In Word lassen sich Dokumente mit Kommentaren versehen. Das ist besonders praktisch, wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten und sich über Details absprechen wollen. Welcher Name als Autor angezeigt wird, lässt sich frei verändern.
Im Gegensatz zum PC ist das Tippen am Smartphone nicht besonders bequem. Denn man spürt gar keinen Druckpunkt, und die Tasten sind viel zu klein. Einfacher geht’s, wenn eMails und andere Texte diktiert werden können.
In jedem Word-Dokument sind dank der verwendeten Vorlage Überschriften, Text-Stile und einige weitere Designs bereits vorab integriert. Die wichtigsten Stile werden dabei oben im Menü direkt auf dem Tab „Start“ angeboten. Mehr Formate lassen sich ebenfalls in der Vorschau ansehen.
Wo in einem Word-Dokument der Text auf der linken Seite beginnen soll, lässt sich einstellen. Dadurch lassen sich zum Beispiel Kapitel und untergeordnete Inhalte leicht umsetzen.
Zur Strukturierung von großen Word-Dokumenten gibt es Überschriften und weitere Absatz-Formate. In einigen Fällen kann es auch sinnvoll sein, vor Haupt-Überschriften, etwa für Kapitel, eine neue Seite anzufangen. Auch das kann Word automatisch erledigen.
In Word lassen sich nicht nur normale Texte verfassen, sondern auch ganze Bücher oder eBooks. In diesem Fall werden die Seiten oft auf der Vorder- und der Rückseite bedruckt. Dazu gibt es in Word eine besondere, zweiseitige Ansicht.
Gerade in großen Word-Dateien ist es mitunter schwer, die Übersicht zu behalten. Wenn keine Überschrift-Formate zum Einsatz kommen, über die man durch das Dokument navigieren könnte, muss man sich anders behelfen. Zum Beispiel mit Miniatur-Ansichten.
Dynamische Inhalte lassen sich in einem Word-Dokument einfügen, indem Felder zum Einsatz kommen. So können Datums-Angaben oder Seiten-Zahlen automatisch aktualisiert werden. Das Problem: Felder sieht man nicht auf den ersten Blick.
Text in einem Word-Dokument muss nicht statisch sein. Über Felder lassen sich Inhalte auch dynamisch ermitteln. Das können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Anzahl der Seiten in einem Dokument sein, die oben oder unten auf dem Papier stehen sollen. Wird ein Dokument gedruckt, sollten vorher die Felder auf den neuesten Stand gebracht werden.
Die meisten verwenden die Text-Verarbeitung Microsoft Word zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen oder auch Briefen. Allerdings steckt in diesem Programm viel mehr als nur die Funktion zum Erfassen, Speichern und Ausdrucken von Text-Seiten. Publikationen lassen sich in Word unter anderem durch Illustrationen auflockern.
Kurze Texte lassen sich schneller erfassen – man spart also Zeit. Wer einen langen Text erhalten hat, kann ihn von macOS zusammenfassen lassen. Die praktische Funktion ist in jedem Mac enthalten.
Möchte man einen Text von einer Website kopieren, um ihn woanders weiter zu nutzen, kopiert man ihn nach der Auswahl über [Strg]+[C] oder die rechte Maustaste. Auf Wunsch lässt sich markierter Text aber auch direkt kopieren. So spart man Zeit.
Vorlesen hilft oft, wenn man einen Text nicht oder kaum verstehen kann. Am Mac ist die Vorlese-Funktion von Apple an Bord. Bei Windows sieht die Sache schon schwieriger aus. Eine mögliche Lösung dafür ist Balabolka.
Beim Verfassen umfangreicher Dokumente stellt man oft erst im Verlauf der Arbeit fest, dass eine andere Reihenfolge sinnvoller wäre. Muss man dann manuell über die Zwischen-Ablage arbeiten, wird das schnell kompliziert. Einfacher geht das mit der Gliederungs-Ansicht.
Wenn man im Schreib-Programm Microsoft Word einen neuen Satz oder Absatz beginnt, wird das erste Wort von selbst großgeschrieben. Wer das nicht will, schaltet die entsprechende Option einfach ab.
Als Schreib-Programm ist Microsoft Word ja unterfordert. Was gibt es nicht alles für Funktionen, die zwar nützlich sein können, aber oft von der eigentlichen Aufgabe, einen Text zu schreiben, ablenken. Eine gute Alternative für den Mac ist iA Writer.
Wer Texte auf einem Foto oder einer Scanvorlage weiterverarbeiten möchte, muss den Text in der Vorlage vorher durch eine OCR-Software erkennen lassen. Das geht auch online – und Software installieren zu müssen.
Nicht jeder will für sein Textbearbeitungs-Programm bezahlen. Muss man oft auch gar nicht, Suiten wie LibreOffice machen die Gratis-Nutzung möglich. Wie in Word lässt sich auch in LibreOffice-Writer die standardmäßig genutzte Schriftart leicht anpassen.
Mit der Word-Textverarbeitung lassen sich Dokumente nicht nur im hauseigenen Word-Format speichern, sondern zum Beispiel auch als PDF. Ein Export als Bild ist aber nicht vorgesehen – eigentlich. Dabei geht das leichter als gedacht.
