Schon Freiberufler und Selbständige müssen bewusst und klug ihre Ressourcen verwalten und planen – das gilt aber erst Recht für Unternehmen, egal welcher Größe. Mit Hilfe sogenannter ERP-Programme (Enterprise Ressourca Planning) ist das auch computergestützt möglich. Es gibt viele solcher Programme – mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen.

Vor dem Beginn der ERP-Implementierung

Vor der Einführung eines geeigneten ERP-Programmes (wie zum Beispiel SAP), haben Verantwortlich in den meisten Fällen bereits ein entsprechendes Lastenheft erstellt, das die Anforderungen und Wünsche aller Abteilungen an die neue Software beschreibt.

In dieser Phase können die definierten Prozesse bei Bedarf noch einmal angepasst und geändert werden, bevor die Software offiziell eingeführt wird. Um ein möglichst großes Optimierungspotenzial auszuschöpfen, ist es hilfreich, sich nicht allzu sehr auf den Ist-Zustand der Geschäftsabläufe zu konzentrieren, sondern vielmehr auf die zukünftigen Lösungsansätze.

Sofern das Lastenheft von allen Beteiligten abgenommen wurde, erstellt der ERP-Anbieter ein sogenanntes Pflichtenheft. Darin enthalten sind alle für die ERP-Implementierung auszuführenden Aufgaben, wie z.B. die Anpassung der Software.

Viele Unternehmen setzen im Vorfeld der ERP-Einführung auch auf sog. ERP-Berater, die bei der Bedarfsanalyse und der Auswahl des geeigneten Anbieters unterstützen. ERP-Berater sind aber nicht die finalen Entscheider, wenn es um die Auswahl der geeigneten Software geht.

Der nächste Schritt vor der Einführung:
Die Testversion der ERP-Software

Für einen reibungslosen Ablauf bei der ERP-Einführung ist es unerlässlich, ein der tatsächlichen Software entsprechendes Testsystem zu installieren. Um sich möglichst früh mit dem Thema ERP vertraut machen zu können, sollten alle Mitarbeiter, die künftig mit der neuen Software arbeiten, Zugriff auf die Testsoftware haben. Zudem ist dieser Abschnitt der ERP-Implementierung extrem wichtig, um potenzielle Schwachstellen und Hindernisse noch vor der eigentlichen Live-Schaltung zu erkennen und zu beheben.

Gerade in der Testphase wird sich herausstellen, ob alle Prozesse und Aspekte berücksichtigt wurden, oder ob seitens des Anbieters noch Optimierungsbedarf besteht. Optimal genutzt werden kann die ERP-Testversion, wenn sie über firmenspezifische Daten verfügt. Im Anschluss an die Testphase wird die eigentliche ERP-Software eingerichtet und je nach Bedarf und definierten Anforderungen angepasst.

Mögliche Probleme oder eventuell notwendige Änderungen werden meist erst während der Test- und Umstellungsphase sichtbar. Der Umstand, dass nach der Implementierung noch einiges geändert oder verbessert werden muss, zieht nicht nur eine weitere Bearbeitung nach sich, auch die Kosten können hierdurch rapide ansteigen.

Während der Testphase muss das alte, abzulösende Programm, parallel betrieben werden, damit das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt wird.

Datenaufbereitung für das neue ERP-System

Da das zukünftige ERP-System gewisse Daten als Grundlage benötigt, müssen zuerst sämtliche alten Daten aus den vorherigen Systemen aufbereitet, gepflegt, erweitert und in ein für das ERP-System passendes Format gebracht werden. Dafür bereitet der ERP-Anbieter die entsprechenden Daten auf und übergibt diese dann den zuständigen Anwendern zur Pflege und Erweiterung.

Dieser Schritt der ERP-Implementierung kann sehr zeitaufwendig werden und sollte bei der ERP-Planung nicht unterschätzt werden. Häufig werden auch nur grundlegende Stammdaten wie Kontaktdaten, Kundenstämme, Artikel, Lieferanten und Stücklisten übernommen. Ist die Datenpflege abgeschlossen, kommt es zu einer eingehenden SAP-Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter.

Die Mitarbeiterschulung

Bei der Schulung für das ERP-Programm haben Unternehmen die Möglichkeit, entweder alle betreffenden Mitarbeiter daran teilnehmen zu lassen oder sich auf die Schulung von zuvor festgelegten sogenannten „Key-Usern“ zu konzentrieren. Sind nur die Key-User an diesem Prozess beteiligt, können zwar die Kosten in gewisser Weise etwas gesenkt werden, gleichzeitig kann es allerdings auch zu einem höheren internen Zeitaufwand kommen. Grund hierfür ist, dass das Wissen, das in den ERP-Schulungen erworben wurde, an die Kollegen im laufenden Tagesgeschäft weitergegeben werden muss.

Hilfreich sind in dem Fall genaue Dokumentationen der vermittelten Informationen sowie Screenshots zur besseren Veranschaulichung. Zusätzlich kann der ERP-Anbieter mit informativen Schulungsunterlagen und Prozessdokumentationen für alle Mitarbeiter bei der internen Wissensvermittlung unterstützen. Sobald die Anwender bzw. die Mitarbeiter das Okay geben, sich ausreichend geschult fühlen und alle Abläufe präzise dokumentiert wurden, ist dieser Teil der ERP-Implementierung abgeschlossen. Danach folgt der Datenimport, der anschließend noch auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden muss.

Das „Go-Live“ des ERP-Programms

Erst wenn alle oben aufgeführten Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, kann die neue ERP-Software erstmalig in Betrieb genommen werden. Dabei wird empfohlen, das alte System vollständig abzuschalten. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass vereinzelte Mitarbeiter eventuell an der gewohnten Software festhalten, was für die Nutzung des neuen ERP-Systems natürlich nicht zielführend wäre. Bei der Live-Schaltung und auch der ersten Zeit danach ist es zudem sehr wichtig, dass sowohl Key-User als auch die Verantwortlichen des ERP-Anbieters dem restlichen Personal mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Die Anwender sollten sich bereits vor der Einführung auf das neue ERP-Programm einlassen, um ein unternehmensweit zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen. Außerdem ist es ratsam, sich an den Leitlinien und Dokumentationen des Anbieters sowie dem ausgearbeiteten Lastenheft zu orientieren.

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Bei der Planung und Einführung einer neuen ERP-Lösung kommt es in vielen Betrieben bei den betroffenen Mitarbeitern zu einem gewissen Unmut. Zum einen hat sich das altbewährte System in den Köpfen des Personals etabliert – zum anderen sind sie alltägliche Abläufe gewohnt, die jetzt plötzlich umstrukturiert werden sollen. Das führt häufig zu Konfliktsituationen im Unternehmen. Angestellten ist daher anzuraten, sich dem ERP-Projekt gegenüber offen zu zeigen und der neuen Software-Umgebung eine Chance zu geben.

Folglich ist es auch die Aufgabe von Geschäftsleitung, ERP-Anbieter und Key-Usern, alle späteren Anwender des ERP-Programms schon frühzeitig in die Planungen einzubeziehen und mit dem System vertraut zu machen. Zeigen Sie Ihrem Personal die Vorteile des ERP-Programms für den Unternehmenserfolg auf und wie es den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter erleichtert.

Alleingänge sind bei einem derart großen Projekt wie der Einführung eines neuen ERP-Systems nicht möglich und zudem überaus kontraproduktiv. Anwender, Key-User, Geschäftsleitung sowie Anbieter und Schulungsleiter sollten daher so eng wie möglich zusammenarbeiten. Nur so kann gemeinsam ein effektives ERP-System etabliert werden – zum Vorteil des gesamten Unternehmens. Bei Problemen der Mitarbeiter oder technischen Schwierigkeiten sollte immer das Gespräch gesucht und für eine ganzheitliche Lösung gesorgt werden.

Die aktuellen Anforderungen an ERP-Systeme und ERP-Software sind hoch. In den letzten Jahren standen ERP-Anbieter vor der Herausforderung, immer leistungsfähigere Anwendungen im Bereich Enterprise-Ressource-Planning zu entwickeln. Damit Sie später einwandfrei mit Ihrem ERP-System arbeiten können, ist eine fehlerfreie Installation im Zuge der ERP-Einführung zwingend erforderlich. Um eine reibungslose ERP-Implementierung zu gewährleisten, müssen verschiedene Anforderungen und Systemvoraussetzungen erfüllt werden.

Zusammenfassung:
Die einzelnen Phasen der klassischen ERP-Einführung im Überblick:

  • Vorbereitende und organisatorische Maßnahmen
  • Eingehende Prozessanalyse (Lastenheft)
  • Bestimmung des Ist-Zustands des Unternehmens
  • Festlegung entsprechender Optimierungen
  • Auswahl geeigneter Module und Funktionserweiterungen
  • Testphase mit vorläufiger ERP-Testversion
  • Umstellung des gesamten Unternehmens auf das neue System
  • Schulung der Mitarbeiter