Wer regelmäßig professionelle Formulare erstellen muss, sollte sich LibreOffice ansehen – den kostenlosen und weiterentwickelten Nachfolger von OpenOffice. Die Installation dauert keine 20 Minuten und kostet keinen Cent. Dafür bekommt ihr eine vollwertige Office-Suite mit ausgezeichneten Formular-Funktionen, die eure Dokumente direkt als interaktive PDFs speichert.
LibreOffice hat sich seit 2010 zur führenden Open-Source-Alternative zu Microsoft Office entwickelt. Während OpenOffice noch immer verfügbar ist, erhält LibreOffice deutlich häufigere Updates und bessere Unterstützung für moderne Dateiformate. Die Formular-Funktionen sind dabei besonders ausgereift.
Ein neues Formular erstellt ihr über Datei > Neu > Formulardokument. Alternativ könnt ihr auch ein normales Writer-Dokument öffnen und nachträglich Formular-Elemente einfügen. Für die Formular-Werkzeuge klickt auf Ansicht > Symbolleisten > Formular-Steuerelemente. Zusätzlich solltet ihr die Symbolleiste Formular-Entwurf aktivieren.
Der Entwurfsmodus (Symbol mit Geodreieck) ist euer wichtigster Helfer. Nur wenn dieser aktiviert ist, könnt ihr Formular-Elemente bearbeiten und neue hinzufügen. Bei deaktiviertem Entwurfsmodus testet ihr das fertige Formular.
Die wichtigsten Formular-Elemente im Überblick:
Textfelder eignen sich für Namen, Adressen oder längere Eingaben. Ihr könnt die maximale Zeichenzahl begrenzen und Standardtexte vorgeben. Über die Eigenschaften (Rechtsklick auf das Element) lassen sich Schriftart, Rahmen und Hintergrundfarbe anpassen.
Kontrollkästchen (Checkboxen) funktionieren für Ja/Nein-Entscheidungen oder Multiple-Choice-Fragen. Besonders praktisch: Ihr könnt sie bereits vorausgefüllt erstellen, falls bestimmte Optionen standardmäßig aktiviert sein sollen.
Optionsfelder (Radio Buttons) nutzt ihr für Auswahlmöglichkeiten, bei denen nur eine Option gewählt werden kann. Wichtig dabei: Alle Optionsfelder einer Gruppe müssen denselben Gruppennamen haben, damit sie sich gegenseitig ausschließen.
Dropdown-Listen sparen Platz und geben klare Auswahloptionen vor. Über die Eigenschaften fügt ihr die gewünschten Listeneinträge hinzu.
Datumsfelder erleichtern die Eingabe von Terminen erheblich. LibreOffice fügt automatisch einen Kalender-Button hinzu, über den Nutzer das Datum bequem auswählen können.
Professionelle Formulare brauchen auch Berechnungsfelder. LibreOffice kann automatisch Summen bilden, Mehrwertsteuer berechnen oder andere mathematische Operationen durchführen. Das funktioniert ähnlich wie in Calc-Tabellen.
Ein unterschätzter Vorteil von LibreOffice ist die Barrierefreiheit. Die erstellten PDFs sind screenreader-tauglich und erfüllen moderne Accessibility-Standards – wichtig für Behörden und größere Unternehmen.
Beim PDF-Export über Datei > Als PDF exportieren achtet auf die erweiterten Einstellungen. Unter dem Tab Allgemein aktiviert ihr „PDF-Formular erstellen“. Bei „Senden-Format“ wählt ihr zwischen FDF, PDF, HTML oder XML – je nachdem, wie die ausgefüllten Formulare verarbeitet werden sollen.
Für professionelle Workflows könnt ihr sogar Submit-Buttons einbauen, die das ausgefüllte Formular per E-Mail verschicken oder an einen Webserver senden. Das Setup erfordert etwas technisches Know-how, erspart aber später viel manuelle Arbeit.
Tipp für Fortgeschrittene: LibreOffice Base lässt sich mit den Formularen verknüpfen. So landen eingehende Formulardaten automatisch in einer Datenbank – perfekt für Umfragen, Bestellungen oder Kundenregistrierungen.
Die fertigen PDF-Formulare funktionieren in allen modernen PDF-Readern, von Adobe Reader über Foxit bis zu den Browser-integrierten Viewern. Eure Empfänger brauchen keine spezielle Software.
Versionskontrolle nicht vergessen: Speichert das Original-LibreOffice-Dokument (.odt) zusätzlich zur PDF-Version. Nur so könnt ihr später Änderungen vornehmen, ohne das Formular komplett neu erstellen zu müssen.
LibreOffice wird alle drei Monate aktualisiert und bringt regelmäßig Verbesserungen bei den Formular-Funktionen. Die aktuelle Version 7.6 bietet deutlich bessere Touch-Unterstützung für Tablets und verbesserte Kompatibilität mit Microsoft Office-Formaten.
Für Teams gibt es LibreOffice Online, das im Browser läuft und gemeinsame Bearbeitung ermöglicht. Besonders interessant für Unternehmen, die ihre Daten nicht in die Cloud geben möchten – LibreOffice Online lässt sich on-premise installieren.
Zuletzt aktualisiert am 26.02.2026
