Buchführung

Der Trend zum Home Office ändert eine Menge. Es werden nicht nur mehr Videokonferenzen abgehalten, sondern es landen auch viele andere Aufgaben in der Cloud. Die Digitalisierung schreitet voran – auch in der Buchhaltung und im Rechnungswesen.

Klar: Auch die Buchhaltung wird zunehmend digitalisiert – auch ohne Corona. Doch Corona beschleunigt die ohnehin vorhandene Entwicklung. Nicht jeder kleine Beleg muss heute noch auf Papier eingereicht und mit drei Stempeln und vier Unterschriften versehen werden. Es reicht häufig, den Beleg zu scannen oder zu fotografieren, um ihn dann digital zu verbuchen.

Digitalisierung hilft Kosten zu sparen

Ist so etwas erst einmal vernünftig und durchgängig eingerichtet, lassen sich damit Kosten sparen. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Jede(r) kann auf Belege und Buchungen zugreifen, unabhängig vom Aufenthaltsort. In Zeiten von vermehrtem Homeoffice ist das natürlich schon allein ein enormer Vorteil.

Selbstverständlich müssen dann die nötigen Rechte eingerichtet werden, damit nur die Personen Belege und Buchungen einsehen, genehmigen und ändern dürfen, die dazu auch wirklicj berechtigt sind. Entsprechend spezialisierte Software erledigt das mit geringem Aufwand.

Der Begriff “Buchhaltung” bezeichnet die Abteilung im Unternehmen, die sich mit der Buchführung befasst. Diese bezeichnet also die eigentliche Tätigkeit sowie die dahinterstehende Methodik. Die Buchhaltungs-Abteilung besteht aus einem oder mehreren Buchhaltern. Der umfassendere Begriff Rechnungswesen findet hierfür ebenfalls oft Verwendung.

Prozesse automatisieren und Dokumente erzeugen

Es zieht auch zunehmend Künstliche Intelligenz (KI) ins Rechnungswesen ein: Die Programme von Lexware zum Beispiel sind vielseitig und lernfähig. Wer als Selbständiger oder Freiberufler regelmäßig Angebote schreiben muss, kann sie mit der Software Lexoffice auf Knopfdruck in eine Auftragsbestätigung und später in eine Rechnung umwandeln. Diese im PDF-Format, denn Rechnungen als Word-Dokument oder Excel-Datei sind verboten.

Sollte kein Zahlungseingang zu verzeichnen sein, kann die Software ebenso automatisch auch Mahnungen verschicken. Ein nahtloser Übergang der verschiedenen Arbeitsschritte. Vollständig automatisierte Prozesse. Das hilft nicht nur in großen Unternehmen weiter, sondern eben auch bei Freiberuflern und Selbständigen.

Dashboards: Übersicht über Einnahmen und Ausgaben

Genauso einfach lässt sich eine praktische Übersicht über Einnahmen und anstehenden Ausgaben erstellen: Auf Wunsch werden auch ausstehende Zahlungen und sogar Steuertermine berücksichtigt. Ideal, um für Liquidität zu sorgen. Das Dashboard in Lexoffice zeigt auf Wunsch offene Rechnungen an, präsentiert aktuelle Kontostände und Zahlungsflüsse.

Lexware ist bekannt für seine Steuer-Software: Damit kann jeder einfach und bequem seine individuelle Steuererklärung anfertigen – und zum zuständigen Finanzamt senden. Lexoffice geht sehr viel weiter. Auf Knopfdruck lassen sich alle nötigen Formulare erstellen und erzeugen, auch die zur Umsatzsteueranmeldung und vieles andere mehr. Wenn alle Dokumente – auch Belege – lückenlos erfasst und gesoeichert werden, geschieht das nahezu ohne weiteres Zutun.

Aber auch, wer einen Steuerberater hat und braucht, erspart sich – und auch dem Steuerberater – Aufwand und Zeit. Denn mit der Software lassen sich die Belege erfassen, zuordnen und schon vorbuchen. Das erleichtert die nachfolgenden Arbeitsschritte und Prozesse enorm.

Der Nutzen liegt auf der Hand – und der Spareffekt ist erheblich.