Mails sind oft mit wiederkehrenden Formulierungen gespickt. Wer Vor- und Nachname von Empfängern oder Standardfloskeln nicht immer wieder aufs Neue von Hand eintippen möchte, sollte Thunderbird um „Quicktext“ erweitern. Damit lassen sich beliebige Formulierungen als Textbaustein sichern und beliebig oft wiederverwenden.
Wichtige E-Mails werden gerne als separate Textdatei gespeichert. Müssen viele Nachrichten gesichert werden – etwa alle Nachrichten eines Monats –, bedeutet das viel Arbeit. Einfacher geht’s mit einem Trick, der mehrere Mails in einer einzigen RTF-Textdatei zusammenfasst.
Um Termine mit Freunden oder Kollegen abzugleichen, muss es nicht immer die große Lösung mit Exchange Server sein. Wer nur gelegentlich Termine abstimmen und nicht gleich den ganzen Kalender im Internet veröffentlichen möchte, kann mit einem Trick nur eine kurze Übersicht der eigenen Termine verschicken.
Um Freunden Links zu interessanten Webseiten zu schicken, ist einiger Aufwand nötig. Zuerst muss in die Adresszeile geklickt, dann die Adresse in die Zwischenblage kopiert, eine neue Mail geöffnet und schließlich die kopierte Adresse ins Mailfenster eingefügt werden. Es geht auch einfacher. Mit einem Trick lassen sich Links sofort per Mail verschicken.
Auch im Zeitalter von E-Mail und Internet kann vom papierlosen Büro kein Rede sein. Wichtige E-Mails werden von vielen Anwendern noch immer ausgedruckt. Das Problem dabei: Selbst kurze Mails erzeugen zwei oder mehr Druckseiten. Das muss nicht sein. Wer nur das Wichtigste drucken und den Papierberg kleiner halten möchte, sollte nur Teile der Mail zu Papier bringen.
Digitalfotos sollten per E-Mail immer in verkleinerter Form verschickt werden. Das spart Platz und sorgt für einen schnelleren Versand. Photoshop oder andere Grafikwerkzeuge sind zum Verkleinern nicht notwendig. Das Schrumpfen lässt sich direkt in „Mail“ erledigen.
Wer mehrere E-Mail-Programm installiert hat, kennt das Problem: Beim Klick auf eine E-Mail-Adresse öffnet sich nicht immer das Standardmailprogramm. Statt Outlook erscheint zum Beispiel Mozilla Thunderbird. Damit das nicht passiert, lässt sich in den Internetoptionen der Standard-Mail-Client festlegen.
Webmailer wie Google Mail sind nicht ohne. Da der gesamte Mailverkehr übers Web abgewickelt wird, lassen sich die Nachrichten relativ leicht abhören. Vor allem, wenn eine unverschlüsselte Verbindung verwendet wird. Sicherer wird’s, wenn immer und ohne Ausnahme verschlüsselt wird.
