Eure Dateien enthalten oft Informationen, die nur bestimmten Anwendern zugänglich gemacht werden sollen. Es ist ärgerlich, wenn das doch geschieht. Begrenzt den Schaden, indem ihr ein Passwort vergebt!
Wie schnell eine Datei in falsche Hände gelangen kann: Dazu bedarf es nicht unbedingt eines Datenlecks, oft ist die eigene Unachtsamkeit der Grund: Ein verlorener USB-Stick, eine versehentliche an eine E-Mail angehängte Datei, ein kompromittierter Cloud-Account, und schon ist eine Datei in den falschen Händen. Das macht aber noch nichts, wenn der Empfänger die Datei nicht verwenden kann, weil sie durch ein Passwort geschützt ist. Das kennt der Unberechtigte ja nicht.
Microsoft 365 bietet die Möglichkeit des Passwortschutzes ein wenig versteckt in den Office-Apps. Klickt auf Datei > Informationen > Dokument schützen. Klickt dann auf Mit Kennwort verschlüsseln. Office fragt euch nun nach dem Kennwort für das Dokument und fordert nach der Eingabe eine zweite Eingabe zur Absicherung an. Nachdem ihr das Kennwort festgelegt und die Datei gespeichert habt, kann die Datei nur noch durch Eingabe dieses Kennwortes geöffnet werden. Vergesst ihr dies, dann habt ihr euch selbst aus eurem eigenen Dokument ausgeschlossen.
Wichtig: Wenn ihr die Datei per E-Mail versendet, dann solltet ihr das Kennwort auf einem anderen Weg, beispielsweise per Anruf, SMS oder verschlüsselte Messaging-Apps wie Signal oder Threema weitergeben. WhatsApp ist hier weniger empfehlenswert, da Meta Zugriff auf eure Nachrichten haben kann. Damit vermeidet ihr, dass der Passwortschutz wirkungslos ist, weil jemand die E-Mail (und damit Datei und Kennwort) abfängt!
Google Workspace und alternative Office-Suiten
Auch Google Docs, Sheets und Slides bieten mittlerweile Schutzfunktionen. In Google Drive könnt ihr Dateien mit „Vertraulich“-Markierung versehen und den Zugriff zeitlich begrenzen. LibreOffice als kostenlose Alternative bietet ebenfalls Passwortschutz: Geht auf Datei > Speichern unter und aktiviert die Option Mit Kennwort speichern.
Bei Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote) findet ihr die Verschlüsselung unter Datei > Kennwort festlegen. Die Verschlüsselung ist hier besonders stark, da Apple AES-256 verwendet.
PDFs mit Passwort schützen
Manchmal hat auch eine PDF-Datei eine gewisse Vertraulichkeit, und ihr möchtet sicherstellen, dass sie nur von einer berechtigten Person geöffnet werden kann. Die einfachste Möglichkeit ist auch hier die Vergabe eines Kennwortes, das ihr den Berechtigten zukommen lasst.
Adobe Acrobat Pro bietet umfangreiche Schutzoptionen, ist aber kostenpflichtig. Für gelegentliche Nutzung gibt es mehrere Alternativen: Der Webdienst SmallPDF erlaubt zwei kostenlose Verschlüsselungen pro Tag. Noch besser: Die Open-Source-Software PDFtk oder das kostenlose LibreOffice können PDFs direkt mit Passwort exportieren.
In LibreOffice geht das so: Datei > Als PDF exportieren > Sicherheit-Tab > PDF mit Kennwort verschlüsseln. Hier könnt ihr sogar verschiedene Berechtigungen setzen: Nur Lesen, Drucken erlauben oder Bearbeitung zulassen.
Moderne Verschlüsselungstools
Für höchste Sicherheitsansprüche reicht der Office-Passwortschutz möglicherweise nicht aus. Tools wie VeraCrypt oder 7-Zip bieten militärgrade Verschlüsselung. Mit 7-Zip könnt ihr Archive mit AES-256-Verschlüsselung erstellen – kostenlos und extrem sicher.
Ein praktischer Tipp: Verwendet Passwort-Manager wie Bitwarden oder KeePass, um starke, eindeutige Passwörter zu generieren und zu verwalten. Diese können auch sichere Notizen für die verschlüsselten Dateien speichern.
Cloud-Storage richtig nutzen
Dropbox, OneDrive und Google Drive bieten eigene Verschlüsselungsfunktionen. OneDrive Personal Vault beispielsweise erfordert eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für besonders sensible Dateien. Bei Dropbox könnt ihr „Vault“ für Geschäftskunden nutzen.
Alternativ: Verschlüsselt die Dateien lokal, bevor ihr sie in die Cloud ladet. So habt ihr die Kontrolle über eure Schlüssel, auch wenn der Cloud-Anbieter kompromittiert wird.
Best Practices für Passwort-geschützte Dateien
Verwendet niemals dasselbe Passwort für mehrere Dateien. Nutzt Passphrasen statt kurzer Passwörter – „Meine3Katzen!Lieben#Fisch“ ist sicherer als „K4tz3!“. Dokumentiert, welche Dateien ihr verschlüsselt habt, aber natürlich nicht die Passwörter selbst.
Wichtig: Testet regelmäßig, ob ihr eure verschlüsselten Dateien noch öffnen könnt. Nichts ist ärgerlicher als ein vergessenes Passwort bei wichtigen Dokumenten.
Das Kennwort, das ihr vergebt, müsst ihr dem Empfänger natürlich noch zukommen lassen. Am besten auf einem anderen Weg als das Dokument, beispielsweise per SMS, Signal oder Telefon. So stellt ihr sicher, dass ein Unberechtigter, der auf die E-Mail mit der verschlüsselten Datei zugreifen kann, das Kennwort nicht direkt mitfindet.
Bei beschriebenen Webdiensten müsst ihr natürlich immer das Vertrauen haben, dass diese die hochgeladenen (und damit zumindest kurzfristig auf deren Servern gespeicherten) Dateien nicht in irgendeiner Weise weiterverwenden! Prüft die Datenschutzerklärungen und nutzt im Zweifelsfall lokale Software-Lösungen.
Zuletzt aktualisiert am 23.02.2026
