Dokumenttypen gibt es wie Sand am Meer. Die meisten davon gehören zu bestimmten Apps, auch Systemfunktionen von Windows haben eigene Dateitypen. Manche Programme können ihre Daten sogar in unterschiedlichen Formaten speichern. Wir zeigen euch, wie ihr das richtige Format wählt und dabei Zeit spart.
Wer die Wahl hat, hat die Qual: Jede App hat ihr Standardformat, die meisten unterstützen aber auch Alternativen und lassen es zu, dass ihr eine Datei in einem anderen Format speichert. Dazu klickt ihr auf Datei > Speichern unter und dann auf die Auswahlliste neben Dateityp.
Wählt das gewünschte Format aus, dann wird die Datei in diesem Format gespeichert und kann direkt mit der zugehörigen App geöffnet werden.
Die wichtigsten Dateiformate 2026 im Überblick
Bei der Formatwahl solltet ihr immer den Verwendungszweck im Blick haben. Für Textdokumente dominiert nach wie vor das .docx-Format von Microsoft Word, aber auch PDF hat sich als universeller Standard etabliert. Seit 2025 unterstützen alle gängigen Office-Pakete auch das offene OpenDocument-Format (.odt, .ods) deutlich besser.
Bei Bildern hat sich viel getan: WebP und AVIF haben JPEG in vielen Bereichen abgelöst, da sie bei gleicher Qualität deutlich kleinere Dateien erzeugen. Für professionelle Bildbearbeitung bleibt TIFF oder das neuere HEIF erste Wahl.
Videos werden heute hauptsächlich im H.265/HEVC-Format oder dem noch effizienteren AV1-Codec gespeichert. Das spart erheblich Speicherplatz bei besserer Qualität als das alte H.264.
Automatische Formatwahl einrichten
Wenn ihr beispielsweise in LibreOffice arbeitet und immer wieder Dateien an Personen weitergeben müsst, die nur Word verwenden, dann könnt ihr das Standardformat verändern. Unter Extras > Optionen > Laden/Speichern > Allgemein könnt ihr für jeden Dokumenttyp von LibreOffice festlegen, dass er im Office-Format gespeichert werden soll.
Ihr braucht also nicht immer manuell das Dokumentformat ändern, sondern könnt das automatisieren.
In den Microsoft Office Programmen geht das genauso: Klickt auf Datei > Optionen > Speichern und wählt neben Dateien in diesem Format speichern das entsprechende Dokumentformat aus.
Bei Microsoft 365 gibt es seit 2024 außerdem die praktische „Intelligente Formatwahl“-Funktion: Das System erkennt automatisch, an wen ihr eine Datei senden wollt, und schlägt das passende Format vor. Teams mit gemischten Office-Umgebungen profitieren davon besonders.
Cloud-Integration und Kompatibilität
Moderne Office-Anwendungen wie Microsoft 365, Google Workspace oder die neue OnlyOffice-Suite bieten intelligente Formatkonvertierung direkt in der Cloud. Dabei werden Dokumente automatisch in das Format umgewandelt, das der Empfänger am besten öffnen kann.
Besonders praktisch: Viele Cloud-Dienste erstellen automatisch mehrere Versionen eurer Datei. So habt ihr gleichzeitig eine .docx-Version für Word-Nutzer und eine .pdf-Version für alle anderen.
KI-basierte Formatoptimierung
Eine der spannendsten Entwicklungen 2025/26 ist die KI-gestützte Formatwahl. Programme wie Adobe Acrobat Pro oder Canva analysieren eure Inhalte und schlagen automatisch das optimale Format vor. Ein Dokument mit vielen Bildern wird beispielsweise als PDF/A archiviert, während reine Textdateien als schlanke .docx-Datei gespeichert werden.
Microsoft Copilot in Office 365 kann sogar vorhersagen, welches Format ihr basierend auf euren bisherigen Arbeitsgewohnheiten benötigt. Das spart Zeit und verhindert Kompatibilitätsprobleme.
Tipps für die Praxis
Für den professionellen Einsatz empfiehlt sich folgende Strategie: Arbeitet intern immer im nativen Format eurer Software (z.B. .docx für Word, .odt für LibreOffice). Für den Austausch mit externen Partnern nutzt universelle Formate wie PDF oder die neuen Web-Standards.
Bei der Archivierung langfristiger Dokumente setzt auf offene Standards wie PDF/A oder OpenDocument. Diese sind auch in Jahren noch lesbar, während proprietäre Formate schnell veralten können.
Ein Sonderfall sind kollaborative Dokumente: Hier haben sich webbasierte Formate wie Google Docs oder die Online-Versionen von Office durchgesetzt. Sie ermöglichen gleichzeitiges Bearbeiten ohne Versionskonflikte.
Fazit: Format follows Function
Die Wahl des richtigen Dateiformats ist 2026 einfacher geworden, aber auch wichtiger. Moderne Software hilft dabei mit intelligenten Vorschlägen und automatischer Konvertierung. Trotzdem solltet ihr die Grundregeln kennen: Für interne Arbeit das native Format, für Austausch universelle Standards, für Archivierung offene Formate. So vermeidet ihr Kompatibilitätsprobleme und arbeitet effizienter.
Zuletzt aktualisiert am 23.02.2026
