Sie sind gewissermaßen Fluch und Segen zugleich: Die kleinen gelben Klebezettel finden sich überall. Weil wir sie im Büro, zuhause und unterwegs in die Hand bekommen, weil sie bequem sind und jederzeit für eine schnelle Notiz herhalten – für einen selbst oder als Erinnerung für andere („Finger weg!“). Aber wenn Sie sie dann wirklich mal drngend brauchen, sind sie garantiert unauffindbar. Und ihr Inhalt damit verloren. Notizen ohne drohenden Verlust gibt es, wenn Sie die Software-Variante verwenden.
Die Notizen-App in macOS und iOS ist wie geschaffen dafür, kurze Texte, Ideen, Bilder und weitere Inhalte festzuhalten, an die man sich später noch erinnern möchte. Einzelne Notizen lassen sich damit auch bequem als PDF-Dokument speichern – nicht aber sämtliche Notizen in einem Rutsch.
Exportieren lassen sich alle Notizen auf einen Schlag mit einem Gratis-Tool namens Exporter for Notes.app. Sie finden es unter https://writeapp.net/notesexporter/.
Nach dem Download des Programms wird es entpackt und dann gestartet. Jetzt auf den Exportieren-Button klicken, dann einen Ordner auswählen, in dem sämtliche gespeicherten Notizen als einzelne Dateien exportiert werden sollen. Das Programm legt im ausgewählten Verzeichnis einen Unterordner an und legt die erfassten Notizen darin ab.
Zum Schluss noch – zumindest bei der ersten Nutzung des Programms – den Zugriff auf die Notizen-App genehmigen, dann kann das Export-Tool seine Arbeit aufnehmen.
Wer schnell einen Text tippen muss, um ihn dann in die Zwischenablage zu kopieren, weil er an anderer Stelle noch gebraucht wird, hat dazu mehrere Möglichkeiten – entweder man nutzt eine der integrierten Apps, oder, was noch schneller geht, einfach Spotlight.
Die Spotlight-Suche ist sicherlich der einfachste und schnellste Weg, mal eben ein Textfeld auf den Bildschirm zu holen, um etwas zu notieren. Doch das Feld der Spotlight-Suche, das sich durch Drücken von [command]+[Leertaste] einblenden lässt, kann noch mehr: Wird hier eine Rechenaufgabe eingetippt, etwa (1+2) * 4 + 17, erscheint das Ergebnis in den Resultaten.
Hat man einen Text in Spotlight eingegeben und möchte diesen in die Zwischenablage kopieren, reicht es, die Tasten [command]+[A] zum Auswählen und danach [command]+[X] zum Ausschneiden zu drücken.
Die Alternative: Notizen
Soll ein längerer Text geschrieben werden, wird das Feld der Spotlight-Suche allerdings schnell unübersichtlich. In solchen Fällen verlegt man sich am besten auf die Notizen-App. Die hat wieder andere Vorteile: Neben bloßem Text kann hier auch eine To-Do-Liste angelegt werden, und auf Wunsch sind die Notizen dank Synchronisierung über iCloud auch auf mobilen Geräten abrufbar.
Mit iOS lassen sich neben Texten und Bildern auch Audio-Aufnahmen als Memos aufzeichnen. Die belegen natürlich mehr Platz. Wer weniger Speicher auf dem Gerät und in der iCloud verbrauchen will, kann Sprach-Memos schneller löschen und kleiner speichern.
Hier die nötigen Schritte, um Sprach-Memos am iPhone zu verkleinern und weniger Platz dafür zu belegen:
Zunächst auf dem Home-Bildschirm auf Einstellungen tippen.
Jetzt nach unten scrollen, bis die Zeile Sprachmemos sichtbar wird.
Diese dann antippen.
Hier dann auf Endgültig löschen tippen und dann festlegen, wie lange Sprach-Memos erhalten bleiben sollen.
Schließlich lässt sich bei Audioqualität noch festlegen, ob die Aufzeichnungen komprimiert oder verlustfrei gespeichert werden sollen.
Viele haben eine wirklich schlecht lesbare Handschrift. Doch was für menschliche Augen kaum zu entziffern ist, stellt für den PC kein Problem dar. Mit der Handschrift-Erkennung hilft OneNote weiter und wandelt Sauklaue im Nu in ordentlichen Text um.
Durch die Umwandlung von handschriftlichen Notizen in Text sorgt OneNote dafür, dass die Notizen besser für Präsentationen geeignet und außerdem leichter lesbar sind. Dabei bleiben die Schriftgröße und -farbe der zuvor per Freihand eingegebenen Texte erhalten.
Mit folgenden Schritten lässt sich Text in Freihand-Eingaben erkennen:
Zunächst in der OneNote-App von Windows 10 einen Text in Handschrift eingeben.
Jetzt oben im Menü zum Tab Zeichnen wechseln.
Dann links das Lasso-Werkzeug auswählen und dann einen Rahmen um die Freihand-Eingaben ziehen.
Nun weiter rechts in der Leiste die Funktion zum Umwandeln von Freihand in Text aufrufen – fertig.
Wer in einem Büro arbeitet, muss auch eMails senden und empfangen. Oft kommt dabei Outlook zum Einsatz, das zu Microsoft Office gehört. Zeit sparen lässt sich, wenn man als Outlook-Nutzer Abkürzungen für die Tastatur kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
[Strg]+[1]: eMail-Ansicht aktivieren
[Strg]+[2]: Zur Kalender-Ansicht umschalten
[Strg]+[3]: Kontakte aufrufen
[Strg]+[4]: Zu erledigende Aufgaben auflisten
[Strg]+[5]: Notizen öffnen
[Strg]+[6]: Zur Liste aller Ordner wechseln
[Strg]+[7]: Zu den Verknüpfungen navigieren
[Strg]+[8]: Journal aufrufen
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
Text-Dateien sind für alle möglichen Dinge nützlich: zum Festhalten einer kurzen Notiz, zum Speichern von Informationen oder auch zum Führen eines Protokolls oder Journals – das sind nur einige der Dinge, die sich mit Text-Dateien gut erledigen lassen. In Windows lässt sich eine neue Text-Datei mit wenigen Schritten direkt in dem Ordner anlegen, in dem sie gebraucht wird.
Microsoft bietet eine Möglichkeit, eine neue, leere Text-Datei über das Rechtsklick-Menü im Datei-Explorer zu erstellen. Dazu geht man wie folgt vor:
Als Erstes den Datei-Explorer öffnen und zu dem Ordner navigieren, in dem die Text-Datei erstellt werden soll.
Nun mit der rechten Maustaste in den Ordner klicken, sodass ein Menü erscheint.
Hier folgen Klicks auf Neu, Textdokument.
Die Textdatei erhält einen Standardnamen, Neues Textdokument.txt. Gleichzeitig wird dieser Vorgabe-Dateiname ist hervorgehoben.
Jetzt einen neuen Namen für die Datei eingeben und mit [Enter] bestätigen. Wem der Standard-Name vorerst ausreicht, weil er keine Rolle spielt, kann auch einfach direkt auf [Enter] drücken.
Wer schnell eine Notiz schreiben will, kann dies mit OneNote machen. Noch schneller lässt sich eine neue Notiz öffnen, wenn diese Funktion direkt mit nur zwei Klicks jederzeit erreichbar ist. Das geht, indem eine entsprechende Kachel ins Start-Menü integriert wird.
Die Kachel Neue Notiz lässt sich mit der Windows 10-App von OneNote 16.0.10325.20049 oder neuer einrichten.
Diese Spezial-Kachel lässt sich wie folgt ins Start-Menü einbauen:
Zunächst die OneNote-App aufrufen.
Jetzt oben rechts auf den Button mit den drei Punkten klicken, sodass das Menü erscheint.
Hier die Funktion Kachel „Neue Seite“ an Start anheften aufrufen.
Fertig! Beim Antippen der Kachel Neue Notiz startet OneNote und öffnet sofort automatisch eine neue Seite in den Schnellen Notizen. Jetzt kann die Notiz direkt eingetippt werden.
Tipp: Wer manuell nach Updates für die OneNote-App suchen will, kann im Microsoft Store zum Bereich für Downloads und Updates wechseln.
