Outlook: Kalender freigeben – aber richtig
Wenn ihr in einem Team gemeinsam arbeitet, dann kommt es oft auch darauf an, gemeinsam Termine abzustimmen. In Outlook könnt ihr Kalender freigeben. Da können kleine Fehler aber große Auswirkungen haben!
Festlegen des ersten Wochentags im Kalender
Land, Region, Sprache, teilweise gar persönliche Vorliebe bestimmen, ob eine Woche nun mit dem Sonntag oder dem Montag beginnt. Da sollte dann auch der Kalender die entsprechende Darstellung unterstützen, denn man gewöhnt sich daran, dass die linke Kalenderspalte immer den ersten Tag anzeigt, und ist das nicht der Fall, dann kann schon mal der eine oder andere Termin versäumt werden.
Windows 10 stellt den ersten Wochentag zuerst einmal komplett automatisch anhand der Regionaleinstellungen ein. Sind sie nun im englischen Sprachraum. wo der erste Wochentag der Sonntag ist, dann können Sie die Ansicht aber problemlos wieder so ändern, dass Sie sich zurechtfinden.
Freie Wahl in den Regionaleinstellungen
Unter Einstellungen, Alle Einstellungen, Zeit und Sprache, Datum und Uhrzeit, dann unten unter Formate auf „Datums- und Uhrzeitformat ändern“ klicken. Dort lässt sich unter „Erster Wochentag“ direkt als erste Einstellung der erste Tag der Woche auswählen. Klassischerweise also Sonntag oder Montag, auch wenn alle Wochentage zur Auswahl stehen.
Eigenen Hintergrund im Windows-Kalender verwenden
Die Kalender-App von Windows 10 zeigt, wie die Mail-App auch, als Hintergrund ein ganzseitiges Bild an. Welches Bild erscheinen soll, lässt sich auf Wunsch leicht anpassen. Denn schließlich gefällt nicht jedem das standardmäßig angezeigte Bild.
Hintergrund in der Kalender-App lässt sich mit folgenden Schritten anpassen:
- Als Erstes wird die Kalender-App gestartet – etwa per Klick auf das aktuelle Datum im Startmenü.
- Jetzt auf der linken Seite im Menü das Zahnrad-Symbol anklicken.
- Rechts wird eine Leiste eingeblendet. Hier folgt ein Klick auf Personalisierung.
- Nun weiter nach unten scrollen und bei der Überschrift Hintergrund ein anderes der vorgegebenen Bilder auswählen. Alternativ dazu kann auf den Button Durchsuchen geklickt und dann ein eigenes Foto von der Festplatte ausgewählt werden.
Eigene Farbe für die Mail- und Kalender-App in Windows 10 festlegen
Ab sofort können Nutzer selbst festlegen, wie die Mail- und Kalender-Apps von Windows 10 aussehen sollen. Dazu gibt’s jetzt eine neue Personalisierungs-Option. Damit kann unter anderem der Farbton angepasst werden, in dem die jeweilige App angezeigt werden soll.
Wer das ausprobieren will, führt einfach die folgenden Schritte aus:
- Zunächst muss die Mail- oder die Kalender-App erst einmal gestartet werden. Am einfachsten geht das, indem man zuerst auf den Start-Button klickt und dann die passende Kachel aus dem Startmenü antippt oder anklickt.
- Unten links im App-Fenster findet sich ein Zahnrad-Symbol, über das man die Randleiste mit den Einstellungen einblenden kann.
- Hier folgt nun ein Klick auf den Menüpunkt „Personalisierung“.
- Oben hat man nun die Wahl zwischen verschiedenen Farbtönen für die App. Alternativ dazu kann sich die App in der Farbe auch automatisch an den momentan eingestellten Windows-Farbton anpassen. Dazu die Option „Meine Windows-Akzentfarbe verwenden“ markieren.
Anwesenheitszeiten in Teams festlegen
Einen Termin mit einem Kollegen festmachen oder herausfinden, wann der am besten erreichbar ist? Keine einfache Aufgabe. Es sei denn, die Anwesenheitszeiten sind gepflegt. Holt das schnell nach!
Anwesenheit und Kalender
Der Kalender gibt in vielen Fällen Auskunft darüber, ob ihr im Büro seid oder nicht. Allerdings setzt das voraus, dass ihr Termine eingetragen habt und diese auch korrekt sind. Dabei sind einige Dinge wichtig:
- Legt die Kalenderberechtigungen so fest, dass die Personen, die eure Termine sehen sollen, auch darauf zugreifen können. Dabei reicht es meist, die An- und Anwesenheitszeiten freizugeben. Die Details der Termine gebt nur für Personen frei, die diese wirklich sehen sollen.
- Stellt sicher, dass Ihr Termine (oder zumindest die belegten Zeiten) in allen Kalendern gepflegt habt. Oft werden für Projekte separate Kalender angelegt, die nicht mit eurem persönlichen verknüpft sind. Das führt schnell zu Verwirrungen und Terminen, die neu geplant werden müssen.
Verfügbarkeit in Teams
Die Verfügbarkeit (auch „Arbeitszeiten“ genannt) ist etwas anderes als der Kalender und die Termine darin: In den meisten Unternehmen gibt es so etwas wie Gleitzeit: Mitarbeiter können in einem festgelegten Zeitbereich anfangen, zu arbeiten. Der frühe Vogel ist dann schon um 07:00 Uhr am Arbeitsplatz, die Nachteule erst um 09:00 Uhr. Die Konsequenz davon ist aber auch, dass der Feierabend zu unterschiedlichen Zeiten beginnt. Das seht ihr in Teams am Kontaktfoto des Kollegen, die Einstellung in Teams selbst sucht ihr aber vergeblich.
Warum? Weil die Anwesenheitszeiten in Outlook eingestellt werden und Teams auf diese Einstellung in Outlook zugreift:
- Klickt in Outlook auf Datei > Optionen.
- Klickt dann im seitlichen Menü auf den Reiter Kalender.
- Unter Arbeitszeit könnt ihr festlegen, wann die Arbeitszeit beginnt und wann sie endet.
- Wenn ihr nicht jeden Tag arbeitet, dann könnt ihr unter Arbeitswoche auch noch eure normalen Arbeitstage festlegen.
Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf Termine an sich. Nur der markierte Bereich in Outlook, der die normalen Arbeitszeiten anzeigt, wird verändert. Natürlich könnt ihr (und jeder andere, der euch einlädt) Termine auch außerhalb dieser Zeiten einstellen!
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