Oft ist es wichtig, dass das gesamte Team über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden gehalten wird. Sollen einige Dateien per eMail an die Kollegen verschickt werden, muss deswegen aber nicht jeder Empfänger alle Anlagen erhalten. Dies lässt sich über einen Umweg erzielen.
Microsoft Outlook bietet keine direkte Funktion an, über die die Anlagen einer Nachricht für CC-/BCC-Empfänger abgetrennt werden könnten. Das liegt aber nicht an Office, sondern ist eine Einschränkung durch das Protokoll zum Versenden von eMails (SMTP). Folgende Möglichkeiten gibt es jetzt:
Senden einer zweiten Kopie ohne Anhänge Nachdem Sie Ihre ursprüngliche Nachricht mit Anlagen gesendet haben, gehen Sie in Ihren Ordner Gesendete Objekte und leiten Sie die Nachricht an die weiteren Empfänger weiter. Sie können nun die Anhänge entfernen und auch eine kleine Notiz schreiben, dass Sie sie ohne Anhänge weitergeleitet haben.
Links zu den Anlagen senden Idealer und einfacher wäre es, die Anhänge an einem (sicheren) Ort zu platzieren, zu dem der/die Haupt-Empfänger ebenfalls Zugang hat (haben). Dies kann eine Netzwerkfreigabe oder auch eine der vielen heute verfügbaren File-Sharing-Websites wie OneDrive oder Dropbox sein.
Sie würden dann nur noch die Links zu diesen Dokumenten und Dateien in Ihrer E-Mail angeben. Die Personen, die es lesen müssen, können es bei Bedarf herunterladen.
Wer seine eMails sortiert hält, ist produktiver und spart Zeit. Damit sich Nachrichten auch unterwegs aus schneller verwalten lassen, verfügt die mobile Gmail-App über Touch-Gesten. Die lassen sich bei Bedarf auch an die eigene Arbeitsweise anpassen.
Zum Archivieren, Löschen, Verschieben oder Markieren von eMails können die Gesten in der Gmail-App für iOS und Android wie folgt angepasst werden:
Zunächst wird Gmail durch Antippen des App-Symbols gestartet.
Jetzt oben links auf das Drei-Striche-Symbol tippen, sodass das Menü erscheint.
Nun die Einstellungen aufrufen.
Hier zur Rubrik Allgemeine Einstellungen, Aktionen beim Wischen wechseln.
Nun lässt sich für das Wischen nach links bzw. rechts jeweils die Aktion anpassen.
Können über das eMail-Programm Microsoft Outlook keine Nachrichten mehr gesendet oder empfangen werden, ist nicht immer ein Software-Fehler daran schuld. Das Problem liegt oft auch nicht an der Internet-Verbindung – sondern manchmal schlicht an einer falschen Einstellung.
Ähnlich wie beim System die Netzwerk-Verbindung über den Flugmodus gekappt werden kann, verfügt auch Outlook über einen eigenen eingebauten „Netzstecker“, mit dem sich sämtliche Verbindungen zum Senden und Empfangen von eMails unterbinden lassen.
Ob dieser sogenannte Offline-Modus momentan eingeschaltet ist oder nicht, ist im Hauptfenster von Microsoft Outlook etwas versteckt zu erkennen: Am besten einen Blick in die rechte untere Ecke werfen. Bei aktivem Offline-Modus erscheint hier ein entsprechender Hinweis in der Statusleiste.
Der Offline-Modus kann oben über das Outlook-Menü aktiviert und deaktiviert werden. Dazu im Menüband zum Tab Senden/Empfangen wechseln und dann ganz rechts auf den Button Offline arbeiten klicken.
Wer die erweiterten Funktionen von Microsoft Outlook nicht braucht, greift als Windows-User oft auf die integrierte Mail-App zurück. Neben Outlook.com-/Hotmail-Konten versteht die sich auch mit Gmail und IMAP-Accounts prima. Im Posteingang werden unwichtige eMails automatisch ausgefiltert. Wer das nicht will, schaltet den Filter ab.
Der Posteingang mit Relevanz lässt sich in Windows Mail von Windows 10 wie folgt deaktivieren:
Zunächst im Startmenü auf die Mail-Kachel klicken.
Danach folgt unten links ein Klick auf das Zahnrad-Icon, wodurch die Einstellungen geöffnet werden.
Nun zur Rubrik Lesen schalten, falls vorhanden.
Hier findet sich unterhalb der Überschrift Posteingang mit Relevanz eine Liste mit allen in der App eingerichteten eMail-Accounts.
Nachdem das gewünschte Konto aus der Liste ausgewählt wurde, kann mithilfe des Schalters direkt darunter festgelegt werden, ob der zweigeteilte Posteingang mit automatischer Sortierung aktiv sein soll oder eben nicht.
Wer bei Twitter Direkt-Nachrichten sendet und empfängt, kann sehen, wann diese gelesen wurden. Wer mehr Privatsphäre haben will, kann diese Funktion auch abschalten. Wer selbst keine Bestätigungen sendet, kann aber auch nicht sehen, ob die eigenen gesendeten Nachrichten gelesen wurden.
Die Funktion für Bestätigungen lässt sich über die Twitter-Einstellungen an- und abschalten. So geht man dazu vor:
Wer über die Browser-Versionen von Microsoft Office-Programmen gemeinsam mit anderen an Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen arbeitet, will sich auch über die Inhalte absprechen. Microsoft macht dies einfach und hat eine Chat-Funktion direkt in die Online-Apps integriert.
Wer beim Arbeiten an Office-Dokumenten mit anderen Kollegen reden möchte, hält in der oberen rechten Ecke des Browser-Fensters Ausschau nach dem Chat- oder Skype-Symbol. Ein Klick darauf öffnet nämlich eine entsprechende Randleiste am rechten Rand. Hier können alle Teilnehmer Nachrichten eingeben, die für die anderen Bearbeiter zu sehen sind.
Übrigens: Wer mit anderen an einem Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle arbeitet, kann jederzeit an den farbigen Markierungen erkennen, an welcher Position gerade jemand anders Änderungen vornimmt. Die Markierungen tragen dabei jeweils den Vor- und Nachnamen der Person, die aktuell ebenfalls an der Office-Datei arbeitet.
Mit den sogenannten Labels können eMails in Google Mail bequem archiviert und sortiert werden. Da ist es gut möglich, dass man beim IMAP-Zugriff auf Gmail von unterwegs oder über ein Desktop-Programm nicht alle eMail-Ordner sehen und downloaden will. Das weiß auch Google und bietet Schalter an, mit dem sich jeder Ordner einzeln ein- oder ausblenden lässt.
Gmail-Labels lassen sich in Microsoft Outlook, Apple Mail, Mozilla Thunderbird und weiteren eMail-Clients, die über das IMAP-Protokoll auf den eMail-Dienst von Google zugreifen, wie folgt ausblenden:
Dann mit dem eigenen Google-Konto anmelden, falls nötig.
Jetzt erscheint neben jedem Label (Ordner) ein Häkchen namens In IMAP anzeigen. Per Klick lässt sich hier festlegen, auf welche Labels der Zugriff möglich sein soll und welche eMail-Ordner eben nicht heruntergeladen werden sollen.
Wer in einem Büro arbeitet, muss auch eMails senden und empfangen. Oft kommt dabei Outlook zum Einsatz, das zu Microsoft Office gehört. Zeit sparen lässt sich, wenn man als Outlook-Nutzer Abkürzungen für die Tastatur kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
[Strg]+[1]: eMail-Ansicht aktivieren
[Strg]+[2]: Zur Kalender-Ansicht umschalten
[Strg]+[3]: Kontakte aufrufen
[Strg]+[4]: Zu erledigende Aufgaben auflisten
[Strg]+[5]: Notizen öffnen
[Strg]+[6]: Zur Liste aller Ordner wechseln
[Strg]+[7]: Zu den Verknüpfungen navigieren
[Strg]+[8]: Journal aufrufen
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
