Soll ein wichtiges Dokument auch optisch ansprechend gestaltet sein, lohnt sich die Erstellung eines Deckblatts. In vielen Situationen ist es auch aus praktischer Sicht notwendig oder sinnvoll, einer Word-Datei ein Deckblatt voranzustellen. Diese Funktion ist in Microsoft Word bereits integriert.
Um mit Word 2016 ein ansprechendes Deckblatt einzufügen, klickt der Nutzer zunächst oben auf Einfügen und dann auf Deckblatt. Dadurch wird eine Galerie eingeblendet, in der ein passendes Design markiert wird. Jetzt noch die Platzhalter anklicken und durch passende Texte ersetzen.
Wer im Deckblatt-Menü unten auf Weitere Deckblätter von Office.com klickt, bekommt noch mehr Layouts und Varianten kostenlos zur Auswahl, die sich per Klick in das aktuelle Dokument einfügen lassen.
Wer mit dem Aufbau einer komplexen Tabelle in Microsoft Excel beschäftigt ist, muss oft Etliches daran umbauen, bis alles passt. Ein gutes Beispiel dafür ist das massenweise Einfügen von Zeilen oder Spalten. Das lässt sich einfacher erledigen als manuell Zeile für Zeile neu einzufügen.
Um auf einen Schlag mehrere Zeilen oder Spalten in eine Excel-Tabelle einzufügen, markiert man als Erstes die entsprechende Anzahl Zeilen oder Spalten von den bereits vorhandenen – und zwar über das seitliche bzw. obere Lineal.
Jetzt mit der rechten Maustaste klicken und Einfügen wählen.
Werden etwa drei existierende Zeilen ausgewählt, um dann Einfügen aufzurufen, erscheinen an gleicher Stelle drei neue, leere Zeilen auf einmal. Genauso funktioniert es auch mit dem Einfügen mehrerer Spalten.
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Zunächst wird das Word-Dokument wie gewohnt mit den verschiedenen benötigten Ebenen für Überschriften erstellt und strukturiert. Soll dann das Inhalts-Verzeichnis eingefügt werden, klickt man oben im Menü auf Referenzen, Inhalts-Verzeichnis. In dem Menü, das sich dadurch öffnet, den Eintrag Benutzerdefiniertes Inhalts-Verzeichnis auswählen.
So erscheint ein Dialog, in dem sich die Anzahl der Ebenen bequem erhöhen oder verringern lässt – je nachdem, welche Überschriften im Verzeichnis aufgeführt werden sollen.
Mit Keep hat Google eine eigene Notiz-App am Start. Besonders praktisch: Auf Knopfdruck lassen sich Notizen aus Google Keep in ein neues Dokument auf Google Docs übernehmen.
Als Erstes Google Docs öffnen.
Jetzt oben im Menü für Tools den Eintrag für das Keep-Notizbuch aufrufen.
Auf der rechten Seite erscheint daraufhin eine Leiste. Sie enthält sämtliche Notizen und Listen aus Google Keep.
Bei der gewünschten Notiz wird dann auf den Button für weitere Optionen oben rechts geklickt.
Hier findet sich auch die Funktion zum Einfügen der Notiz in das Dokument.
Text-Notizen werden dabei als Text eingefügt, To-Do-Listen als Aufzählungen, und Bilder landen mitsamt ihrem Titel und der Beschreibung im Dokument.
Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
Das liegt daran, dass Microsoft die Funktion für Inhalts-Verzeichnisse seit PowerPoint 2007 entfernt hat. Zunächst wird daher die gewünschte Präsentation geöffnet und dann über das Menü Ansicht zur Gliederungs-Ansicht umgeschaltet. Jetzt auf der linken Seite mit der rechten Maustaste klicken, um die Funktion Gliederung reduzieren, Alle Ebenen reduzieren auszuwählen.
Nachdem daraufhin alle Überschriften der einzelnen Folien ausgewählt wurden, werden diese zunächst kopiert. Dann eine neue Folie erstellen und die Überschriften hier wieder einfügen. Diese neue Folie hält dann ihrerseits eine Überschrift, etwa „Inhalt“. Dabei handelt es sich aber trotzdem um eine ganz normale Folie. Zum Schluss wird diese neue Folie mit den Daten zum Inhalt an die passende Stelle verschoben.
Manchmal benötigt man in einem Word-Dokument zwischen einzelnen Absätzen etwas Platz. Eine ganze Zeile soll es aber nicht sein, eine halbe Zeile genügt völlig. Wie sich eine solche halbe Zeile als Abstand einfügen lässt, verrät dieser Tipp.
Als Erstes wird dazu das gewünschte Word-Dokument per Doppelklick geöffnet. Jetzt den Text-Cursor in den Absatz setzen, unter dem die halbe Zeile als Abstand eingefügt werden soll.
Nun folgt oben im Menü, und zwar im Bereich Start, ein Klick auf den Pfeil der Gruppe Absatz. Wer einen Mac nutzt, kann auch auf Format, Absatz klicken. Im Bereich Einzüge und Abstände, unter der Überschrift Abstand, wird jetzt der Eintrag der Option Nach: zum Beispiel auf 6 pt gesetzt. Wer eine etwas größere Schrift verwendet, kann hier einen entsprechend höheren Wert einstellen. Das Ergebnis wird sichtbar, sobald unten auf OK geklickt wird.
Wer immer wieder in verschiedenen Ordnern bestimmte Dateien braucht, muss nicht jedes Mal manuell eine Vorlage in den Ordner hinein kopieren. Das geht auch einfacher.
Mit einem Trick genügt künftig ein Rechts-Klick und Auswahl von Neu, um eine Datei des betreffenden Typs zu erstellen. Diese Funktion wird wie folgt eingerichtet:
Zuerst eine leere Datei des gewünschten Typs anlegen.
Diese dann kopieren.
Jetzt im Explorer zum Ordner C:\Windows\ShellNew navigieren.
Dort wird die kopierte Datei nun eingefügt.
Ab sofort wird sie im Neu-Menü des Explorers angeboten. Es erscheint, wenn auf eine freie Stelle eines beliebigen Ordners geklickt und dann auf Neu gezeigt wird.
Damit Word-Dokumente und Präsentationen in PowerPoint nicht langweilig sind, braucht es gute Bilder. Die liefert entweder eine Recherche im Web – oder ein KOSTENLOSES Add-In für Microsoft Office.
Die Erweiterung trägt den Namen Pickit und ermöglicht das Einfügen schöner Grafiken. So kann der Nutzer PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumente oder auch Notizen in OneNote lebendiger gestalten. Das Besondere: Alle enthaltenen Illustrationen sind ohne Probleme einsetzbar. Denn die Autoren haben sich um eine korrekte Lizenzierung gekümmert.
Für seine Oberfläche wurde Pickit übrigens von Microsoft mit den 2016 Office App Awards ausgezeichnet. Pickit steht im Office Store zur kostenlosen Einrichtung bereit.
