Chaos beseitigen, Datenträger ordnen: Verzeichnisse

Es gibt viele technische Maßnahmen , die zur digitalen Ordnung beitragen. All die sind aber nur ein Tropfen auf den heißen Stein, wenn ihr sie nicht konsequent anwendet. Das geht um so einfacher, wenn ihr euch im Vorfeld einmal Gedanken um ein Konzept macht. Wir zeigen euch, worauf ihr achten solltet!

Lasst euch nicht abschrecken: Das muss keine riesige Ausarbeitung sein, die riesige Aufwände bei der Umsetzung erfordert. Viel wichtiger ist, dass diese Ordnung für euch passt, ihr euch aktiv dafür entschieden habt.

Sinnvolle Ordnerstrukturen schaffen

So alt wie das Prinzip der Ordner schon sein mag, so unverändert wichtig ist es. Zumindest für eine grobe Unterteilung von Dateien in unterschiedliche Sparten oder Bereiche. Auch wenn der ein oder andere Anwender sich ohne einen einzigen Ordner nur durch die Suche und das richtige Taggen von Dateien in seinen Dateien zurechtfindet, die Verwendung einer sinnvollen Ordnerstruktur hilft vor allem dann, wenn es schnell gehen muss. Das intuitive „Ablaufen“ eines Weges im Verzeichnisbaums ist – wenn dieser sinnvoll aufgebaut ist – schnell und effizient.  Natürlich helfen die richtige Benennung und das Taggen der Dateien zusätzlich!

Wie aber sieht eine entsprechende Ordnerstruktur aus? Das hängt ganz davon ab, zu welchem Zweck ihr Dateien verarbeitet.

• Habt ihr unterschiedliche Anwendungsbereiche? Dateien für die Arbeit, die Familie, den Verein? Dann macht es Sinn, die als oberste Ebene der Verzeichnisstruktur zu nehmen und dann weiter zu strukturieren. Nach Projekten in der Firma, Familienmitgliedern etc.
• Hat eure Arbeit eine zeitliche Komponente, wie beispielsweise Rechnungen oder Nebenkostenabrechnungen? Dann kann es Sinn machen, die als weitere Ordnungsebene zu verwenden.
• Verzettelt euch nicht: So ungünstig es ist, alle Dateien in einem Ordner zu haben, zu viele Unterebenen in den Ordnern sind auch nicht gut. Für die meisten Anwender reicht es, drei bis vier Verzeichnisebenen zu verwenden. Nur, wenn die Projekt komplexer werden, sollten es mehr werden.   
• Idealerweise bekommt ihr eine Eindeutigkeit hin: Die Verzeichnisse sind so beschaffen, das seine Datei nur in ein Verzeichnis gehören kann. Das ist natürlich eine Idealvorstellung, die sich meist nicht vollständig umsetzen lassen wird. Je näher ihr dem Anspruch aber kommt, desto besser ist es.
• Wie bei den Dateien sind auch bei den Verzeichnissen sprechende Namen wichtig.

Einheitliche Dateinamen verwenden

Der Name eurer Dateien ist der erste Kontaktpunkt zu den Inhalten. Dass dieser besser nicht „Datei1“, „Datei2“ etc. lauten sollte, ist intuitiv klar. Ihr solltet aber zusätzlich auch darauf achten, dass die Namen einer einheitlichen Ordnung folgen. Für viele Anwender helfen diese Ideen:

• Wenn es wichtig ist, von welchem Datum eine Datei ist, dann stellt dem Namen das Datum in der Form jjmmtt (also für den 25.01.2026 beispielsweise 260125). Die Betriebssysteme zeigen Euch zwar das Datum der Datei auch als Metainformation an, allerdings ist das immer das Datum der letzten Veränderung, der sich auch bei nicht inhaltlichen Änderungen wie Formaten verändert. Euer manuelles Datum gibt den inhaltlichen Stand der Datei an.
• Für den reinen Dateinamen gilt: So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Diese beiden Anforderungen haben eines gemeinsam: Er muss sprechend sein. Verwendet Abkürzungen. Wo sie Sinn machen, aber nicht zu Verwirrung führen können. „Bauplan für das neue wunderschöne Gartenhaus“ ist ebenso ungeeignet wie „BPGRTHS“. Wie wäre es stattdessen mit „BPlan_Gartenhaus“?
• Manche Dateien sind Entwürfe, andere finale, abgestimmte Versionen. Wenn das für euch wichtig ist, dann hängt ans Ende des Dateinamens den Status der Datei an, beispielsweise „_Entwurf“ oder „_final“
• Die Datei-Erweiterung (zum Beispiel .DOC) gebt ihr nicht manuell ein, sondern wählt sie automatisch über den Dateityp des Programms, in dem ihr die Datei erzeugt!

Zusammengenommen: 260125_BPlan_Gartenhaus_Entwurf enthält alle wichtigen Informationen zur Datei, ohne zu lang zu sein.