Das PDF-Format ist für viele Anwender die optimale Lösung, um Dokumente auszutauschen. Die Dateien sind meist kleiner als die Word-Originale, das Format ist mit dem kostenlosen Adobe Reader plattformübergreifend lesbar und damit ein Standard. Früher war es so, dass Sie nur mit teurer Zusatzsoftware PDFs erzeugen konnten. Das ist bei macOS nicht der Fall: Apple hat viele Funktionalitäten direkt integriert.
Das PDF-Format ist für viele Anwender die optimale Lösung, um Dokumente auszutauschen. Die Dateien sind meist kleiner als die Word-Originale, das Format ist mit dem kostenlosen Adobe Reader plattformübergreifend lesbar und damit ein Standard. Früher war es so, dass Sie nur mit teurer Zusatzsoftware PDFs erzeugen konnten. Das hat sich mit Windows 10 geändert: Microsoft hat viele Funktionalitäten direkt integriert.
Immer mehr Unternehmen stellen auf Windows 10 um. Das hat vor allem den Vorteil, dass Sie viele Möglichkeiten haben, Touch- und Stiftbedienung zu nutzen. Eine Vielzahl der aktuellen Notebooks bringt Touchscreen und Stift direkt mit. Und dann stellen Sie fest, dass Ihre IT die Installation von Zusatzsoftware unterbindet. Da wird beispielsweise das Kommentieren von PDF-Dateien schwierig. Keine Sorge: Es geht auch mit Bordmitteln!
PDF-Dateien sind der Standard, wenn Sie ein Dokument elektronisch weitergeben, es aber schreibgeschützt halten wollen. Der kostenlose Adobe Reader genügt, und der Empfänger kann es lesen. Eine Veränderung ist dann allerdings nicht möglich. Nun gibt es Situationen, in denen zumindest einige Felder vom Empfänger ausgefüllt werden sollen. Das geht dann nur mit dem kostenpflichtigen Adobe Acrobat oder einem anderen Tool. Es sei denn, Sie haben Microsoft Word installiert!
Wer mit anderen Dokumente austauschen möchte, verschickt häufig PDFs. Denn mit einem PDF kommt praktisch jeder klar – egal ob Windows, MacOS oder Mobilgerät. Anzeigen lassen sich PDFs eigentlich immer. Wer selbst solche PDFs erstellen und/oder bearbeiten will, braucht allerdings häufig Hilfe, da die bordeigenen Mittel meist nicht ausreichen.
Microsoft hat lange Jahre versucht, das hauseigene XPS-Format als Alternative und Konkurrenz zu Adobes PDF-Format zu etablieren. Ohne wirklich sichtbaren Erfolg allerdings. PDF ist und bleibt das Format, in dem die meisten Dokumente ausgetauscht werden. Vor allem dann, wenn sie schreibgeschützt sein sollen. Ungünstig ist dies, wenn Sie eine PDF-Datei bearbeiten müssen. Das zugehörige Tool von Adobe ist teuer und nicht mal eben schnell installiert. Das ist aber auch gar nicht nötig, solange Sie Microsoft Word installiert haben!
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Seit Windows 10 beherrscht das Betriebssystem auch das PDF-Format direkt im Standard. Das ist schon daran zu erkennen, dass Ihr PC ohne Ihr Zutun einen Drucker namens Microsoft Print to PDF installiert hat, der aus dem zu druckenden Dokument eine PDF-Datei macht.
Wenn Sie nun eine PDF-Datei vorliegen haben und diese bearbeiten wollen, dann öffnen Sie den Windows Explorer und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf deren Namen. Wählen Sie dann Öffnen mit > Word 2016.
Word nimmt nun die PDF-Datei und erkennt den darin befindlichen Text. Bilder und andere Elemente werden unverändert gelassen und wieder an Ihre ursprüngliche Stelle im Dokument eingeordnet.
Dieses Verfahren funktioniert auch bei eingescannten Dokumenten, die ja quasi rein aus Grafik bestehen. Der Hintergrund: Microsoft verwendet die auch bei Office Lens verwendete und bewährte Texterkennung.
Werden im Firefox-Browser PDF-Dokumente ausgedruckt, sehen hier mitunter Zeichen im Text oder in Tabellen anders aus als erwartet. Das Problem tritt zwar nur bei einigen PDF-Dateien auf, es gibt aber eine Lösung dafür.
Während betreffende PDFs bei der Anzeige auf dem Monitor richtig dargestellt werden, kann das beim Ausdruck auf Papier anders sein. Damit auch die Ausgabe auf dem Drucker korrekt stattfindet, kann man den kostenlosen Foxit Reader nutzen.
Nach der Installation von Foxit Reader wird die PDF-Datei zunächst wie gewohnt in Mozilla Firefox geöffnet. Dann oben in der dunklen Leiste auf das Speichern-Symbol klicken – anschließend lässt sich auswählen, dass das Dokument im Foxit Reader geöffnet werden soll.
Von diesem Freeware-Tool aus kann das PDF-Dokument dann ohne Probleme über den integrierten Befehl zum Drucken zu Papier gebracht werden – mit den richtigen Schriften.
Sollen einige Formulare per eMail verschickt werden, wird das oft zum Problem: Scannt man sie ein und macht daraus ein PDF, ist dieses oft zu groß. Dann kann die Nachricht nicht gesendet werden. Besser, man schrumpft die PDF-Datei zuerst.
Hier die nötigen Schritte, um eine PDF-Datei mit eingescannten Dokumenten kleiner zu machen:
Manchmal liegen Infos im Web nur in Form von PDF-Dateien vor. Wer solche Dokumente weiter bearbeiten möchte, hat dann ein Problem – denn Inhalte aus PDFs sind oft nur schwer kopierbar. Es sei denn, man nutzt OneNote.
Um mit dem Notiz-Programm OneNote Inhalte aus PDF-Dateien zu kopieren, sollte zunächst ein PDF-Programm wie Adobe Reader oder Foxit Reader installiert haben. Beide Programme stehen im Internet zum kostenfreien Download bereit.
Anschließend folgende Schritte ausführen:
Früher brauchte man für PDF-Dokumente immer den Acrobat Reader oder eine gleichwertige Software. Mit Windows 10 ist das einfacher: Hier lassen sich PDFs direkt mit dem Edge-Browser ansehen – und enthaltene Formulare sogar ausfüllen.
Behörden und andere Institutionen bereiten Papier-Formulare oft mit Textfeldern auf. So können sie auf Wunsch auch direkt am Computer ausgefüllt werden. Das Ausfüllen funktioniert direkt in Microsoft Edge.
Später können die Eingaben des Nutzers in das Formular nicht nur ausgedruckt, sondern auch als separate PDF-Datei gespeichert werden. Dazu innerhalb der PDF auf eine freie Stelle klicken. Edge blendet dann oben eine Leiste ein. Hier auf das Disketten-Symbol klicken, einen Ordner und Namen für die Datei auswählen, fertig.
Wer die Tastatur bevorzugt, drückt gleichzeitig [Strg]+[Umschalt]+[S]. Dadurch öffnet sich ebenfalls das Dialogfeld Speichern unter.
