Oft werden neue Dokumente auf bereits vorhandenen Dateien basiert – Speichern unter einem neuen Namen, Löschen des gesamten Inhalts und schon hat man ein leeres Dokument, aber mit den Stilen des Basis-Dokuments. Das Problem: Über die Zeit sammeln sich so unzählige Format-Vorlagen an, die das Dokument aufblähen und die Übersicht erschweren. Gut zu wissen, dass sich ungenutzte Formate problemlos entfernen lassen.
Schnelle Entfernung direkt aus der Menüleiste
Erscheint ein bestimmtes Format direkt oben in der Word-Leiste auf dem Tab Start, kann es auch sofort dort ausgeblendet werden. Dazu genügt es, wenn mit der rechten Maustaste auf die kleine Vorschau des Formats geklickt wird. Im Menü dann Aus dem Formatvorlagen-Katalog entfernen auswählen – fertig!
Diese Methode funktioniert sowohl in Microsoft 365 als auch in den aktuellen Standalone-Versionen von Word 2021 und Word LTSC 2024. Das Format verschwindet aus der Schnellzugriff-Leiste, bleibt aber weiterhin im Dokument verfügbar, falls es an anderer Stelle verwendet wird.
Stil aus den Format-Vorlagen löschen
Ansonsten findet sich das Format, das aus dem Dokument gelöscht werden soll, in der Liste der Format-Vorlagen. Sie lässt sich in der Windows-Version von Word per Klick auf den kleinen Pfeil in der Menüleiste öffnen, rechts bei den Format-Vorlagen. Am Mac wird auf den Button Bereich Format-Vorlagen geklickt.
Jetzt in der Liste bei der Format-Vorlage, die entfernt werden soll, mit der rechten Maustaste oder ganz rechts auf den Pfeil nach unten klicken. Hier findet sich unter anderem auch ein Eintrag zum Löschen.
Vorsicht bei integrierten Standardformaten
Bei den Standard-Formatvorlagen von Word wie „Normal“, „Überschrift 1“ oder „Überschrift 2“ solltet ihr vorsichtig sein. Diese lassen sich zwar ausblenden oder modifizieren, aber nicht komplett löschen – und das ist auch gut so. Sie bilden das Grundgerüst für die Dokumentstruktur und sind wichtig für Features wie das automatische Inhaltsverzeichnis oder die Navigation.
Wenn ihr versehentlich eine wichtige Formatvorlage gelöscht habt, könnt ihr sie über den Formatvorlagen-Bereich wiederherstellen. Klickt dort auf „Neue Formatvorlage“ und gebt der neuen Vorlage denselben Namen – Word erkennt das und stellt die ursprüngliche Formatierung wieder her.
Aufräumen mit der Formatvorlagen-Bereinigung
Seit Microsoft 365 gibt es eine praktische Funktion zur automatischen Bereinigung: Im Formatvorlagen-Bereich findet ihr unten die Option „Formatvorlagen verwalten“. Hier könnt ihr nicht nur einzelne Stile löschen, sondern auch eine komplette Bereinigung durchführen. Das Tool zeigt euch an, welche Formatvorlagen tatsächlich im Dokument verwendet werden und welche nur „herumliegen“.
Besonders praktisch: Die Funktion „Nicht verwendete Formatvorlagen ausblenden“ macht das Dokument übersichtlicher, ohne die Vorlagen zu löschen. So bleiben sie verfügbar, falls ihr sie später doch noch braucht.
Dokumentvorlagen richtig nutzen
Um das Problem von vornherein zu vermeiden, empfiehlt es sich, mit eigenen Dokumentvorlagen zu arbeiten. Erstellt eine saubere Vorlage mit nur den Formatvorlagen, die ihr wirklich benötigt, und speichert sie als .dotx-Datei. Neue Dokumente basiert ihr dann auf dieser bereinigten Vorlage – das spart Zeit und hält die Dokumente schlank.
Für Unternehmen oder Teams ist es sinnvoll, standardisierte Vorlagen zu verwenden. So haben alle dieselben Formatierungen zur Verfügung und das Corporate Design bleibt einheitlich. Diese Vorlagen lassen sich zentral verwalten und über SharePoint oder OneDrive bereitstellen.
Performance-Gewinn durch Aufräumen
Das Entfernen ungenutzter Formatvorlagen bringt nicht nur Ordnung, sondern kann auch die Performance verbessern. Dokumente mit hunderten von Formatvorlagen laden langsamer und brauchen mehr Speicherplatz. Besonders bei großen Dokumenten mit vielen Bildern oder Tabellen macht sich das bemerkbar.
Ein weiterer Vorteil: Beim Teilen von Dokumenten werden weniger Daten übertragen, und die Kompatibilität mit älteren Word-Versionen oder anderen Textverarbeitungen verbessert sich.
Zuletzt aktualisiert am 08.03.2026
