Besonders in der professionellen Anwendung, aber auch bei komplexeren Diskussionen im Privatbereich kann es schnell vorkommen, dass Sie ein und dieselbe E-Mail mehrfach beantworten und weiterleiten. Wenn es dann darum geht, einen Nachrichtenverlauf zu rekonstruieren, dann wird das schnell unübersichtlich. Outlook bietet aber versteckt eine tolle Möglichkeit, alle mit einer bestimmten Nachricht zusammenhängende neue Nachrichten aufzulisten.
Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde, und in den meisten Fällen geht damit Automatisierung einher. Warum sollen Sie Schritte manuell ausführen, wenn diese automatisch gemacht werden können? Outlook hat mit den Quicksteps eine integrierte Funktion, die das leistet. Definieren Sie einen Workflow, starten Sie ihn mit einem Klick, und Outlook führt alle Schritte automatisch aus.
Eine E-Mail-Adresse ist fürs Leben. Das ist zumindest der Plan, den Sie beim Anlegen der Adresse haben. Aber dann kommt es anders: Sie heiraten, werden adoptiert, wollen den damals so cool klingenden Spitznamen nicht mehr verwenden. Natürlich können Sie die E-Mail-Adresse anpassen. Manche Anbieter lassen das zu. Allerdings bringt dies Aufwand mit sich. Sie müssen alle Personen informieren, die Ihre alte E-Mail-Adresse kennen, sonst laufen Mails ins Leere. Das können Sie aber auch eleganter lösen!
Vor der ersten Nachricht steht immer die Einrichtung des E-Mail-Kontos auf Ihrem PC. Normalerweise haben Sie über Ihren Internet-Anbieter automatisch eine E-Mail-Adresse. Die zugehörigen Informationen zur Einrichtung Ihres Mailprogramms finden Sie dann auf den Hilfeseiten des Anbieters. Alternativ können Sie auch einen Webmail-A nbieter wie GMX, Web.de und andere nutzen. Hier finden Sie die nötigen Angaben ebenfalls auf den Webseiten der Anbieter. Die Einrichtung in Windows 10 und Outlook ist im Handumdrehen erledigt.
Der Mailverkehr im eigenen Namen ist vollkommen unkompliziert. Sie schreiben die E-Mail, und das Mailprogramm trägt Sie als Absender ein. Das funktioniert automatisch aus den Informationen, die in Ihrem E-Mail-Konto hinterlegt sind. Und so ist auch bei Antworten automatisch Ihre E-Mail-Adresse als Empfänger hinterlegt. Was aber, wenn Sie im Namen eines anderen Benutzers schreiben müssen? Beispielsweise, wenn Sie einen Kollegen vertreten müssen, die Antworten aber an Sie gehen sollen. Kein Problem in Outlook!
Die SPAM-Behandlung auf dem eigenen PC ist hilfreich, weil Sie Ihnen eine Menge an Kontrolle gibt. Die Mail-Anbieter selbst plagt aber eine ganz anderes Problem: SPAM kommt ja irgendwo her. Meist von verseuchten Rechnern, die Zehntausende E-Mails in einem Rutsch verschicken. Ist das der Fall, dann wird ein Mailserver schnell gesperrt. Auch wenn nicht nur der Spammer, sondern auch normale Anwender ihn nutzt.
E-Mails sind nicht nur Kommunikationsmittel, sondern haben manchmal auch eine taktische Komponente. Kommt eine E-Mail zu früh beim Empfänger an, dann kann aus ihr eine Diskussion entstehen. Die verkompliziert den Termin vielleicht eher. Da macht es Sinn, die Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt zu versenden. Allerdings müssen Sie dann auch daran denken. Es sei denn, Sie nutzen den verzögerten Versand von Outlook.
In der Welt der Messenger ist das Verschlüsseln von Nachrichten heute selbstverständlich – sogar Ende zu Ende. Auch Webseiten werden heute in aller Regel verschlüsselt übertragen (https://). Nur bei der E-Mail leisten wir uns den Luxus, auf Verschlüsselung weitgehend zu verzichten. Dabei wäre sie hier dringend nötig. Doch es gibt jetzt eine Lösung, die das Verschlüsseln von E-Mails einfacher macht.
