Auch die Buchhaltung erfolgt heute zunehmend digital. Mein Steuerberater hat mich aufgefordert, auch die Kontoauszüge künftig komplett digital einzureichen. Eine Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen, ihre Buchhaltung umzustellen.
Buchhaltung digitalisieren – vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmer?
Aktenschränke gefüllt mit Rechnungen sind schon lange nicht mehr zeitgemäß. Denn die Buchführung könnt Ihr jetzt auch digital abwickeln. Welche Vorteile das mit sich bringt und was es dabei zu beachten gibt, erfahrt Ihr hier!
Digitalisierung in der Buchhaltung
Auch im Bereich der Buchhaltung schreitet die Digitalisierung immer weiter voran. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Buchhaltungsprogrammen, die ganz ohne Papiere funktionieren. Da viele Rechnungen sowieso nur noch auf digitalem Weg verschickt werden, haben die Finanzbehörden längst reagiert und die sogenannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eingeführt.
Diese schaffen einen verpflichtenden formalen Rahmen für die digitale Buchhaltung und sollten von Unternehmen unbedingt eingehalten werden. Außerdem gibt es immer mehr Programme, welche die papierlose Buchhaltung erleichtern. Viele davon sind GoBD-konform.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
Sämtliche Geschäftsvorfälle in einem Betrieb müssen stets ordnungsgemäß verbucht werden. Wenn Ihr Eure Belege in Zukunft rein digital erfasst, bringt das eine Reihe von Vorteilen mit sich:
- Schneller Zugriff auf Daten: In einem gut strukturierten elektronischen Ablagesystem sind Belege schneller verfügbar als im analogen Regal.
- Weniger Platzbedarf: Neue Belege müssen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden.
- Einsparung von Ressourcen: Ihr braucht weniger Papier und Druckertinte, da Ihr nicht mehr jede Rechnung ausdrucken müsst.
- Bessere Übersicht: Buchhaltungsprogramme informieren rechtzeitig über ablaufende Fristen, sodass Ihr unnötige Mahngebühren vermeiden könnt.
- Optimierte Arbeitsabläufe: Durch die vielen Vorteile lässt sich mit der digitalen Buchführung viel Zeit sparen. Sogar Personalkosten könnt Ihr unter Umständen damit reduzieren.
- Anbindung an den Steuerberater: Falls Ihr mit einem externen Steuerberater zusammenarbeitet, könnt Ihr diesem in der Regel steuerrechtlich relevanten Daten über die jeweilige Software zur Verfügung stellen.
Buchhaltung auf Papier hat zunehmend ausgedient
Herausforderungen für Unternehmer
Der Umstieg ist nicht immer leicht und mit einigen Hürden verbunden. Es müssen neue Strukturen geschaffen, Mitarbeiter eingearbeitet und die Einhaltung der GoBD sichergestellt werden. Mit den folgenden Tipps dürfte das aber auch Euch gelingen, sodass Dir am Ende von den vielen Vorteilen profitieren könnt.
Die richtige Buchhaltungssoftware
Mittlerweile gibt es auf dem Markt ein so großes Angebot an verschiedenen Buchhaltungsprogrammen, dass es gar nicht so einfach ist, die passende Lösung für das eigene Unternehmen herauszufiltern. Schließlich sind Bedürfnisse verschieden.
Ein kleiner Einzelunternehmer hat sicherlich andere Ansprüche als ein großes mittelständisches Unternehmen, das zahlreiche Geschäftsvorfälle verbuchen muss und mehreren Personen Zugriff zum Programm gewähren möchte. Im Zweifelsfall könnt Ihr bei Eurem Steuerberater nachfragen und Euch eine geeignete Software empfehlen lassen.
Leistungsstarke Hardware
Ihr braucht keine Supercomputer, um Eure Buchführung zu digitalisieren. Allerdings solltet Ihr Euren Mitarbeitern Laptops zur Verfügung stellen, die auf dem neusten Stand der Technik sind und schnelles Arbeiten mit dem Buchhaltungsprogramm ermöglichen.
Falls einzelne Papierbelege eintrudeln, müssen diese GoBD-konform digitalisiert werden. Dafür benötigt Ihr einen oder mehrere gute Scanner. Multifunktionsdrucker sind ebenfalls eine Option, da diese direkt noch weitere Aufgaben im Unternehmen erfüllen können.
Mitarbeiter schulen
Damit die neue Form der Buchführung möglichst reibungslos funktioniert, sollten die Mitarbeiter in die Umstellung aktiv miteinbezogen werden. Entsprechende Schulungen oder eine Einarbeitung in die neuen Abläufe und Programme sind sinnvoll. Eventuell könnt Ihr Euch dafür Hilfe von außen holen und Euch während des Digitalisierungsprozesses von erfahrenen Profis begleiten lassen.
Sicherung der Daten
Die korrekte Verbuchung der Belege ist die eine Seite der Medaille. Unternehmen müssen darüber hinaus für eine Sicherung der Daten sorgen. Das kann zum Beispiel auf eigenen Servern oder in einem cloudbasierten Archiv geschehen. Optimalerweise liegen die Daten auf deutschen Servern, damit Ihr Euch keine Gedanken um den Datenschutz machen müsst.
Einhaltung der GoBD
Unternehmer müssen sicherstellen, dass Buchungen nachträglich nicht verändert werden können. Dabei hilft eine spezielle Buchhaltungssoftware, die GoBD-konform ist und eventuelle Änderungen aufgrund von fehlerhaften Buchungen entsprechend dokumentiert. Außerdem muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Dafür wendet Ihr Euch am besten an Euren Steuerberater. Dieser kann Euch in der Regel weiterhelfen.
