektivität und Effizienz, sondern auch um Nachhaltigkeit. Leitbild ist das grüne Büro, das neben optimalen Abläufen eine positive Umweltbilanz aufweist. Ziel der Unternehmensführung ist eine ökologisch nachhaltige Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette von Beschaffung bis zum Absatz. Da Umweltschutz im Kleinen beginnt, befasst sich dieser Beitrag mit der Nachhaltigkeit des Workflows im modernen Büro.

Umweltbewusste Optimierung des Workflows

Der Begriff Workflow impliziert bereits funktionierende Abläufe. Das ist nicht immer der Fall. In vielen, auch großen Unternehmen behindern nach wie vor Insellösungen den reibungslosen Fluss der Prozesse. Hier ist im ersten Schritt Change-Management angesagt. Unternehmen wie Konica Minolta bieten beispielsweise umfangreiche Prozess-Analysen, bei denen es um intelligent vernetzte Computer- und Druckereinheiten geht. Kompatibilität von Hard- und Software ist die Devise. Am Ende steht ein Prozess, der allen Beteiligten im Office Spaß macht.

Im Mittelpunkt stehen dabei zentralisierte Multifunktionssysteme, die Fax-Funktionen, Druck-Job Management und Email-Funktionen vereinen. Ist so ein System intelligent eingerichtet, steht am Ende ein optimierter und zeitsparender Prozess, der noch dazu sehr sicher ist. Mit verschlüsselten, per Fingerabdruck zu aktivierenden Druck-Jobs geht das. Beim optimierten, „flowigen“ Prozess ist der geringere Papierverbrauch ein erstes positives Signal an den Umweltschutz.

Weitere Nachhaltigkeitspotenziale stecken in der Hardware selbst. Ein Unternehmen wie Konica Minolta hat sich bei ihren Umweltleitbildern messbare Ziele für Recycling und Wiederverwendung von Hardware-Einheiten gesetzt. Selbst die Druckertinte genügt hier hohen ökologischen Standards.

Ökologische Verwendung von Druckmaterial

Toner aus Biomasse sind nicht die einzigen Strategien der Hersteller auf dem Weg zum grünen Büro. Eine weitere Möglichkeit stellt das Anmieten anspruchsvoller Print-Hubs dar, bei denen die Hardware gestellt und der Kunde für die einzelnen Ausdrucke einen vereinbarten Preis bezahlt. Wegweisend in dieser Richtung ist ebenfalls Konica Minolta.

Weitere Strategien von Dienstleistern im Bereich Office und Overhead sind bewusste Kalkulationsaufschläge für Produkte und Dienste, die dann direkt in ökologische Fonds fließen. Sind Transport von Büromaterial bzw. der Druck von Geschäftsunterlagen klimaschädlich, so geht ein Teil der Kosten für Büromaterial und Druck in ökologische Projekte. Pro hundert Seiten Geschäftsbericht einen Baum pflanzen ist hier die Devise.



Fazit – Umweltschutz beginnt im Kleinen

Jeder Office-Manager tut gut daran, sich seine Lieferanten auch im Hinblick auf das grüne Büro auszuwählen. Wie steht es um die Möglichkeit, Hardware oder Tonerschwärze zu recyclen bzw. aus recyclebaren Materialien auszuwählen? Natürlich ist die Wirtschaftlichkeit ein Gradmesser.