Aufgaben verteilen: Microsoft Planner
Täglich arbeitet Ihr an einer Vielzahl von Themen. Die wollen koordiniert und geplant sein. Der Microsoft Planner kann Euch dabei viel Aufwand abnehmen!
Aufgaben verteilen mit Microsoft Planner
Nichts ist so schön wie die Verteilung von Aufgaben an Andere. Sie kennen die Bedeutung des Begriffes „Team“? Toll, ein anderer macht´s! Aber ernsthaft: Die Erfahrung zeigt, dass das Verteilen von Aufgaben auf Zuruf nicht das optimale Vorgehen ist. Zu schnell gehen Aufgaben verloren und werden so nicht oder nur verspätet erledigt. Microsoft hat das erkannt und in Office 365 den Microsoft Planner als (Online-) Programm hinzugefügt.
Der Task-Manager als Allzweckwerkzeug
Wenn auf Ihrem Windows 10-PC etwas nicht rund läuft, dann sind die Möglichkeiten vielfältig. Bevor Sie allerdings in die Tiefen der Fehleranalyse einsteigen und dabei Systemeinstellungen verändern, nutzen Sie die auf den ersten Blick nicht ganz so naheliegende Möglichkeit: Den Task-Manager. Der bietet nämlich eine Menge an Funktionen, die Ihr System wieder rund bekommen.
Windows 10: Sicherung beim Hochfahren
Bevor große Änderungen am PC gemacht werden, wie z.B. Austausch von Hardware oder das Aktualisieren von Systemtreibern oder Einstellungen, ist es wichtig, zuerst einen Wiederherstellungspunkt zu erstellen. Mit einem Trick kann Windows bei jedem Hochfahren einen Sicherungspunkt anlegen.
Es kann allerdings sein, dass die System-Wiederherstellung gar nicht aktiv ist. Das lässt sich nachschlagen, indem nach Klick auf den Start-Button nach Systemwiederherstellung gesucht wird. Dann in den Einstellungen auf Konfigurieren, Computerschutz aktivieren, OK klicken.
Jetzt [Win]+[R] drücken, regedit eingeben, auf OK und Ja klicken und dann den Pfad HKEY_LOCAL_MACHINE, SOFTWARE, Microsoft, Windows NT, CurrentVersion, SystemRestore öffnen. Hier einen neuen DWORD-Wert (32-Bit) anlegen, der SystemRestorePointCreationFrequency genannt wird. Als Wert 0hinterlegen.
Neue Aufgabe einrichten
Nun im Startmenü nach Aufgabenplanung suchen und das Resultat aufrufen. Dort eine neue Aufgabe erstellen. Als Namen dann Punkt beim Hochfahren erstellen eintragen; bei den Optionen festlegen, dass die Aufgabe auch ausgeführt werden soll, wenn der Benutzer nicht angemeldet ist. Zudem auch das Ausführen mit den höchsten Berechtigungen markieren.
Als Auslöser auf Neu klicken und dann festlegen, dass die Aufgabe beim Hochfahren starten soll. Schließlich eine neue Aktion hinzufügen und das Programm powershell.exe hinterlegen. Als Argument diesen Befehl eintragen:
-ExecutionPolicy Bypass -Command „Checkpoint-Computer -Description \“My Restore Point Startup\“ -RestorePointType \“MODIFY_SETTINGS\““
Zum Schluss die neue Aufgabe speichern. Wurde alles richtig gemacht, erstellt Windows nun bei jedem Start einen Wiederherstellungspunkt, auf den das System später bei Bedarf zurückgesetzt werden kann.
Outlook schneller nutzen
Wer in einem Büro arbeitet, muss auch eMails senden und empfangen. Oft kommt dabei Outlook zum Einsatz, das zu Microsoft Office gehört. Zeit sparen lässt sich, wenn man als Outlook-Nutzer Abkürzungen für die Tastatur kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
- [Strg]+[1]: eMail-Ansicht aktivieren
- [Strg]+[2]: Zur Kalender-Ansicht umschalten
- [Strg]+[3]: Kontakte aufrufen
- [Strg]+[4]: Zu erledigende Aufgaben auflisten
- [Strg]+[5]: Notizen öffnen
- [Strg]+[6]: Zur Liste aller Ordner wechseln
- [Strg]+[7]: Zu den Verknüpfungen navigieren
- [Strg]+[8]: Journal aufrufen
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
Alte geplante Aufgaben bereinigen
Wird auf einem Windows-PC Software installiert, etwa Google Chrome, können dabei auch gleichzeitig Aufgaben geplant werden, die das Programm später im Hintergrund ausführen will. Das Problem: Beim Entfernen der Software bleiben diese geplanten Tasks oft ungewollt erhalten.
Dabei lassen sich alte geplante Aufgaben bei Bedarf auch manuell aus der zugehörigen Liste löschen. Dazu ist ein Eingriff in den Aufgabenplaner erforderlich:
- Zunächst auf Start klicken.
- Dann ins Suchfeld den Begriff Aufgabenplanung eintippen.
- Nun auf das erste Ergebnis klicken.
- Hier auf der linken Seite zur Aufgabenplanungs-Bibliothek navigieren.
- Dort lassen sich Einträge finden, die problemlos bereits entfernten Programmen zugeordnet werden können. Im Beispiel geht es um GoogleUpdate TaskMachineCore – den automatischen Update-Mechanismus von Chrome und Co.
- Nachdem der jeweilige Eintrag markiert ist, kann in der Spalte rechts auf Löschen geklickt werden.
Aufgabenliste mit Google Tasks App
Termine, Aufgaben, Erinnerungen: All das ist oft schwierig unter einen Hut zu bekommen. Um all dem Herr zu werden, legt Google jetzt mit seiner eigenen To-Do App nach.
Outlook-Ansichten kombinieren
In Outlook lassen sich unterschiedliche Ansichten auf Wunsch auch miteinander kombinieren. Besonders gut klappt dies beispielsweise mit dem Kalender und den Aufgaben. Beide Ansichten können parallel auf dem Monitor erscheinen.
Hier die nötigen Schritte, um in Outlook 2016 den Aufgaben-Bereich und den Kalender gleichzeitig einzublenden:
- Zunächst auf der linken Seite auf das Symbol für den Kalender klicken.
- Jetzt oben Menü den Tab Ansicht markieren.
- Nun im Bereich Layout das Symbol Tägliche Aufgabenliste öffnen.
- Hier den Eintrag Normal mit einem Haken versehen.
Dadurch blendet Outlook nicht nur eine Liste aller eingetragenen Termine ein, sondern zusätzlich auch eine Übersicht mit den fälligen Aufgaben.
