Manchmal hat ein Dokument eine gewisse Vertraulichkeit, und Sie möchten sicherstellen, dass es nur von einer berechtigten Person geöffnet werden kann. Die einfachste Möglichkeit ist die Vergabe eines Kennwortes, das Sie den Berechtigten zukommen lassen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine PDF-Datei verschlüsseln lassen können.

Die kostenlose Version des Acrobat Readers unterstützt die Vergabe von Kennwörtern nicht, hier müssen Sie einmal mehr ein Abonnement der kostenpflichtigen Version erwerben. Wenn es sich aber nur um einzelne Dateien handelt, dann ist der Webdienst SmallPDF eine gute Alternative. Auf den können Sie am Tag zwei PDF-Dateien hochladen, ein Passwort hinterlegen und dann die passwortgeschützte PDF-Datei wieder herunterladen. Der Empfänger kann diese ohne Eingabe des Kennworts nicht öffnen.

Das Kennwort, das Sie vergeben, müssen Sie dem Empfänger natürlich noch zukommen lassen. Am besten auf einem anderen Weg als das Dokument, beispielsweise per SMS. WhatsApp oder Telefon. So stellen Sie sicher, dass ein Unberechtigter, der auf die E-Mail mit der PDF-Datei  zugreifen kann, das Kennwort nicht direkt mit findet.

Bei den beschriebenen Webdiensten müssen Sie natürlich immer das Vertrauen haben, dass diese die hochgeladenen (und damit zumindest kurzfristig auf deren Servern gespeicherten) Dateien nicht in irgendeiner Weise weiterverwenden!