Outlook ist schon in der Basisversion ein mächtiges Tool mit einer Vielzahl von Funktionen. Über die Jahre hat sich aber ein eigener Store für Zusatzapps etabliert, mit denen ihr Outlook funktional erweitern und an eure spezifischen Bedürfnisse anpassen könnt. Diese Erweiterungen können euren E-Mail-Alltag erheblich vereinfachen und produktiver machen.
Add-Ins oder Add-Ins?
Gleicher Name, unterschiedliche Bedeutung: Outlook verwendet für seine diversen Erweiterungen den Begriff „Add-Ins“. Dabei gibt es hier tatsächlich unterschiedliche Kategorien:
- COM-Add-Ins sind Software-Komponenten, die systemseitig Daten an Outlook liefern – aus anderen Anwendungen oder von Hardware. Diese sind vergleichbar mit Treibern in Windows: Es sind im Hintergrund laufende Dienste, von denen ihr meist gar nichts mitbekommt. Sie sorgen beispielsweise dafür, dass euer CRM-System oder eure Telefonie-Lösung nahtlos mit Outlook zusammenarbeitet.
- „Normale“ Add-Ins sind wie Apps, die ihr eurem Smartphone hinzufügt. Sie fügen sichtbare Funktionen hinzu, machen Outlook bunter und leistungsfähiger. Vor allem: Ihr seht sie und nutzt sie aktiv. Beispiele dafür: Ihr nutzt eure Evernote-Notizen direkt in Outlook, fügt eine komfortable Umfrage-Funktion hinzu oder integriert Projekt-Management-Tools wie Trello oder Asana.
- Web-Add-Ins sind die moderne Variante – browserbasierte Erweiterungen, die plattformübergreifend funktionieren und sowohl in der Desktop-Version als auch in Outlook im Web laufen.
Der Microsoft AppSource Store für Outlook
Wie bekommt ihr nun neue Add-Ins in Outlook? Dazu gibt es den Microsoft AppSource Store, auf den ihr direkt aus Outlook zugreifen könnt. Seit 2024 wurde der Store grundlegend überarbeitet und bietet jetzt eine deutlich bessere Kategorisierung und KI-basierte Empfehlungen.
- In Outlook 2021/365 klickt ihr in die Registerkarte Start und dann auf Add-Ins abrufen. In neueren Versionen findet ihr den Button auch als Apps bezeichnet.
- Outlook öffnet jetzt den AppSource Store. Darin findet ihr mehrere Kategorien: Alle für eine Komplettübersicht, Meine Add-Ins, in der die von euch schon installierten sind und Vom Administrator verwaltet mit allen Add-Ins, die ihr nicht beeinflussen könnt, weil beispielsweise euer IT-Administrator sie verpflichtend vorgibt.
- Die neue Suchfunktion ist deutlich intelligenter geworden: Gebt einen Suchbegriff ein, der die gewünschte Funktion beschreibt – die KI-gestützte Suche findet auch verwandte Add-Ins.
- Aus der Liste der gefundenen Add-Ins könnt ihr das gewünschte mit einem Klick auf Hinzufügen oder Abrufen installieren. Manche Add-Ins benötigen zusätzliche Berechtigungen, die ihr bestätigen müsst.
- Nach der Installation erscheint das Add-In meist als Button im Menüband oder als Seitenleiste. Bei manchen Add-Ins müsst ihr euch noch mit eurem Account beim jeweiligen Anbieter anmelden.
Beliebte Add-Ins für mehr Produktivität
Einige Add-Ins haben sich als besonders nützlich erwiesen:
- Calendly/BookingTool-Integrationen: Fügt Terminbuchungs-Links direkt in E-Mails ein
- DocuSign: Dokumente digital signieren lassen, ohne Outlook zu verlassen
- Zoom/Teams-Erweiterungen: Meeting-Links mit einem Klick erstellen
- Salesforce/HubSpot-Konnektoren: CRM-Daten direkt in E-Mails anzeigen
- Translator-Add-Ins: E-Mails automatisch übersetzen lassen
- Template-Manager: Vorgefertigte E-Mail-Vorlagen verwalten
Add-Ins verwalten und entfernen
Natürlich könnt ihr Add-Ins auch wieder löschen, sofern sie nicht vom Administrator vorgegeben sind:
- Klickt im Outlook AppSource Store auf Meine Add-Ins oder geht über Datei → Optionen → Add-Ins.
- Sucht euch das zu deinstallierende Add-In heraus und klickt darin unten rechts auf die drei Punkte oder das Zahnrad-Symbol.
- Im sich öffnenden Menü klickt dann auf Entfernen oder Deaktivieren.
- Startet danach Outlook neu, damit sich die Symbol- und Menüleisten korrekt aktualisieren.
Sicherheit und Performance im Blick behalten
Bei aller Begeisterung für nützliche Add-Ins solltet ihr einige Punkte beachten: Jedes Add-In kann Outlook verlangsamen und potentiell Sicherheitsrisiken bergen. Microsoft hat zwar die Überprüfung von Add-Ins verschärft, aber ihr solltet trotzdem nur Add-Ins von vertrauenswürdigen Entwicklern installieren.
Achtet auch darauf, welche Berechtigungen ein Add-In anfordert. Manche benötigen Zugriff auf alle eure E-Mails – das ist bei einem E-Mail-Tracker normal, bei einem simplen Kalender-Add-In aber verdächtig.
Fazit: Outlook nach euren Wünschen gestalten
Die Add-In-Funktionalität macht Outlook zu einer extrem flexiblen Plattform. Mit den richtigen Erweiterungen wird aus dem Standard-E-Mail-Client ein mächtiges Produktivitätszentrum, das perfekt zu euren Arbeitsabläufen passt. Probiert ruhig verschiedene Add-Ins aus – die meisten sind kostenlos und lassen sich bei Nichtgefallen schnell wieder entfernen.
Zuletzt aktualisiert am 18.02.2026
