Habt ihr auch das Gefühl, dass die Dinge einfach zu lange dauern und ihr irgendwo auf dem Weg vom Start bis zum fertigen Dokument Zeit verliert? Es wäre so schön, wenn man den Finger darauflegen könnte und die Ursache erkennen würde. Tatsächlich aber sind es oft viele Kleinigkeiten, die euch im Zusammenspiel behindern und Zeit kosten. Grund genug, uns einmal die häufigsten Zeitfresser anzuschauen!
Typische Stolperfallen
Die Geschwindigkeit, in der wir arbeiten müssen, macht es uns oft schwer, mit all den eingehenden E-Mails, Anhängen, Dokumenten Schritt zu halten. Eine E-Mail ist der Standard-Eingang für viele Informationen, mit denen ihr arbeiten müsst. Der Posteingang im Standard aber wie ein ungeordneter Schreibtisch, auf den jeder, der etwas von euch will, einfach etwas draufwirft: Ohne Struktur, ohne Ordnung. Da passiert es schnell, dass ihr den Überblick verliert. Wenn das einmal passiert ist, dann ist es schwer, wieder zurück zu einem strukturierten Normalbetrieb zu kommen. Typische Ursachen dafür sind:
- Zu viele Anhänge in E-Mails: Der ein oder andere Absender will effizient sein und packt in eine E-Mail diverse Anhänge zu unterschiedlichen Themen. Das führt schnell dazu, dass ihr einen bestimmten Anhang nicht mehr wiederfindet, wenn ihr nicht umgehend dafür sorgt, dass die Anhänge an dem Ort der Festplatte/der Cloud abgelegt werden, wo ihr sie wiederfindet.
- Allgemeines Mail-Chaos: Auch ohne Anhänge sind E-Mails prädestiniert dafür, Chaos zu verursachen. Auch wenn es Anwender gibt, die darauf schwören, in einem ungeordneten Posteingang durch geschickte Suche alle E-Mails sofort zu finden: Das Risiko ist hoch, dass ihr trotzdem Minuten oder gar Stunden suchen müsst, um die eine gerade benötigte E-Mail zu finden.
- Doppelte Dateien: Wenn ihr zwischen verschiedenen Dokumenten und Apps hin- und herwechselt, dann liegen die Dateien oft nicht in ein und demselben Ordner, sondern verteilen sich über die Verzeichnisse und Laufwerke eures Rechners. Wenn dann noch die Cloud als Speicher hinzukommt, kann es ganz undurchsichtig und chaotisch werden.
Hier zeigen wir euch, wie ihr hier zumindest mit annehmbarem Aufwand aufräumen könnt und euch mit einer individuellen Struktur auf der Festplatte/der Cloud helfen könnt, gar nicht erst in dieses Chaos zu rutschen!
- Wiederholende Tätigkeiten manuell ausführen: Egal, welche Art von Dokumenten ihr erzeugt und bearbeitet, manche Dinge macht ihr immer und immer wieder. Ob Stundenabrechnung, Brief mit Briefkopf oder eine E-Mail an einen bestimmten Verteilerkreis: Wenn ihr diese gleichen/fast identischen Dokumente immer manuell neu erstellt, dann leistet ihr eine Menge unnötigen Aufwand: So gut wie alle Office-Programme erlauben es, digitale Vorlagen zu erstellen. In denen müsst ihr dann nur noch die aktuellen Informationen eintragen. Wie das geht, zeigen wir euch später.
Analysieren Eurer Arbeitsweise
Neben den technischen Herausforderungen kommen noch solche hinzu, die rein in eurer individuellen Arbeitsweise liegen:
- Ablenkungen kosten Zeit: Es mag toll sein, auf dem Smartphone oder Tablet unterwegs mal eben ein Dokument durchzusehen oder zu erstellen. Allerdings laufen auf diesen Geräten auch viele andere Anwendungen, die euch gern mal mit Hinweisen erfreuen: eine neu eingegangene E-Mail oder WhatsApp, ein neuer Artikel zu eurem Lieblingsthema, ein empfohlener Instagram-Post und vieles mehr lenken euch ab. Und ob ihr die Nachricht lest oder nicht, es kostet euch Zeit, weil es euch aus dem Arbeitsrhythmus reißt. Die Lösung: Wenn ihr konzentriert arbeiten wollt, dann deaktiviert alle Benachrichtigungen! Jedes Betriebssystem hat einen Fokus- oder „Nicht stören“-Modus.
- Parallele Aufgaben und Anwendungen: Viele Anwender arbeiten parallel an mehreren Aufgaben und wechseln damit schnell zwischen Anwendungen und Daten. Allerdings ist die Vermutung, dass sie damit effizient sind, falsch! Der dauernde Wechsel zwischen Apps und Aufgaben reißt euch aus der einen Tätigkeit heraus und zwingt euch zu einem (wenn auch kurzen) Einarbeiten in die nächste. Neben diesem Zeitverlust verursacht die so entstehende Unruhe Stress, der euch schneller müde macht. Setzt euch besser feste Zeitfenster, in denen ihr nur eine Aufgabe bearbeitet und nicht zu einer anderen abspringt. Wenn ihr kürzere Abstände wählt – beispielweise 30 Minuten – dann könnt ihr sowohl konzentriert arbeiten als auch mehrere Themen voranbringen, stresst euch aber deutlich weniger und seid so effizienter!
