Alle reden vom papierlosen Büro – doch in Wahrheit wird auch heute noch viel gedruckt. Manches muss auf Papier gedruckt werden, anderes lässt sich so besser verarbeiten. Während Privatleute eher wenig ausdrucken, sieht das in Unternehmen schon ganz anders aus. Hier werden oft riesige Mengen Papier gedruckt. Und ab einem gewissen Umfang lohnt es sich, sich Gedanken darüber zu machen, wie – und wo – man eigentlich druckt oder drucken lässt.
Managed Print Service (MPS) ist in diesem Zusammenhang der Schlüsselbegriff. Es gibt unterschiedliche Definitionen, was darunter zu verstehen ist. Auf einen Aspekt können sich aber alle Definitionen einigen: Der Anwender erlangt sowohl die Kontrolle, als auch die Transparenz über seine Druckerflotte.
Das hilft im Idealfall nicht nur Geld zu sparen, sondern steigert auch die Produktivität im Unternehmen. Zudem wird die Sicherheit erhöht, wenn es um den Umgang mit Daten und Dokumenten geht. Wenn alles optimal läuft, wird auch die Umwelt nachhaltig entlastet – ein Aspekt, der bei den verschärften ESG-Anforderungen von 2026 noch wichtiger geworden ist.
Um die Lösung nutzen zu können, muss der Anwender nicht viel tun. Genau genommen sind bei den Anbietern nur drei Schritte erforderlich:
- Die Anforderungen an den neuen Drucker bestimmen
- Die Entscheidung für ein Modell
- Die Registrierung des Druckers
Wozu wird der Managed Print Service gebraucht?
In den meisten Unternehmen werden 1 bis 3 Prozent der Jahreserlöse für die Erstellung von Dokumenten ausgegeben. Handelt es sich um eine Druckerlandschaft, die nicht gemanaged ist, muss vermutlich noch mehr Geld ausgegeben werden.
Allerdings wissen viele Unternehmen gar nicht so genau, wofür das Geld eigentlich ausgegeben wird. Das Konzept des Managed Print Services sorgt dafür, dass Anwender die volle Kontrolle über alle genutzten Drucker und die entsprechenden Druckkosten erlangen.
Der Service bietet aber noch weitere Vorteile: So werden mit dem MPS nicht nur der Papierverbrauch, sondern auch die Stromkosten gesenkt und die Umwelt geschont. Die verschiedenen Lösungen, die im Bereich des MPS angeboten werden, sind dabei behilflich, die entstehenden Kosten aufzuschlüsseln und diese zuzuordnen.
Zudem wird das Drucken jederzeit ermöglicht und die Vertraulichkeit gewahrt. Ein weiterer Vorteil: Die Druckaufträge werden wirtschaftlich sinnvoll zu den Druckern geroutet, welche für den Druckauftrag am besten geeignet sind. Moderne KI-gestützte Routing-Systeme optimieren dabei nicht nur nach Kosten, sondern auch nach Verfügbarkeit, Standort und Workload-Verteilung.
Auch die Druckaufträge lassen sich mit dem MPS nicht nur archivieren, sondern auch schnell wiederfinden. Diese können dann nach vorgegebenen Abläufen weiter bearbeitet werden – oft vollautomatisiert durch Workflow-Integration.
Die Vorteile des Managed Printer Service im Überblick:
- Bestens geeignet für das Controlling
- Optimale Transparenz über die Druckumgebung
- Schonend für den Geldbeutel
- Kostenreduzierung für Toner und Verbrauchsmaterialien
- Reduzierter Strom- und Papierverbrauch
- Kein Lager für Tinte und Toner
- Komfortabel für Mitarbeiter
- Steigerung der Produktivität
- Entlastung der User-Helpdesk Mitarbeiter
- Entlastung im Einkauf
- Optimale Sicherheit durch Zero-Trust-Konzepte
- ESG-konform und umweltschonend
- Compliance mit DSGVO und aktuellen Datenschutzbestimmungen
So läuft der Prozess ab
Zunächst findet ein Assessment statt, in welchem eine Analyse präsentiert wird. Diese fokussiert sich auf die gesamte Drucklandschaft und berücksichtigt sämtliche Aspekte der Druckerumgebung. Dabei lernt der Anwender seine Ist-Situation kennen und erfährt dabei wie die Drucker genutzt werden und wodurch welche Kosten verursacht werden.
Außerdem werden potenzielle Sicherheitslücken im Unternehmen aufgedeckt. Zeitgleich werden die Ziele des Anwenders definiert. Dabei spielt natürlich nicht nur die Reduzierung der Druckkosten eine Rolle. Der Anwender hat in der Regel konkrete Vorstellungen davon, was außerdem noch mit dem MPS erreicht werden soll.
Moderne Assessment-Tools nutzen dabei Machine Learning, um Druckmuster zu analysieren und Optimierungspotenzial zu identifizieren. Die Datenanalyse erfolgt DSGVO-konform und anonymisiert, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Sobald der Anwender erst einmal verinnerlicht hat, was sich mit dem Service alles erreichen lässt, kommen schnell Ideen auf, welche Felder im Unternehmen verbessert werden sollen. Sobald die Ist-Situation herausgearbeitet wurde, wird das Soll-Konzept festgelegt. Dieses Konzept beinhaltet die optimierte Druckerlandschaft unter Berücksichtigung aller Softwarelösungen. Dies kann eine Ergänzung aller bestehenden Drucker zu neuen Drucksystemen oder auch der Austausch sämtlicher Altgeräte sein.
Volle Kontrolle und verlässliche Sicherheit
Je nach Zielsetzung des Anwenders ist die Software dabei behilflich, die volle Kontrolle über alle Geräte zu erlangen. Die Kosten können dem Verursacher dann ganz genau zugeordnet werden und sämtliche Druckaufträge werden an den kostengünstigsten und geeigneten Drucker gesendet. Zudem bleiben die Dokumente sowohl für Absender als auch für Adressat vertraulich.
Dafür eignet sich eine Software, mit welcher der Anwender über einen verschlüsselten und somit sicheren Weg kommuniziert. Moderne MPS-Lösungen setzen dabei auf End-to-End-Verschlüsselung und Zero-Trust-Sicherheitsarchitekturen. Auf diese Weise können automatische Lieferungen der Verbrauchsmaterialien realisiert werden.
Ein gutes MPS-Tool ermöglicht dem Anwender das Einstellen von Genehmigungs- und Berechtigungsstufen, welche die volle Kontrolle gewährleisten. Multi-Faktor-Authentifizierung und biometrische Freigabe-Systeme sorgen dabei für maximale Sicherheit. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter um wichtigere Dinge als die Bestellung von Tinte und Toner kümmern.
Predictive Analytics sorgen zudem dafür, dass Verbrauchsmaterialien automatisch nachbestellt werden, bevor sie ausgehen. IoT-Sensoren in modernen Druckern melden den Füllstand in Echtzeit und ermöglichen eine just-in-time Lieferung.
Von Erfahrungen profitieren
Das maßgeschneiderte und auf die Bedürfnisse des Anwenders angepasste Soll-Konzept sollte diesen überzeugen. Es wird in der Regel vom Ersteller präsentiert, sodass genug Zeit bleibt aufkommende Fragen zu stellen. Dabei ist es wichtig, dass sich der Anwender nicht von Marketing-Phrasen beeindrucken lässt und darauf besteht, dass der Ersteller in die Tiefe einsteigt. Schließlich geht es letztendlich um Geld.
Die Konzepte können entweder vom Provider oder vom Consulting-Unternehmen durchgeführt werden. Dabei gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile in Bezug auf beide Varianten. Consulting-Unternehmen sind unabhängig und gerade deshalb sehr beliebt.
Ein MPS-Dienstleister greift dabei auf Erfahrungen zurück, welche er aus der Praxis kennt. Auf diese Weise gibt es auch keine bösen Überraschungen. Für welche Variante sich der Anwender entscheidet, bleibt ihm selbst überlassen. Wichtig ist, dass das Konzept zum Unternehmen passt und auch hybrid-work-Szenarien berücksichtigt.
Gerade in Zeiten von Remote Work und flexiblen Arbeitsmodellen müssen MPS-Konzepte auch Home-Office-Drucker und mobile Drucklösungen einbeziehen. Cloud-basierte Print-Services ermöglichen es Mitarbeitern, von überall aus sicher zu drucken – sei es im Büro, im Home Office oder unterwegs.
Zuletzt aktualisiert am 09.03.2026
