Ein Arbeitsplatz mit Stechkarte – gibt es heute kaum noch. Viele Arbeitsnehmer haben heute flexible Arbeitszeiten, viele können sogar den Arbeitsort selbst bestimmen. Für Selbständige gilt das sowieso. Aber wie Arbeitszeiten erfassen – transparent für alle, die es betrifft? Es gibt verschiedene Möglichkeiten.

Für Arbeitnehmer ist die wöchentliche Arbeitszeit in der Regel im Arbeitsvertrag festgeschrieben. Gibt es dort keine Vereinbarung, greifen Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Sie verpflichten den Arbeitnehmer, die dokumentierte Arbeitszeit zu erbringen und den Arbeitgeber, diese abzunehmen. Selbstständige hingegen sind in der Festlegung ihrer Arbeitszeit grundsätzlich unabhängig und legen sie nach dem Umfang der Kundenaufträge fest.

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit nachvollziehbar festhalten. Aber auch als Selbstständiger ist man gut beraten, die die Arbeitszheit am Arbeitsplatz und/oder für Projekte festzuhalten. Es gibt verschiedene Mittel und Wege, das Ziel zu erreichen. Eine auf den ersten Blick einfache Lösung ist, die Arbeitszeiten in einer Excel-Liste zu dokumentieren.

Am häufigsten genutzt wird allerdings die Zeiterfassung online. Sie ist bequem, modern und nachvollziehbar und damit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu empfehlen.

Juristische Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung

Für viele Unternehmen kam das Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 ein wenig überraschend. Es verpflichtet Firmen dazu, die Zeit, in der ein Mitarbeiter arbeitet, genau zu erfassen. Besonders für Angestellte, die in ihrem Arbeitsvertrag eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart haben und deshalb keine detaillierte Aufschreibung der Arbeitszeit vornehmen, bringt diese Vorgabe enorme Veränderungen mit sich. Auf Seiten der Arbeitgeber sieht man die hohen Kosten für die Umsetzung einer IT-Lösung als problematisch an.

Zwar waren entsprechende Regelungen schon zuvor in vielen Unternehmen üblich, doch die neuen Vorgaben gehen darüber hinaus, sie erlegen dem Betrieb und dem Arbeitnehmer weitreichende Verpflichtungen auf. Mit einem Zeiterfassungsprogramm wie dem edtime Programm lässt sich diese Auflage mit wenig Aufwand schnell, transparent und komfortabel erledigen. Das System ist auf einem PC unter Windows ebenso nutzbar wie auf einem MAC und ist damit in vielen Firmen und Branchen nahezu universell einsetzbar. Auf der Zeiterfassungonline.com-Seite gibt es weitere IT-Tools, die gut nutzbar sind und die für den Arbeitgeber ebenso wie für den Arbeitnehmer sicher sind.

Steigende Nachfrage nach mobilen Tools

Wer häufig auf Dienstreisen ist und nicht im Büro arbeitet, ist in der Regel mit einer mobilen IT-Lösung gut beraten. Eine App ist zu empfehlen, wenn Sie die täglich geleistete Anzahl der Stunden nicht am Computer oder in einer webbasierten Software erfassen wollen. Mit Hilfe dieser Apps können Sie schriftliche Nachweise wie eine Pdf-Datei erstellen, um damit die geleisteten Arbeitsstunden festzuhalten und abzulegen.

Solche Programme sind überall und auf jedem mobilen Endgerät nutzbar. Sie bieten sich somit für viele Branchen an und können im Außendienst ebenso gut eingesetzt werden wie auf einer Baustelle, beim Kunden vor Ort oder bei jeder Gelegenheit, wenn gerade nur ein Smartphone oder Tablet verfügbar sind. Auch wenn Sie am Abend zu Hause nur ganz kurz ein paar E-Mails beantworten wollen, müssen Sie diese Tätigkeit zeitlich erfassen. Mit einer mobilen IT-Lösung ist das schnell und bequem erledigt.

Sichere Datenhaltung in der Cloud

Ein flexibel nutzbares IT-Tool zeichnet sich auch dadurch aus, dass alle Daten sicher und zuverlässig gespeichert sind. Eine Cloud-Lösung ist zu empfehlen, damit sie von jedem Ort zu jeder Zeit für jeden Berechtigten einsehbar sind. Die Zeiterfassungssysteme der neuesten Generation folgen diesem Ansatz. Sie lassen sich bei Bedarf aufstocken und ausbauen, so dass auch bei einer wachsenden Anzahl von Mitarbeitern noch ein leistungsfähiges System gegeben ist. Darüber hinaus sind neue Erfassungssysteme so konzipiert, dass sie sich an Änderungen der Gesetzgebung leicht anpassen lassen. Damit bleiben Arbeitgeber langfristig auf der sicheren Seite, wenn es zu einer Verschärfung der Dokumentationsregeln kommt oder wenn im Tarifvertrag andere Vorgaben für die Arbeitszeit vereinbart werden.