Ihre Dateien enthalten oft Informationen, die nur bestimmten Anwendern zugänglich gemacht werden sollen. Es ist ärgerlich, wenn das doch geschieht. Begrenzen Sie den Schaden, indem Sie ein Passwort vergeben!

Wie schnell eine Datei in falsche Hände gelangen kann: Dazu bedarf es nicht unbedingt eines Datenlecks, oft ist die eigene Unachtsamkeit der Grund: Ein verlorener USB-Stick, eine versehentliche an eine E-Mail angehängte Datei, und schon ist eine Datei in den falschen Händen. Das macht aber noch nichts, wenn der Empfänger die Datei nicht verwenden kann, weil Sie durch ein Passwort geschützt ist.  Das kennt der Unberechtigte ja nicht.

Office bietet die Möglichkeit des Passwortschutzes ein wenig versteckt in den Office-Apps. Klicken Sie auf Datei > Informationen > Dokument schützen. Klicken Sie dann auf Mit Kennwort verschlüsseln. Office fragt Sie nun nach dem Kennwort für das Dokument und fordert nach der Eingabe eine zweite Eingabe zur Absicherung an. Nachdem Sie das Kennwort festgelegt und die Datei gespeichert haben, kann die Datei nur noch durch Eingabe dieses Kennwortes geöffnet werden. Vergessen Sie dies, dann haben Sie sich selbst aus Ihrem eigenen Dokument ausgeschlossen.

Wichtig: Wenn Sie die Datei per E-Mail versenden, dann sollten Sie das Kennwort auf einem anderen Weg, beispielsweise per Anruf, SMS oder WhatsApp/Signal weitergeben. Damit vermeiden Sie, dass der Passwortschutz wirkungslos ist, weil jemand die E-Mail (und damit Datei und Kennwort) abfängt!

PDFs mit Passwort schützen

Manchmal hat auch eine PDF-Datei eine gewisse Vertraulichkeit, und Sie möchten sicherstellen, dass sie nur von einer berechtigten Person geöffnet werden kann. Die einfachste Möglichkeit ist auch hier die Vergabe eines Kennwortes, das Sie den Berechtigten zukommen lassen.

Die kostenlose Version des Acrobat Readers unterstützt die Vergabe von Kennwörtern nicht, hier müssen Sie einmal mehr ein Abonnement der kostenpflichtigen Version erwerben. Wenn es sich aber nur um einzelne Dateien handelt, dann ist der Webdienst SmallPDF eine gute Alternative. Auf den können Sie am Tag zwei PDF-Dateien hochladen, ein Passwort hinterlegen und dann die passwortgeschützte PDF-Datei wieder herunterladen. Der Empfänger kann diese ohne Eingabe des Kennworts nicht öffnen.

Das Kennwort, das Sie vergeben, müssen Sie dem Empfänger natürlich noch zukommen lassen. Am besten auf einem anderen Weg als das Dokument, beispielsweise per SMS. WhatsApp oder Telefon. So stellen Sie sicher, dass ein Unberechtigter, der auf die E-Mail mit der PDF-Datei  zugreifen kann, das Kennwort nicht direkt mit findet.

Bei den beschriebenen Webdiensten müssen Sie natürlich immer das Vertrauen haben, dass diese die hochgeladenen (und damit zumindest kurzfristig auf deren Servern gespeicherten) Dateien nicht in irgendeiner Weise weiterverwenden!