Die automatische Rechtschreibprüfung von Word ist hilfreich, denn sie zeigt Ihnen schon direkt beim Eingeben des Textes, wo Sie Fehler gemacht haben. Manchmal aber reicht das nicht aus: In manchen Dokumentvorlagen ist die automatische Prüfung deaktiviert, manche markierten Fehler überlesen Sie oder klassifizieren sie als richtig. Es macht Sinn, ganz am Ende noch einmal eine Prüfung des Dokumentes durchführen zu lassen. Word unterstützt Sie hier mit Bordmitteln.
Gehen Sie dazu mit dem Cursor an den Anfang des Dokumentes, dann klicken Sie auf Überprüfen > Editor. Word durchsucht nun das Dokument und zeigt Ihnen gefundene Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie Empfehlungen zur Ausdrucksweise an. Diese Fundstellen sind nach den einzelnen Eingabesprachen Ihres Dokumentes aufgeteilt. Ist das gesamte Dokument nur auf Deutsch, dann sind die Korrekturvorschläge beispielsweise nur auf Deutsch bezogen.
Die Empfehlungen zum Sprachgebrauch sind ein wenig „weicher“ als die festen Regeln folgenden Rechtschreib- und Grammatik-Fehler. Word identifiziert hier zum Beispiel Umgangssprache, die in einem formellen Dokument nichts zu tun hat und Füllwörter, die im Gesamtzusammenhang keinen inhaltlichen Gewinn bringen.
Um die einzelnen Anmerkungen zu sehen und zu korrigieren, klicken Sie auf die Gesamtzahl der gefundenen Fehler oben rechts im Fenster. Word zeigt Ihnen nun die erste Fundstelle an und bietet Ihnen eine oder mehrere korrekte Schreibweisen an. Wollen Sie den als fehlerhaft markierten Text dadurch ersetzen lassen, dann klicken Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus an.
Ist die Schreibweise richtig, dann klicken Sie unter den Alternativen auf Einmal ignorieren, wenn Sie diesen vermeintlichen Fehler im Text bei Wiederholungen nicht mehr angezeigt bekommen wollen, dann auf Alle ignorieren.
Handelt es sich um keinen Fehler, sondern nur um eine Word nicht bekannte Schreibweise, dann können Sie diese durch Klick auf Zum Wörterbuch hinzufügen dauerhaft aufnehmen lassen. Das verhindert, dass das Wort bei weiteren Prüfungen erneut als fehlerhaft erkannt wird.
Word zeigt Ihnen nun nacheinander alle gefundenen Fehler an. Wenn Sie für jeden entscheiden haben, wie Word damit umgehen soll, wird der Prozess automatisch beendet. Erst dann sollten Sie das Dokument anderen Lesern zum Gegenlesen geben. Das verhindert, dass diese die Fehler finden und Ihnen zurückmelden, was von den inhaltlichen Anmerkungen ablenken würde.
