Ein Blick in euren Kalender lässt euch erschrecken. Termin reiht sich an Termin, es bleibt nicht einmal Zeit, den Raum zu wechseln oder eine Biopause einzulegen. Wenn ihr das bei den von euch verantworteten Termin besser machen wollt: Outlook kann euch helfen!
Kalendereinstellungen in Outlook
Outlook ist die Schaltzentrale für alle Kommunikation sowohl im Unternehmen als auch im privaten Umfeld und damit auch meist der Terminkalender eurer Wahl. Die Einstellungen des Kalenders in Outlook erreicht ihr durch einen Klick auf Datei > Optionen > Kalender.
Die wichtigsten Einstellungen betreffen die „normale Arbeitszeit“ eurer Kontakte. In den meisten Fällen wird die im Firmenumfeld an den Wochentagen Montag bis Freitag und während der Tagstunden sein. Das kann aber von Beruf zu Beruf unterschiedlich sein, und bei hauptsächlich privater Nutzung erst recht. Unter Arbeitszeit könnt Ihr ganz detailliert auswählen, welcher Bereich des Kalenders in den Standardansichten angezeigt werden soll.
Keine Sorge, die Einschränkung findet nur in der Ansicht Arbeitswoche statt. Wenn ihr auf Woche umschaltet, dann bekommt Ihr den kompletten Kalender zu sehen, Buchen könnt ihr Termine außerhalb der Arbeitswoche natürlich immer.
Termine mit Reserve einrichten
Nun ist Outlook sehr strukturiert und geht von Terminen aus, die in halben Stunden gestückelt werden. Wenn der Kalender ausgebucht ist, dann reiht sich Termin an Termin, ohne Pause oder Lücke. Einen Termin um 5 Minuten zu verkürzen, damit die Teilnehmer einen Folgetermin erreichen können, ist aufwendig. Daher stellt das doch einfach direkt ein:
- Klickt in Outlook auf Datei > Optionen > Kalender.
- Unter Kalenderoptionen aktiviert die Einstellung Verkürzen von Terminen und Besprechungen.
- Im Standard werden jetzt kurze Termine (von bis zu einer Stunde) um 5 Minuten gekürzt, längere Termine um 10 Minuten.
- Die Länge der Verkürzung könnt Ihr für beide Terminlängen manuell verändern, indem Ihr auf die Auswahlliste neben der Option klickt und eure Wahl trefft.
Diese Verkürzungen gelten natürlich nur für Termine, die ihr selbst vereinbart habt. Wenn Ihr immer wieder Termine geschickt bekommt, die euch keine Zeit für Raumwechsel lassen, dann verweist die Einladenden doch auf diesen Artikel!
