Eigentlich wollt Ihr nicht gestört werden, aber wenn der Chef anruft, dann soll der natürlich durchkommen. Was wie die Quadratur des Kreises aussieht, lässt sich in MS Teams leicht umsetzen.
Videokonferenzen haben unsere Art zu arbeiten fundamental verändert: Wir können schnell und ohne lange Reise Menschen in aller Welt erreichen. Auf der anderen Seite sind wir damit natürlich nahezu immer und überall erreichbar. Das kann schon nerven, vor allem wenn Konzentration für eine Aufgabe nötig ist. Es bietet sich an in Teams den Status Nicht stören zu setzen:
- Klickt auf Euer Profilbild oben rechts in Teams, dann auf aktuellen Status unten rechts neben Eurem Namen.
- Klickt auf Nicht stören.
Unter der Symbolleiste von Teams erscheint nun ein Infotext, dass nur dringende Nachrichten durchgelassen werden. Um festzulegen, welche Absender wichtige Nachrichten senden, klickt auf Einstellungen ändern in diesem Infotext.
- Teams zeigt Euch eine Liste der bereits angelegten Prioritätskontakte an.
- Um den Status eines Kontakts als Priorität zu löschen, klickt auf das Kreuz rechts vom Namen.
- Um einen neuen Kontakt mit Priorität hinzuzufügen, sucht diesen durch Eingabe des Namens unter Kontakte hinzufügen aus der Kontaktliste heraus oder gebt dessen E-Mail-Adresse ein, wenn er nicht zu Eurer Organisation gehört.
Erweiterte Benachrichtigungsoptionen nutzen
Seit 2024 hat Microsoft die Benachrichtigungssteuerung in Teams deutlich verbessert. Ihr könnt jetzt noch granularer festlegen, was durchkommt und was nicht. In den Einstellungen > Benachrichtigungen findet Ihr mittlerweile eine Vielzahl von Optionen:
Besonders praktisch ist die neue Zeitbasierte Nicht-Stören-Funktion. Damit könnt Ihr feste Zeiten definieren, in denen Ihr grundsätzlich nicht gestört werden wollt – etwa für Deep-Work-Phasen am Vormittag. Die KI-gestützte Erkennung lernt dabei aus Eurem Verhalten und schlägt automatisch optimale Zeiten vor.
Intelligente Durchbruch-Regeln
Die neueste Version von Teams (2026) bringt intelligente Durchbruch-Regeln mit. Diese analysieren nicht nur wer Euch kontaktiert, sondern auch den Kontext der Nachricht. Nachrichten mit Worten wie „dringend“, „Notfall“ oder „sofort“ können automatisch durchbrechen – auch von Kollegen, die nicht in Eurer Prioritätsliste stehen.
Ihr könnt diese KI-Funktion in den erweiterten Benachrichtigungseinstellungen aktivieren und die Sensitivität anpassen. Drei Stufen stehen zur Verfügung: „Konservativ“ (nur echte Notfälle), „Ausgewogen“ (auch wichtige Projekte) und „Durchlässig“ (alle potentiell wichtigen Themen).
Integration mit Microsoft Copilot
Seit Ende 2025 arbeitet Teams eng mit Microsoft Copilot zusammen. Der KI-Assistent kann während Eurer „Nicht stören“-Zeit eingehende Nachrichten analysieren und bei wirklich wichtigen Themen eine Zusammenfassung erstellen. Diese bekommt Ihr dann gebündelt, sobald Ihr wieder verfügbar seid.
Copilot erkennt dabei auch wiederkehrende Muster: Wenn Euch drei verschiedene Personen zum gleichen Projekt kontaktieren, wird das als Priorität eingestuft. Besonders clever: Die KI lernt aus Euren Reaktionen und wird über die Zeit immer besser darin, wichtige von unwichtigen Nachrichten zu unterscheiden.
Teams Phone Integration
Für Unternehmen mit Teams Phone gibt es zusätzliche Möglichkeiten. Anrufe von externen Nummern können automatisch an die Voicemail weitergeleitet werden, während interne Anrufe je nach Absender durchkommen oder blockiert werden. Die Voicemail wird dabei automatisch transkribiert und als Text-Nachricht zugestellt.
Mobile Optimierungen
Die Teams Mobile App hat 2026 deutlich verbesserte „Nicht stören“-Funktionen bekommen. Besonders praktisch: Die automatische Synchronisation mit dem Handy-Modus „Nicht stören“. Wenn Ihr Euer Smartphone stumm schaltet, erkennt Teams das und aktiviert automatisch den entsprechenden Status.
Auch die Standort-basierte Automatisierung wurde ausgebaut. Teams erkennt, wenn Ihr im Büro, im Homeoffice oder unterwegs seid und kann entsprechend unterschiedliche Benachrichtigungsprofile aktivieren.
Fazit: Mehr Kontrolle über Eure Erreichbarkeit
Die Kontakte, die Ihr als Priorität festgelegt habt, können Euch auch erreichen, wenn Euer Status „Nicht stören“ ist. Ihr könnt sie auf dem beschriebenen Weg jederzeit anpassen. Beispielsweise, wenn der Chef dann doch zu sehr nervt.
Die neuen intelligenten Funktionen machen es deutlich einfacher, die richtige Balance zwischen Erreichbarkeit und konzentriertem Arbeiten zu finden. Probiert die verschiedenen Optionen aus und findet heraus, welche Kombination für Euren Arbeitstyp am besten funktioniert. Mit etwas Feintuning wird Teams zu einem deutlich weniger aufdringlichen Begleiter im Arbeitsalltag.
Zuletzt aktualisiert am 20.02.2026
