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So funktioniert die Verwaltung im Online-Shop reibungslos

09.08.2018 | Von Jörg Schieb

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Auch in einem Online-Shop fallen zahlreiche betriebswirtschaftliche Prozesse und administrative Aufgaben an, die es zu bewältigen gilt. Denn hat sich ein solcher erst einmal auf dem Markt etabliert, so gehen jeden Tag zahlreiche Bestellungen ein, die bearbeitet werden müssen. Spätestens dann, wenn der Web-Shop viele Kunden oder zahlreiche verschiedene Produkte im Sortiment hat, wird es kompliziert. Wer dann nicht auf computergestützte Hilfe setzt, der verliert schnell den Überblick.

Wer als Online-Shop-Betreiber zufriedene Kunden haben möchte, der sollte vor allem auf schnelle Lieferung setzen. Denn nur so kann ein Web-Shop der Konkurrenz standhalten. Dafür ist es jedoch essentiell, dass alle Waren immer ausreichend vorrätig sind.

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Übersichtliche Warenwirtschaft

Hat man nur eine kleine Produktpalette und wenig Kunden, so mag das zu Beginn auch ohne ein entsprechendes Programm möglich sein. Doch spätestens, wenn der Kundenstamm wächst oder sich die Produktpalette erweitert, ist es ohne computergestützte Hilfe kaum noch möglich, den Überblick zu behalten.


Dann kann ein professionelles Wawi-System für eine übersichtliche Warenwirtschaft sorgen. Denn dieses zeigt an, wenn Waren zuneige gehen und nachbestellt werden müssen. Damit sind Lieferengpässe und unzufriedene Kunden passé. Daneben kann ein Shop-Betreiber ebenfalls mithilfe des Systems seine Bestellungen verwalten.

Selbst diejenigen, die auf mehreren Plattformen ihre Waren verkaufen, behalten mit einer solchen Lösung den Überblick. Denn über ein Warenwirtschaftssystem lassen sich sämtliche Bestellungen abrufen und bearbeiten. So erhält jeder Kunde seine bestellte Ware zeitnah und vollständig.

 

Lieferscheine und Rechnungen einfach erstellen

Zu den täglichen Aufgaben eines Online-Shop-Betreibers zählt nicht nur das Versenden der georderten Waren, sondern ebenfalls das Erstellen von Lieferscheinen und Rechnungen. Zwar ist es nicht Pflicht, einen Lieferschein im Paket beizulegen, jedoch ist dies für beide Seiten nützlich. Durch die Auflistung der gelieferten Produkte ist eine bessere Übersichtlichkeit gewährleistet.

Denn ein Lieferschein erleichtert es dem Kunden, die Sendung auf Vollständigkeit zu überprüfen. Ist eines der georderten Produkte erst zu einem späteren Zeitpunkt lieferbar, so kann das ebenfalls auf dem Schein vermerkt werden. Wer ein Muster für den Lieferschein als Vorlage verwendet, der spart zusätzlich Zeit. Dank diesem ist er im Handumdrehen erstellt.

Das Schreiben von Rechnungen ist eine weitere Aufgabe, die Online-Shop-Betreiber erledigen müssen. Diese müssen gesetzlichen Richtlinien entsprechen und folgende Aspekte beinhalten:

  • Rechnungsdatum
  • Spätestes Zahlungsdatum
  • Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer
  • Produktumfang
  • Auslieferungsdatum
  • Netto-Betrag
  • Umsatzsteuer

Auch für dies Erstellung von Rechnungen gibt es spezielle Vorlagen, dank denen keine wichtigen Angaben vergessen werden.

Cobanams / Pixabay

 

Saubere Buchführung

Weiterhin ist jeder Selbstständige dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Wer teure Nachzahlungen vermeiden möchte, der sollte alle Geschäftsvorfälle sauber auflisten. Dies ist nicht nur wichtig für die Vorlage bei der Finanzbehörde, sondern hilft dem Online-Shop-Betreiber ebenfalls, einen Überblick über seine Finanzen zu behalten.

Zwar ist es möglich, diese Aufgabe an einen Buchhalter oder Steuerberater auszulagern, jedoch können sich das vor allem kleinere Shops oftmals nicht leisten. Doch mithilfe einer professionellen Software ist es auch für diejenigen mit wenig Erfahrung in diesem Bereich kein Problem, selbst Bücher zu führen.

Damit sich nicht am Ende des Geschäftsjahres ein riesiger Berg an Belegen angehäuft hat, ist es ratsam, diese Arbeit regelmäßig zu erledigen. So behält man den Überblick und kann bei möglichen Problem direkt reagieren.




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