Ihr versucht, Informationen in einem Word Dokument zu sammeln. Eigentlich ist klar, was in den einzelnen Feldern eingetragen werden muss. Euch, den Ausfüllenden scheinbar nicht, denn die tragen alle möglichen Informationen ein und machen euch die Auswertung schwer. Das muss nicht sein!
Aktivieren der Entwicklertools
Die Lösung für euer Problem sind sogenannte Dropdown-Boxen. Das sind Eingabefelder, für die ihr im Vorfeld die möglichen Werte einfach festlegt. Der Ausfüllende kann damit keine Freitexte eingeben, sondern nur aus den von euch vorgegebenen Werten wählen. Nun erwartet aber nicht, dass Microsoft euch das allzu leicht macht, denn diese Dropdownlisten seht ihr im Standard nicht. Dazu müsst ihr den Entwicklermodus in Word aktivieren:
- Klickt in Word auf Datei > Optionen, dann auf Menüband anpassen.
- Rollt in der rechten Liste nach unten, bis ihr Entwicklertools seht und aktiviert die Option.
- Word zeigt euch jetzt im Menüband eine neue Kategorie Entwicklertools an.
Eine Dropdownliste definieren
Eine Dropdownliste ist am Ende nichts anderes als ein Feld, das die Liste der zulässigen Werte im Bauch hat und diese dem Anwender zur Auswahl anbietet. Ihr müsst also im ersten Schritt die zulässigen Werte definieren:
- Klickt in Word an die Stelle, an der die Dropdownliste erscheinen soll.
- Klickt dann in der Menüleiste auf Entwicklertools.
- Im Bereich Steuerelemente findet ihr in der zweiten Zeile vier Symbole, das zweite von rechts hat als Kurzhilfe, wenn ihr die Maus darauf bewegt, den Text Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement. Klickt darauf.
- Um die Werte einzugeben, klickt direkt auf Eigenschaften neben den Symbolen.
- Aktiviert Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden, damit die Anwender nicht durch Tricks eigene Werte eingeben können.
- Klickt nun auf Hinzufügen und gebt Schritt für Schritt die zulässigen Einträge für das Dropdown ein.
- Deren Reihenfolge könnt ihr ändern, indem ihr einen Eintrag anklickt und durch Anklicken von Nach oben oder Nach unten bewegt,
- Natürlich könnt ihr vorhandene Einträge auch Ändern oder Entfernen.
- Schließt die Eingabe durch einen Klick auf OK ab.
Wenn ihr jetzt in die Stelle im Dokument klickt, wo ihr die Dropdownliste eingefügt habt, seht ihr einen Haken. Klickt darauf, dann zeigt Word die Liste an und ihr könnt die gewünschte Option durch einen Klick auswählen.
