PDF-Dateien sind das Standardformat für Dokumente, die – möglichst – unverändert sein sollen und zur Abstimmung von mehreren Personen durch eine Unterschrift abgenommen werden sollen. Das geht auch unterwegs!
PDFs im Reader unterschreiben
Der vermeintlich einfachste Weg, eine PDF-Datei zu unterschreiben, wäre das Ausdrucken, Signieren, Scannen und Weiterversenden des unterschriebenen Dokuments. Das ist aber alles andere als effizient! Wenn ihr einen PC oder Mac mit dem kostenlosen Acrobat Reader zur Verfügung habt, dann könnt ihr die Unterschrift darauf leisten.
- Nutzt die erweiterten Kommentarfunktionen unter Werkzeuge > Kommentare und Markierungen wie hier beschrieben.
- Manchmal ist es aber wichtig, bei einer Datei Felder auszufüllen und/oder diese dann nachher auch zu unterschreiben.
- Das könnt ihr unter Werkzeuge > Ausfüllen und Unterschreiben machen. Klickt auf das Symbol mit dem Cursor und platziert diesen da im Text, wo ihr etwas eintragen wollt.
- Wenn die Originaldatei Formularfelder enthält, dann wird der Cursor gleich passend positioniert. Gebt frei den Text ein, den ihr in der PDF hinterlegen wollt.
- Um eine Unterschrift einzufügen, klickt auf Unterschreiben. Ihr könnt durch Unterschrift hinzufügen entweder euren Namen in einer Schreibschrift einfügen oder mit der Maus beziehungsweise einem Stift eine echte Unterschrift malen.
- Setzt einen Haken bei Unterschrift speichern, dann könnt ihr diese auf dem Rechner, auf dem ihr sie eingegeben habt, jederzeit wieder abrufen.
Adobe Acrobat Pro: Die Vollversion mit erweiterten Features
Für regelmäßige PDF-Bearbeitung bietet Adobe Acrobat Pro deutlich mehr Möglichkeiten. Die aktuelle Version 2026 bringt KI-gestützte Funktionen mit:
- Intelligente Felderkennung: Die Software erkennt automatisch, wo Unterschriften oder Eingaben benötigt werden
- Biometrische Unterschriften: Unterstützung für biometrische Daten bei Tablet-Stiften für rechtssichere Signaturen
- Batch-Verarbeitung: Mehrere Dokumente gleichzeitig unterschreiben
- Cloud-Integration: Nahtlose Synchronisation zwischen Desktop und mobilen Geräten
Unterschreiben auf iPhone/Android
Der Adobe Reader ist auf dem Smartphone mittlerweile deutlich leistungsfähiger geworden. Seit dem großen Update 2025 stehen auch mobile Nutzer viel bessere Funktionen zur Verfügung:
- Öffnet die PDF-Datei direkt in der Adobe Acrobat Reader App (kostenlos in App Store und Google Play)
- Tippt auf das Stift-Symbol am unteren Bildschirmrand und wählt Ausfüllen & Unterschreiben
- Die App erkennt automatisch Unterschriftsfelder und markiert sie blau
- Tippt auf ein Feld und wählt zwischen Text eingeben oder Unterschrift erstellen
- Für Unterschriften: Malt mit dem Finger oder Apple Pencil/S Pen die Signatur auf dem Bildschirm
- Neue Funktion: Unterschrift aus Foto – fotografiert eure handschriftliche Unterschrift auf Papier, die App digitalisiert sie automatisch
- Die App speichert eure Unterschrift verschlüsselt für zukünftige Verwendung
- Tippt auf Fertig und wählt, ob ihr das Dokument teilen oder in der Cloud speichern wollt
Alternative Apps für mobile PDF-Signierung
Neben Adobe gibt es mittlerweile starke Alternativen:
SignNow: Speziell für Unternehmen, unterstützt Workflows mit mehreren Unterzeichnern
PandaDoc: Kombiniert PDF-Signierung mit Vertragsmanagement
HelloSign (Dropbox Sign): Einfache Bedienung, gute Integration in bestehende Workflows
Apple-Geräte: Die native Markup-Funktion in der Dateien-App kann PDFs unterschreiben
Android: Google Drive bietet grundlegende PDF-Bearbeitung inklusive Unterschriften
Rechtliche Aspekte digitaler Unterschriften
Digitale Unterschriften sind in Deutschland und der EU rechtlich anerkannt. Unterscheidet wird zwischen:
- Einfache elektronische Signatur: Handgemalte Unterschrift in PDF-Dokumenten, rechtlich bindend bei den meisten Verträgen
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Mit Zertifikat gesichert, für wichtigere Dokumente
- Qualifizierte elektronische Signatur: Höchste Sicherheitsstufe, gleichwertig mit handschriftlicher Unterschrift
Für die meisten alltäglichen Dokumente reicht die einfache elektronische Signatur völlig aus.
Tipps für sichere PDF-Signierung
- Verwendet immer die neueste Version eurer PDF-App
- Aktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung bei Cloud-basierten Diensten
- Prüft vor dem Unterschreiben nochmals alle Inhalte
- Speichert signierte Dokumente an sicheren Orten
- Bei sensiblen Dokumenten: Verwendet Apps mit End-zu-End-Verschlüsselung
Das digitale Unterschreiben von PDFs ist heute so einfach und rechtssicher wie nie zuvor. Ob am Desktop oder unterwegs auf dem Smartphone – die Tools sind ausgereift und für jeden Anwendungsfall geeignet.
Zuletzt aktualisiert am 19.02.2026
